Operację importowania i przechwytywania plików z monitorowanego folderu z komputera można zautomatyzować. Tworząc zlecenie importu, można wyznaczyć dowolny folder jako monitorowany. Procesor importu będzie ten folder monitorował i będzie przetwarzał wszystkie pliki. Można także utworzyć zlecenie importu instruujące procesor importu, aby odczytywał pliki list (tekstowe) zawierające wykaz plików do importu, wraz z ich metadanymi.
Rozważmy scenariusz, w którym pracownicy pewnej organizacji skanują za pomocą wielofunkcyjnego urządzenia raporty dotyczące wydatków, po czym składują je w sieciowym folderze firmowym. W tym przypadku jest wymagane zlecenie importu, używające folderu jako typu źródła, oraz agent importu plików, działający na komputerze, w którym znajduje się folder raportów dotyczących wydatków. Jeśli wolumen skanowanych dokumentów jest duży, agent importu plików może zostać skonfigurowany na kilku komputerach mających dostęp do tego folderu sieciowego. Skanowane dokumenty mogą rezydować w podfolderach, a instancje agenta importu plików, działające na różnych komputerach, mogą przetwarzać podfoldery jednocześnie. Proces importu okresowo monitoruje (na podstawie zlecenia importu z folderu) ten folder oraz — korzystając z agenta importu plików — pobiera nowe pliki i przekształca je w partie.
Tworząc zlecenie importu oparte na źródle folderów, można określić, jakie typy plików mają być monitorowane: TIFF, PDF lub wszystkie. Można także określić, czy poszczególne pliki powinny stanowić osobne partie albo czy partia powinna zawierać wszystkie pliki określonego typu lub wielu typów. Partia może zawierać maksymalnie 500 plików. Procesor importu umożliwia także określenie kolejności, w jakiej pliki określonego typu powinny być przetwarzane. Można wybrać usuwanie plików źródłowych po ich przetworzeniu. Chcąc skonfigurować zlecenie importu z folderu, należy wykonać czynności opisane pod hasłem Konfigurowanie importu plików z folderu.
Można także utworzyć zlecenie importu, przy którym procesor importu monitoruje folder i odczytuje plik listy (plik tekstowy), zawierający rekordy identyfikujące, co ma zostać zaimportowane: pliki, pliki załączniki oraz — opcjonalnie — wartości metadanych, które mają zostać przypisane do plików. Chcąc skonfigurować zlecenie importu opartego na plikach listy, należy wykonać czynności opisane pod hasłem Konfigurowanie importu opartego na plikach listy. Po skonfigurowaniu zlecenia importu trzeba także skonfigurować agent importu plików.
Uwaga:
Może się zdarzyć, że agent importu plików ulegnie awarii lub utraci łączność podczas przetwarzania zlecenia opartego na liście plików. Jeśli agent nie wróci do poprawnego stanu w ciągu domyślnego okresu 60 minut, to wcześniej wysłane pliki zostaną zwolnione i oznaczone na serwerze jako ukończone. Agent nadal będzie przetwarzał jako nowe wysłania pozostałe elementy ze zlecenia opartego na liście plików lub pozostałe pliki z folderu.