Aplikacja Content Capture umożliwia zatwierdzanie dokumentów i zasobów w Oracle Content Management. Na karcie "Zatwierdzanie" można utworzyć profile, w których konfiguruje się ustawienia sterownika zatwierdzania Oracle Content Management. Operacje zatwierdzania można także ograniczyć do profilu dokumentu, tak aby użytkownicy mogli rejestrować w repozytorium tylko dokumenty spełniające kryteria określone w profilu dokumentu.
Uwaga:
Przy każdym zatwierdzaniu lub rejestrowaniu dokumentu w Oracle Content Management jest w repozytorium tworzona nowa wersja pliku. Jeśli nazwy plików tworzonych podczas ich zatwierdzania mają być unikatowe, należy użyć opcji dostępnych na karcie Nadawanie nazw plikom dokumentów profilu zatwierdzania.
Sterowniki zatwierdzania "Folder dokumentów", "Repozytorium zasobów" i "Repozytorium biznesowe" — informacje podstawowe
Jeśli zawartość musi być zatwierdzana w Oracle Content Management jako dokumenty, można skorzystać ze sterownika zatwierdzania Folder dokumentów. Jeśli jednak zawartość musi być rejestrowana jako zasoby różnych typów — typy, które są obsługiwane w Oracle Content Management i skonfigurowane dla używanego repozytorium — należy użyć sterownika Repozytorium zasobów. Sterownika tego można używać, jeśli dany typ zasobu cyfrowego został skonfigurowany w używanym repozytorium Oracle Content Management. A zatem repozytorium musi obejmować typy zasobów cyfrowych, podczas gdy typy zawartości są opcjonalne. Jeśli jednak mają być przechowywane tylko zasoby zawartości, bez uwzględniania ich lokalizacji, publikacji i dostarczenia, należy wybrać sterownik Repozytorium biznesowe.
Poniżej opisano, co reprezentują typy zasobów cyfrowych i typy zawartości w usłudze Oracle Content Management:
Typy zasobów cyfrowych: Usługa Oracle Content Management zawiera różne gotowe typy zasobów cyfrowych: plik, obraz i wideo. Na przykład obraz może zawierać informacje EXIF z aparatu (data, godzina, lokalizacja, rozdzielczość itp.), ustawienia systemowe (data utworzenia zasobu, ostatnia aktualizacja, status, wersja itp.) oraz metadane niestandardowe. Dla poszczególnych obrazów może istnieć potrzeba gromadzenia informacji dotyczących praw autorskich i dozwolonego użycia oraz danych kontaktowych. Zasoby cyfrowe są używane na różne sposoby i w różnych kontekstach: serwisy internetowe, materiały marketingowe, kampanie e-mailowe, sklepy online, blogi. Zasoby cyfrowe są głównie używane do modelowania zawartości i publikowania. Różnią się one od "zwykłych" dokumentów, które są raczej przeznaczone do takich celów, jak praca zespołowa nad zawartością, udostępnianie zawartości i synchronizowanie zawartości.
Typy zawartości: Typ zawartości to struktura używana do określenia, które informacje mają zostać zawarte w elemencie zawartości. Z typami zawartości mogą być także powiązane układy, które określają, w jaki sposób typy te są pokazywane i jakie informacje są używane w konkretnym układzie. Na przykład chcemy, aby na liście zawierającej dane kontaktowe pracowników był pokazywany tylko podzbiór informacji, lecz w innym miejscu w serwisie mają być wyświetlane zdjęcie pracownika, lokalizacja i nazwa typu stanowiska. Po utworzeniu elementu zawartości przy użyciu typu zawartości, można wyświetlić podgląd i zobaczyć, jak ten element będzie wyglądał dla różnych układów.
Dokumenty będące i niebędące obrazami
Formaty wyjściowe dokumentów-obrazów
Pliki obrazów mogą zostać zachowane bądź przekonwertowane do formatu TIFF lub PDF.
Niezachowywane pliki obrazów są zatwierdzane w Oracle Content Management w ich nowych formatach.
Wszystkie pliki niebędące obrazami oraz zachowywane obrazy są zatwierdzane w repozytorium takimi, jakimi są.
