Met de functie 'Inhoud vastleggen' kunt u uw documenten en activa vastleggen in Oracle Content Management. Op het tabblad 'Vastleggen' maakt u vastleggingsprofielen waarin u de instellingen voor de vastleggingsdriver van Oracle Content Management configureert. U kunt vastleggingsbewerkingen ook beperken tot een documentprofiel, zodat gebruikers alleen documenten in de repository kunnen inchecken die voldoen aan de criteria die zijn opgegeven in het documentprofiel.
Opmerking:
Telkens wanneer u een bestand vastlegt of incheckt in Oracle Content Management, wordt een nieuwe versie van uw bestand gemaakt in de repository. Als u wilt dat de bestandsnamen uniek zijn wanneer u de bestanden vastlegt, gebruikt u de opties die beschikbaar zijn op het tabblad Naamgeving documentbestanden van het vastleggingsprofiel.
Vastleggingsdrivers 'Documentmap', 'Activumrepository' en 'Bedrijfsrepository'
Als uw inhoud moet worden vastgelegd in de vorm van documenten in Oracle Content Management, kunt u de vastleggingsdriver Documentenmap gebruiken. Gebruik in plaats hiervan de driver Activumrepository als uw inhoud moet worden ingecheckt in de vorm van activa van verschillende typen (activumtypen die worden ondersteund in Oracle Content Management en worden geconfigureerd voor uw repository). U kunt deze driver gebruiken als het type digitaal activum wordt geconfigureerd in uw Oracle Content Management repository. Uw repository moet dus typen digitale activa bevatten, terwijl inhoudtypen optioneel zijn. Als u uw inhoudactiva echter alleen wilt opslaan, zonder dat deze in aanmerking komen voor lokalisatie, publicatie en bezorging, kiest u de driver Bedrijfsrepository.
Typen digitale activa en inhoudtypen betekenen in Oracle Content Management het volgende:
Type digitaal activum: Oracle Content Management bevat enkele kant-en-klare typen digitale activa: 'Bestand', 'Afbeelding' en 'Video'. Een afbeelding kan bijvoorbeeld EXIF-gegevens bevatten van de camera (datum, tijd, locatie, resolutie, enzovoort), systeeminstellingen (aanmaakdatum, laatste bijwerkdatum, status, versie, enzovoort) en aangepaste metagegevens. U kunt voor elke afbeelding gegevens verzamelen over copyright, toegestaan gebruik en contactinformatie. Digitale activa worden gebruikt op verschillende manieren en in verschillende contexten: websites, marketingmateriaal, e-mailcampagnes, online-winkels en blogs. Digitale activa worden meestal gebruikt voor inhoudmodellering en -publicatie. Deze verschillen dus van "gewone" documenten die meer bedoeld zijn om samen aan inhoud te werken, en inhoud te delen en te synchroniseren.
Inhoudtypen: een inhoudtype is een framework waarmee wordt opgegeven welke gegevens in een inhouditem worden opgenomen Aan inhoudtypen kunnen lay-outs zijn gekoppeld die bepalen hoe de typen worden weergegeven en welke gegevens in deze lay-outs worden gebruikt. Bijvoorbeeld: u wilt misschien dat alleen een subset van de gegevens wordt weergegeven in een lijst met contactgegevens van werknemers, maar mogelijk wilt u dat een werknemersafbeelding, locatie en functietitel op een andere locatie op uw website worden weergegeven. Wanneer u een inhouditem maakt met behulp van een inhoudtype, kunt u een voorbeeld bekijken van hoe het item eruit ziet met verschillende lay-outs.
Afbeeldings- en niet-afbeeldingsdocumenten
Uitvoerindelingen van afbeeldingsdocumenten
Afbeeldingsbestanden kunnen behouden blijven of worden geconverteerd naar TIFF- of PDF-indeling.
Afbeeldingsbestanden die niet behouden blijven, worden in de nieuwe indeling vastgelegd in Oracle Content Management.
Alle niet-afbeeldingsbestanden en behouden afbeeldingen worden in de repository vastgelegd in de bestaande indeling.
Niet-afbeeldingsdocumenten vastleggen
Niet-afbeeldingsdocumenten zijn bestanden zoals Microsoft Word-, Microsoft Excel-, PDF- of EML-documenten. U kunt uw vastleggingsprofiel zo configureren dat de native indelingen van niet-afbeeldingsbestanden behouden blijven. Bij vastlegging worden niet-afbeeldingsdocumenten anders verwerkt dan afbeeldingsdocumenten:
Niet-afbeeldingsdocumenten behouden hun native indeling en worden niet geconverteerd naar TIFF- of PDF-indeling.
