Del visualiseringer ved hjelp av e-postplaner for arbeidsbøker

Bruk planlagte e-postmeldinger til å dele datavisualiseringer fra en arbeidsbok og holde mottakerne oppdatert med de nyeste dataene.

Emner:

Om å opprette e-postplaner for arbeidsbøker

Du kan dele en visualisering fra en arbeidsbok ved å opprette en plan for å sende en PDF- eller PNG-versjon av visualiseringen på e-post. Bruk e-postplanen for arbeidsboken til å konfigurere leveringen for valgte mottakere.

For at du skal kunne planlegge levering av visualiseringer, må organisasjonen din ha konfigurert e-postinnstillinger i Oracle Analytics. Se Konfigurere en e-posttjener som leverer rapporter og Leveringsgrenser for e-post.

  • Du kan opprette planer for en arbeidsbok hvis du har applikasjonsrollen BI-tjenesteadministrator (eller en annen rolle med tillatelsen Planlegg arbeidsbøker) samt lese- og skrivetilgang for den aktuelle arbeidsboken. Hvis du ikke er sikker på om du har de nødvendige applikasjonsrollene, kontakter du administratoren.

  • Leveringsplaner for arbeidsbøker bruker filnavnet og arbeidsbokbanen. Hvis en arbeidsbok flyttes eller får nytt navn, må du slette den eksisterende planen og opprette en ny. Se Administrere e-postplaner og jobber for arbeidsbøker.

  • Du kan opprette planer for arbeidsbøker i Delte mapper. Arbeidsbøker i Mine mapper er ikke tilgjengelige for andre.

  • Du kan angi at en plan skal gjentas hver time, daglig, ukentlig, månedlig eller årlig.

  • Egendefinerte utvidelser av innpluggingsmoduler, objekter på filterlinjen og trendlinjer støttes ikke for e-postplaner for arbeidsbøker.

  • Bare engelsk (USA) støttes for utdata.

Planer med oppsplitting

Opprett en plan med oppsplitting for å levere visualiseringer av arbeidsbokdata til mottakere hvis datavisualiseringene inneholder konfidensielle data som er tilgjengelige for spesifikke applikasjonsroller og brukergrupper som er konfigurert i Oracle Analytics. Hver enkelt mottaker mottar en tilpasset datavisualisering basert på egen datatilgangskonfigurasjon, i stedet for datatilgangskonfigurasjonen for administratorbrukeren som oppretter planen. Se Opprette en e-postplan for arbeidsbøker med oppsplitting

  • Oppsplitting er tilgjengelig for planer som opprettes fra arbeidsbøker som er lagret i Delte mapper.
  • Oppsplitting er som standard deaktivert når du begynner å opprette en ny plan.
  • Oppsplitting gir deg ikke muligheten til å sende visualiseringer til eksterne mottakere som ikke allerede er konfigurert i Oracle Analytics.
  • Når du bruker oppsplitting, kan du legge til opptil 100 mottakere som er individuelle brukere eller applikasjonsroller konfigurert i Oracle Analytics. Hvis du for eksempel legger til applikasjonsrollen BI-forbruker som mottaker og flere enn 100 brukere er tilordnet denne rollen, klarer ikke planen å sende visualiseringene til noen mottakere etter de første 100.

Administrere planer

Du kan administrere eksisterende e-postplaner for arbeidsbøker og kontrollere statusen for planlagte jobber samt vise, redigere eller slette planer. Se Administrere e-postplaner og jobber for arbeidsbøker.

  • En e-postplan for en arbeidsbok redigeres av planens forfatter eller en bruker med samme tilgangs- og redigeringstillatelser for arbeidsboken. Datavisualiseringene som deles med mottakerne, baseres på datatilgangskonfigurasjonen for administratorbrukeren som redigerer og lagrer endringer i planen.
  • Når datavisualiseringene i en arbeidsbok redigeres etter at en e-postplan for en arbeidsbok er opprettet fra arbeidsboken, gjenspeiles de lagrede endringene i arbeidsbokens datavisualiseringer i de planlagte e-postmeldingene, basert på datatilgangskonfigurasjonen for administratorbrukeren som lagret planen.
  • Oppsplitting av e-postplaner for arbeidsbøker med flere mottakere utløser jobber for hver enkelt mottaker i planen der vedkommende er en individuell bruker eller en del av en applikasjonsrolle. Hver enkelt mottaker mottar en tilpasset versjon av en datavisualisering basert på egen datatilgangskonfigurasjon i Oracle Analytics.

Opprette en e-postplan for arbeidsbøker

Du kan sette opp en plan for å dele datavisualiseringer fra valgte lerreter i arbeidsboken med tiltenkte mottakere. Du kan sende datavisualiseringer som PDF-filer, XLSX-filer eller bildefiler i PNG-format lagt ved i planlagte e-postmeldinger.

