Bruke metadata

Metadata brukes til raskt å kategorisere filer og mapper med tilleggsbeskrivelser.

Tjenesteadministratoren kan ha opprettet metadata som er spesifikke for organisasjonen. Det kan for eksempel hende at du må spore når et element godkjennes av andre personer, og hvem som godkjente det. Det kan opprettes metadata med navnet Dokumentgodkjenning som viser felt som filtype, opphavspersonen for filen, hvem som godkjente den, og når den ble godkjent.

Deretter kan du flytte alle filer som har blitt godkjent, til én mappe og bruke metadataene på mappen. Alle filene i mappen blir identifisert som godkjent. Du kan redigere metadataene for de ulike filene hvis du vil vise godkjenningsdatoen, hvem som godkjente dem, og annen relevant informasjon.

Personer med Eier, Leder eller Bidragsyter som ressursrolle, kan bruke metadata på filer og mapper. Personer med ressursrollen Leser eller Nedlaster kan se eventuelle metadata som er angitt.

Metadata opprettes automatisk for elementer som lagres som digitale aktiva. Bare tjenesteadministratorer kan opprette ytterligere metadata. Samarbeid med administratoren om å utvikle de metadataene du trenger.

Slik begynner du å bruke metadata:

1. Velg filen eller mappen du vil legge til metadata i, og klikk på , slik at sidestolpen åpnes.
2. Velg Merker og metadata på rullegardinmenyen i ruten.
3. Klikk på slik at det åpnes en liste over tilgjengelige metadata.
4. Velg navnet på metadataene du vil bruke, og klikk deretter på Lagre.
5. Feltene som ble opprettet for metadataene, vises i sideruten. Angi den nødvendige informasjonen. Husk at hvis dette er metadata for en mappe, blir all informasjon som angis, brukt på alle filene i mappen.

   Følgende begrensninger gjelder for feltverdiene brukere kan angi:

   • Tekst: Maksimalt 1 000 tegn. Kan ikke inneholde # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Tall: Maksimalt 15 tegn. Må være et heltall uten desimaler.
6. Klikk på Lagre når du er ferdig.