Zodra niet-afbeeldingsdocumenten zijn vastgelegd door alle toepasselijke en online-vastleggingsprofielen, worden deze uit de procedure verwijderd, net als afbeeldingsdocumenten.
Vastleggingsprofielen toepassen tijdens vastleggingsverwerking
Batches die aankomen bij de vastleggingsverwerking, zijn gereed om te worden verwerkt door een of meer vastleggingsprofielen die voor de procedure zijn gedefinieerd. Een batch kan uniform zijn (en bijvoorbeeld bestaan uit alle afbeeldingsdocumenten die hetzelfde documentprofiel gebruiken) of gevarieerd (en bijvoorbeeld bestaan uit afbeeldings- en niet-afbeeldingsdocumenten waaraan verschillende documentprofielen zijn toegewezen). Beide typen batches doorlopen het volgende algemene vastleggingsproces:
Een batch kan alleen worden vastgelegd als de vastleggingsprocessor is geselecteerd als naverwerkingsstap in het clientprofiel of de processortaak.
Alle vastleggingsprofielen die voor de procedure zijn gedefinieerd, worden op de batch uitgevoerd volgens de onderstaande regels:
Vastleggingsprofielen worden een voor een uitgevoerd in de volgorde die u hebt opgegeven op het tabblad Vastleggen van de procedure.
Vastleggingsprofielen moeten online zijn. Als u een profiel offline zet, wordt het gebruik ervan in de vastleggingsverwerking voor de procedure gedeactiveerd.
Bij verwerking met een vastleggingsprofiel worden documenten overgeslagen waarvan het toegewezen documentprofiel niet overeenkomt met de documentprofielen die zijn toegewezen aan het vastleggingsprofiel. Zie voor meer informatie: Vastleggingsprofielen beperken op basis van documentprofiel.
Voor elk document dat in Content Capture wordt verwerkt, wordt geverifieerd of de vereiste metagegevensvelden zijn ingevuld. Er treedt een fout op voor een document als verplichte velden geen waarden bevatten.
Als er een fout optreedt, wordt het document of het vastleggingsprofiel overgeslagen, of de vastleggingsverwerking geannuleerd.
Documenten worden door Content Capture vastgelegd in de batch.
Dit vastleggingsproces wordt voortgezet en herhaald totdat alle vastleggingsprofielen zijn uitgevoerd of er een fout optreedt waardoor het hele vastleggingsproces wordt geannuleerd.
Als de batch geen documenten meer bevat, wordt de batch verwijderd.
Als een document niet kan worden vastgelegd, blijft het in de batch en wordt er een fout gegenereerd.
Wanneer een document is vastgelegd door alle toepasselijke vastleggingsprofielen, worden de bestanden van het document en de bijbehorende metagegevens uit de batch verwijderd.
Vastleggingsfouten afhandelen
Gebruik de foutafhandelingsopties van een vastleggingsprofiel om op te geven wat er gebeurt als er fouten optreden tijdens het vastleggen van een batch. Als er een fout optreedt, kunt u het volgende doen:
Overslaan en naar het volgende document gaan
Bij deze optie wordt het vastleggen van het huidige document overgeslagen en wordt begonnen met het vastleggen van het volgende document in de batch.
Overslaan en naar het volgende vastleggingsprofiel gaan
Bij deze optie wordt de uitvoering van het huidige vastleggingsprofiel gestopt en wordt begonnen met het verwerken van het volgende vastleggingsprofiel (indien opgegeven).
De vastlegging annuleren
Bij deze optie wordt de uitvoering van het volledige vastleggingsproces gestopt, inclusief eventuele andere vastleggingsprofielen.
Tijdens het vastleggen wordt een record bijgehouden dat aangeeft of een document/bijlage is vastgelegd met een vastleggingsprofiel. Wanneer een document/bijlage op het punt staat te worden vastgelegd door een vastleggingsprofiel, wordt gecontroleerd of het document/de bijlage al is vastgelegd. Als dit het geval is, wordt niet opnieuw geprobeerd om het document/de bijlage vast te leggen.
Ongeacht de foutinstellingen blijven alle documenten waarin een fout optreedt in de batch totdat de fout is opgelost en de documenten zijn vastgelegd.
Resterende documenten na vastlegging
Als er niet-vastgelegde documenten in een batch achterblijven nadat alle vastleggingsprofielen zijn uitgevoerd, wordt de batchvergrendeling opgeheven en krijgt de batch de status 'Gereed' zodat deze kan worden geopend in Content Capture Client.