U kunt het importeren en vastleggen van bestanden uit een gecontroleerde map op een computer automatiseren. Wanneer u een importtaak maakt, kunt u elke map als gecontroleerde map aanwijzen. De importprocessor controleert vervolgens deze map en verwerkt alle bestanden. U kunt ook een importtaak maken waarmee u de importprocessor opdracht geeft om lijst(tekst)bestanden te lezen waarin de bestanden staan die moeten worden geïmporteerd, samen met de bijbehorende metagegevens.
Stel dat werknemers van een organisatie declaraties scannen op een multifunctioneel apparaat en deze opslaan in een bedrijfsnetwerkmap. Hiervoor is een importtaak vereist met een map als brontype en moet de agent voor bestandsimport op de computer staan waarop de map met declaraties is opgeslagen. Bij een groot volume aan gescande documenten kan de agent voor bestandsimport worden ingesteld op meerdere computers die toegang hebben tot deze netwerkmap. De gescande documenten kunnen dan in submappen staan die gelijktijdig kunnen worden verwerkt door meerdere instances van de agent voor bestandsimport die op verschillende computers worden uitgevoerd. De importprocessor controleert deze map regelmatig via de mapimporttaak, en haalt nieuwe bestanden op en converteert deze naar batches via de agent voor bestandsimport.
Wanneer u een importtaak met een mapbron maakt, kunt u opgeven welke bestandstypen door de importtaak moeten worden gecontroleerd: 'TIFF', 'PDF' of 'Alle bestanden'. U kunt ook opgeven dat elk bestand een afzonderlijke batch moet zijn of dat een batch alle bestanden van een bepaald type of meerdere typen moet bevatten. Een batch kan maximaal 500 bestanden bevatten. De importprocessor biedt ook de mogelijkheid om de volgorde op te geven waarin bestanden van een bepaald type moeten worden verwerkt. U kunt ervoor kiezen om de bronbestanden te verwijderen nadat deze zijn verwerkt. Volg de stappen in Bestandsimport uit een map configureren om een mapimporttaak te configureren.
U kunt ook een importtaak maken waarmee de importprocessor een map controleert en een lijst(tekst)bestand leest met records die aangeven wat er in Content Capture moet worden geïmporteerd: bestanden, bijlagebestanden en desgewenst metagegevenswaarden die aan de bestanden moeten worden toegewezen. Volg de stappen in Import van lijstbestanden configureren om een lijstbestandimporttaak te configureren. Nadat u de importtaak hebt geconfigureerd, moet u de agent voor bestandsimport instellen.
Opmerking:
Het kan gebeuren dat de agent voor bestandsimport vastloopt of de verbinding wordt verbroken tijdens het verwerken van een taak voor een lijstbestand. Als de agent niet kan worden hersteld gedurende de standaardperiode van 60 minuten, worden eerder geladen bestanden geforceerd vrijgegeven en als 'Voltooid' gemarkeerd op de server. De resterende items van de lijstbestandtaak of de resterende bestanden uit de map worden door de agent nog steeds verwerkt als nieuwe uploads.