Du kan opprette planer for en arbeidsbok hvis du har applikasjonsrollen BI-tjenesteadministrator (eller en annen rolle med tillatelsen Planlegg arbeidsbøker) samt lese- og skrivetilgang for den aktuelle arbeidsboken. Hvis du ikke er sikker på om du har de nødvendige applikasjonsrollene, kontakter du administratoren.
Merknad: Når du deler i Excel-format, kan du inkludere én visualisering fra hvilke som helst lerreter som inkluderer tabell- eller pivottabellvisualiseringer. Når du deler i PDF- eller bildeformat, kan du maksimalt inkludere fem lerreter.
  1. Beveg musepekeren over en arbeidsbok på hjemmesiden, klikk på Handlinger, og velg deretter Planlegg.
  2. Klikk på Ny i fanen Plan.
  3. Bruk feltet Navn i fanen Format til å endre standardnavnet for planen hvis det er nødvendig.
  4. Bruk feltet Format til å velge et format du vil dele innholdet i:
    • Acrobat (PDF): For Acrobat-filer (PDF) bruker du feltet Lerret til å velge opptil fem lerreter du vil dele, og du bruker feltet Størrelse til å endre standard sidestørrelse.
    • Bilde (PNG): For bildefiler (PNG) bruker du feltet Lerret til å velge opptil fem lerreter du vil dele.
    • Excel (XLSX): For Excel-filer (XLSX) bruker du feltet Lerret til å velge ett lerret med tabell- eller pivottabellvisualiseringer, og deretter bruker du feltet Visuelt til å velge visualiseringen du vil dele.
  5. Velg startdato og -klokkeslett i fanen Planlegg.
  6. Valgfritt: Velg Gjenta hvis du vil opprette en gjentagende plan.
  7. Angi mottakerne i fanen E-post.
    Du kan legge til Oracle Analytics-brukere, applikasjonsroller og e-postadresser for eksterne mottakere. Skill flere e-postadresser med komma, for eksempel jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com. Alle mottakerne mottar visualiseringene basert på datatilgangskonfigurasjonen for administratorbrukeren som oppretter planen.
  8. Valgfritt: Aktiver Oppsplitting hvis datavisualiseringene er konfigurert for oppsplitting og inneholder konfidensielle data som er tilgjengelige for spesifikke applikasjonsroller og brukergrupper.
  9. Angi et emne og en melding. Klikk på Kobling i e-postmeldingen, og velg følgende:
    • Legg til en URL-kobling i arbeidsboken
    • Legg til en URL-kobling i utdata for nedlasting

    Merknad:

    Hvis organisasjonen din konfigurerer en pen URL-adresse for Oracle Analytics Cloud, kan administratoren ved hjelp av en systeminnstilling velge å bruke denne adressen i koblingene til visualiseringene dine (i stedet for standard-URL-adressen). Se Systeminnstillinger – bruke en pen URL-adresse for å dele innhold i e-post.
    Du kan også legge til et PNG-bilde av datavisualiseringene i e-postteksten ved å klikke på Utdatabilde.

    Du kan endre størrelsen på det tilføyde bildet for optimal visning ved å holde musepekeren over bildet, klikke på det og dra i det høyre hjørnet for å øke eller redusere størrelsen.

  10. Klikk på Lagre.

Opprette en e-postplan for arbeidsbøker med oppsplitting

Opprett en e-postplan for arbeidsbok med oppsplitting for å levere datavisualiseringer til mottakere hvis datavisualiseringene inneholder konfidensielle data som er tilgjengelige for spesifikke applikasjonsroller og brukergrupper som er konfigurert i Oracle Analytics. Hver enkelt mottaker mottar en tilpasset datavisualisering basert på egen datatilgangskonfigurasjon, i stedet for datatilgangskonfigurasjonen for administratorbrukeren som oppretter planen.

Du kan opprette planer med oppsplitting for en arbeidsbok hvis du har applikasjonsrollen BI-tjenesteadministrator (eller en annen rolle med tillatelsen Planlegg arbeidsbøker med oppsplitting) samt lese- og skrivetilgang for den aktuelle arbeidsboken. Hvis du ikke er sikker på om du har de nødvendige applikasjonsrollene, kontakter du administratoren.
  1. Beveg musepekeren over en arbeidsbok som inneholder lerretet og visualiseringen du vil dele, på hjemmesiden. Klikk på Handlinger, og velg deretter Planlegg.
  2. Opprett en plan, eller rediger en eksisterende plan.
  3. Aktiver Oppsplitting i fanen E-post, og angi mottakerne.
  4. Valgfritt: Angi et emne og en melding.
  5. Klikk på Lagre.

Administrere e-postplaner og jobber for arbeidsbøker

Du kan kontrollere statusen for planlagte jobber og vise, redigere eller slette planer for e-post for arbeidsbøker.

Du kan administrere planer for en arbeidsbok hvis du har applikasjonsrollen BI-tjenesteadministrator (eller en annen rolle med tillatelsen Planlegg arbeidsbøker) samt lese- og skrivetilgang for den aktuelle arbeidsboken. Hvis du ikke er sikker på om du har de nødvendige applikasjonsrollene, kontakter du administratoren.
  1. Beveg musepekeren over en arbeidsbok som inneholder lerretet og visualiseringen du vil dele, på hjemmesiden. Klikk på Handlinger, og velg deretter Planlegg.
  2. Klikk på navnet på en plan for å redigere den.
  3. Valgfritt: Klikk på Handlinger, og velg deretter Kjør for å kjøre en plan manuelt her og nå.
  4. Hvis du vil slette en plan, velger du planen, klikker på Handlinger og klikker deretter på Slett.
  5. Valgfritt: Klikk på fanen Historikk for å kontrollere statusen for tidligere planlagte jobber.
  6. Klikk på Lagre.
  7. Valgfritt: Hvis du vil undersøke fremdriften til de planlagte jobbene, klikker du på Navigator på hjemmesiden og deretter på Jobber, Filtre og Arbeidsbok. Velg jobben for en plan, klikk på Inspiser.