Grupper kan hjelpe deg med å kommunisere og koordinere med flere personer samtidig.
Få en rask innføring i grupper (kun engelsk).
En gruppe kan legges til i en konversasjon, slik at du raskt kan begynne å samarbeide med flere personer. Eller du kan legge til en gruppe som et medlem av en mappe, noe som gjør det mulig å raskt dele innholdet i den mappen med andre. Innholdstyper kan også deles med grupper, på samme måte som de deles med enkeltpersoner. De eneste tingene du ikke kan dele med en gruppe, er samlinger og offentlige koblinger eller medlemskoblinger.
Du kan opprette dine egne grupper, eller grupper kan allerede ha blitt opprettet for organisasjonen din av tjenesteadministratoren.
Her er noen tips om ting du bør huske på når du oppretter og bruker grupper:
- Ikke dupliser grupper. Bruk valget Finn offentlige grupper i menyen Gruppe hvis du vil se om det allerede finnes en gruppe som kan være nyttig til formålet ditt.
- Bruk et navn som gir mening. Ikke bruk forkortelser i gruppenavnet. Gi et meningsfylt navn, slik at folk forstår hva gruppen brukes til.
- Velg den rette konfidensialitetskontrollen for gruppen din. Du kan kontrollere hvem som kan finne og bruke gruppen, og om noen kan legge til seg selv i gruppen. Du kan oppretter følgende typer grupper:
- Fellesgruppe - En fellesgruppe er synlig for alle, og alle kan legge til seg selv i gruppen. Du bør være forsiktig med å bruke denne typen gruppe. Du kan bruke en slik gruppe hvis du for eksempel ønsker å samle tilbakemeldinger fra noen som har brukt prosjektet. Du kan åpne en gruppe for alle og la personer legge til seg selv, slik at de kan gi tilbakemeldinger om det bestemte prosjektet.
- Privat gruppe - En privat gruppe er synlig for alle, men ingen kan ikke legge til seg selv i gruppen. Dette kan være nyttig når du vil begrense tilgangen til en gruppe til enkelte personer. Personer kan oppdage at gruppen eksisterer og bruke gruppen til å dele informasjon med disse personene. Du kan for eksempel opprette en gruppe for konstruksjonsavdelingen. Alle som trenger å dele eller samarbeide med den avdelingen, kan legge til gruppen som medlem av en konversasjon eller mappe.
- Lukket gruppe - Denne gruppetypen gir deg størst kontroll over medlemskap. Ingen kan se gruppen med mindre de allerede er medlem, og ingen kan legge til seg selv i gruppen. Kanskje noen få personer trenger å diskutere en kommende anskaffelse eller et prosjekt? Ingen andre i organisasjonen trenger å vite om dette, så ved å opprette en privat gruppe kan du kontrollere hvem som får tilgang til informasjonen.
- Du kan legge til en gruppe som et medlem av et hvilket som helst element. Hvis du legger til noen i en gruppe eller fjerner noen fra en gruppe, blir de lagt til eller fjernet fra elementet. Hvis en enkeltperson ble lagt til som en enkeltperson, men ikke som del av en gruppe, forblir vedkommende et medlem med mindre han/hun blir fjernet som en enkeltperson.
- Hvis du legger til en gruppe som et medlem av et element som krever en bestemt rolle for brukeren, har bare brukere med denne rollen tilgang til elementet. Hvis du for eksempel legger til en bruker med standardbrukerrollen i en gruppe og deretter legger til denne gruppen som et medlem av et register, har standardbrukeren ikke tilgang til registeret. Årsaken er at foretaksbrukerrollen er nødvendig for å få tilgang til registre.
- Hvis en gruppe slettes, blir tilgang til delte mapper, innholdstyper eller konversasjoner fjernet for personer i den gruppen.
- Du kan bruke grupper på mobilenheten din og med skrivebordsappen, men du administrerer grupper ved bruk av grensesnittet for nettleseren.
Hvis du vil bruke en gruppe, velger du det akkurat som du ville valgt en person å dele med. Når du for eksempel deler en mappe eller konversasjon, skriver du inn navnet på en gruppe i dialogboksen Medlemmer. Velg tillatelsene (Visning, Bidragsyter og så videre) for enkeltpersonene i gruppen, og legg deretter gruppen til som et medlem av mappen eller konversasjonen.