Du deler et register på samme måte som du deler en fil eller mappe. Du merker ganske enkelt registeret, klikker på Medlemmer, velger medlemmer som skal legges til, og velger rollen de kan ha. Du kan dele med enkeltpersoner eller med grupper.
Hvis du tilordner en lederrolle til en person, må du passe på at vedkommende også har en rolle som innholdsadministrator eller områdeadministrator. Brukeren kan dermed fullt ut administrere registeret, inkludert legge til andre brukere, administrere kanalene og utføre andre administrative oppgaver.
Selv om registeret deles, deles ikke alle de enkelte funksjonene i registeret.
- Ikke-administrative brukere kan se alle tilknyttede aktivatyper i filterruten på aktivasiden, og de kan vise og redigere aktiva av disse typene uten eksplisitt deling. For at brukeren skal kunne opprette et nytt aktiva, må vedkommende minst ha rollen som bidragsyter i registeret.
- Ikke-administrative brukere kan se alle kanaler som er knyttet til et register, og de kan målrette aktiva mot disse kanalene. Men kanalen må deles med en bruker med bidragsyterrollen som minimum for å kunne publisere eller oppheve publisering av aktiva til kanalen.
- Ikke-administratorer kan kategorisere aktiva basert på taksonomiene som er knyttet til et register.