Oversikt over deling

Du ønsker kanskje å samarbeide med andre personer og dele opplysninger, men må forsikre deg om at bare riktige vedkommende får tilgang til disse opplysningene. Typen deling du bruker, avhenger av hva du vil dele:

Filer: Du kan opprette en kobling og sende den til noen på e-post eller bruke den i en direktemelding, et dokument eller en annen app. Det å sende en kobling kan være nyttig hvis du trenger å gi personer tilgang til bestemte, nødvendige filer. Den eneste måten mottakeren kan få tilgang til filen på, er ved å bruke koblingen. Det finnes offentlige koblinger og medlemskoblinger. Disse beskrives nedenfor.
Mapper: Du kan sende en kobling til en mappe, eller du kan legge til personer eller grupper som medlemmer av mappen. Når du legger til medlemmer i en mappe, får disse personene og gruppene tilgang til alt innhold i mappen. Dette er nyttig for eksempel når du arbeider med et stort prosjekt og personer må ha kontinuerlig tilgang til opplysninger.

Hvis du deler mapper med andre personer og gir dem tillatelse til å legge til innhold i mappen, teller dette innholdet med i lagringskvoten din. Hvis for eksempel mappen inneholder 500 MB med filer og andre brukere legger til 300 MB med filer etter deling, teller de kombinerte 800 MB med i kvoten din.

Hvis du har tilgang til mer enn 100 mapper (enten eid av deg eller delt av deg), vil søkeresultatene være ufullstendige ettersom søk er begrenset til 100 mapper.

Tjenesteadministratoren har ansvaret for å administrere Oracle Content Management for organisasjonen din. Denne personen definerer mengden av lagringsplass som du kan bruke. Hvis du trenger mer lagringsplass enn du har for øyeblikket, kontakter du tjenesteadministratoren.

Du bestemmer hva personer kan gjøre med det delte innholdet, ved å tilordne roller til dem. Når du legger til medlemmer i en mappe, bestemmer du hvilken rolle de skal ha i mappen. Du kan velge om dokumenter bare kan vises, eller om brukere kan redigere dem og laste nye versjoner. Følgende roller kan brukes:

Leser: Lesere kan se på filer og mapper, men de kan ikke foreta endringer.
Nedlaster: Nedlastere kan også laste ned filer og lagre dem på egne datamaskiner.
Bidragsyter: Bidragsytere kan også endre filer, oppdatere filer, laste nye filer og slette filer.
Leder: Ledere har alle privilegiene i de andre rollene og kan legge til eller fjerne andre personer som medlemmer.

Merknad:

Hvis systemansvarlig har aktivert Microsoft Office Online-integrering, kan lesere bare se forhåndsvisningen av filen i Web-klienten. Nedlastere kan også vise filen i Microsoft Office Online, og bidragsytere og ledere kan også redigere filen i Microsoft Office Online.

Det finnes også en Eier-rolle med alle tillatelsene for å administrere en mappe, inkludert slette mappen.

Bidragsytere og ledere kan slette innhold og undermapper. Hvis et delt element slettes, vises det i papirkurven for personen som eier elementet, og personen som har slettet det.

Når du samarbeider med partnere og eksterne leverandører, kan du angi sikre offentlige koblinger til filer, slik at alle har riktig tilgangsnivå. Du kan også angi tilgangskoder og utløpsdatoer for koblinger hvis du vil gjøre dem sikrere. Du kan også holde oversikt ved å overvåke hvem som åpner filer, hvilke filer som åpnes, og når dette skjer.

Få en rask innføring i deling (kun engelsk).

Offentlige koblinger

En offentlig kobling gir tilgang til denne bestemte filen eller mappen, ikke til andre.

Tjenesteadministratoren kan deaktivere bruken av offentlige koblinger og angi hvem som har tilgang til disse koblingene (hvem som helst eller bare registrerte brukere).

Når du oppretter en offentlig kobling, legger du til et navn på koblingen slik at du kan se om den har blitt brukt. Du kan også legge til en melding med koblingen og velge tillatelser for koblingen. Dette fastsetter hva mottakeren kan gjøre med koblingen. Du kan justere maksimumsrollen som skal brukes for offentlige koblinger, i preferansene, som du får tilgang til gjennom nettleseren. Tjenesteadministratoren kan også begrense rollene som er tillatt for offentlige koblinger. Rollene er de samme som dem som brukes når du legger til medlemmer i mapper (leser, nedlaster eller bidragsyter).

Når du oppretter en offentlig kobling og administratoren har tillatt det, kan du sende koblingen til Hvem som helst. Det betyr at du kan sende den til personer som ikke har en Oracle Content Management-konto, eller du kan begrense mottakerne til Alle registrerte brukere, som er personer som har en konto.

Du kan også angi en valgfri utløpsdato når den offentlige koblingen skal slutte å fungere, og en tilgangskode. Tilgangskoder er som passord for en offentlig kobling. Hvis du angir en tilgangskode, må personen som mottar koblingen, angi koden før koblingen kan brukes. På denne måten kan du gjøre alle offentlige koblinger du sender, ekstra sikre. Du må sende denne tilgangskoden til personen som mottok koblingen, slik at vedkommende kan bruke koblingen. Hvis ikke får ikke vedkommende tilgang til innholdet som er tilknyttet koblingen.

Medlemskoblinger

Hvis denne typen kobling skal brukes, må personen være medlem av mappen og pålogget en Oracle Content Management-konto. Når du bruker en medlemskobling, kan du velge Tilkoblet tilgang, som gjør det mulig for mottakeren å vise filen eller mappen. Du kan også bruke en kobling for direkte nedlasting når du deler en fil. Mottakeren kan da laste ned en fil uten å vise den.