Zatwierdzanie dokumentów niebędących obrazami
Dokumenty niebędące obrazami są takie pliki, jak dokumenty w formatach Microsoft Word, Microsoft Excel, PDF lub EML. Można skonfigurować profil zatwierdzania, tak aby natywne formaty plików niebędących obrazami były zachowywane. Zatwierdzone dokumenty niebędące obrazami są przetwarzane inaczej niż dokumenty obrazy:
Dla dokumentów niebędących obrazami jest zachowywanych ich natywny format i nie są one konwertowane do formatu TIFF ani PDF.
Dokumenty niebędące obrazami, gdy zostaną pomyślnie zatwierdzone przez wszystkie mające zastosowanie profile zatwierdzania ustawione jako online, są usuwane z procedury, podobnie jak dokumenty będące obrazami.
Stosowanie — podczas przetwarzania zatwierdzania — profili zatwierdzania
Partie dostarczane do przetwarzania zatwierdzania są gotowe do przetworzenia przez jeden lub większą liczbę profili zatwierdzania, które zostały zdefiniowane dla procedury. Partia może być jednolita (na przykład składać się dokumentów będących obrazami, używającymi tego samego profilu dokumentów) lub zróżnicowana (na przykład składająca się z dokumentów będących i niebędących obrazami, z przypisanymi różnymi profilami dokumentów). Bez względu na rodzaj partii jej ogólny proces zatwierdzania przedstawia się następująco:
Aby partia mogła dotrzeć do procesu przetwarzania, w profilu klienta lub w zleceniu dla procesora musi jako etap przetwarzania końcowego zostać wybrany procesor zatwierdzania.
Dla partii są uruchamiane wszystkie profile zatwierdzania, zgodnie z następującymi regułami:
Profile zatwierdzania są uruchamiane jeden po drugim, w kolejności określonej na karcie Zatwierdzanie procedury.
Profile zatwierdzania muszą mieć ustawienie Online. Zmiana ustawienia profilu na Offline dezaktywuje jego stosowanie w procesie przetwarzania zatwierdzania określonym dla procedury.
Profil zatwierdzania pomija przetwarzanie dokumentów, których przypisany profil dokumentu nie jest zgodny z profilami dokumentu przypisanymi do profilu zatwierdzania. Zob. Ograniczanie — na podstawie profilu dokumentu — profilu zatwierdzania.
Content Capture, przetwarzając poszczególne dokumenty, sprawdza, czy są wypełnione wymagane pola metadanych. Jeśli wymagane pole nie zawiera wartości, jest zgłaszany błąd dokumentu.
Jeśli wystąpi błąd, proces przetwarzania zatwierdzania może pominąć dokument, pominąć profil zatwierdzania lub anulować przetwarzanie zatwierdzania.
Content Capture zatwierdza dokumenty w partii.
Content Capture kontynuuje zatwierdzanie wszystkich dokumentów z partii, powtarzając ten proces, aż zostaną uruchomione wszystkie profile zatwierdzania lub wystąpi błąd powodujący anulowanie całego procesu zatwierdzania.
Gdy w partii nie będzie już dokumentów, zostanie ona usunięta przez Content Capture.
Jeśli jakiegoś dokumentu nie uda się zatwierdzić, to pozostanie on w partii i zostanie wygenerowany błąd.
Gdy dokument zostanie pomyślnie zatwierdzony przez wszystkie mające zastosowanie profile zatwierdzania, Content Capture usunie z partii pliki dokumentu i powiązane metadane.
Obsługa błędów zatwierdzania — informacje podstawowe
Do określenia, co ma się zdarzyć w razie napotkania błędów podczas zatwierdzania partii, służą opcje obsługi błędów, zdefiniowane w profilu zatwierdzania. Jeśli wystąpi błąd, może zostać użyta opcja:
Przejdź do następnego dokumentu
Wskutek użycia tej opcji jest pomijane przetwarzanie bieżącego dokumentu i zaczyna się przetwarzanie następnego dokumentu z partii.
Przejdź do następnego profilu zatwierdzania
Wskutek użycia tej opcji zostaje zatrzymane wykonywanie bieżącego profilu zatwierdzania i rozpoczyna się przetwarzanie z użyciem następnego profilu przetwarzania (jeśli został określony).
Anuluj zatwierdzanie
Wskutek użycia tej opcji zostaje zatrzymany cały proces zatwierdzania, w tym wszystkie inne profile zatwierdzania.
Podczas zatwierdzania jest generowany rekord sygnalizujący, czy dokument/załącznik został pomyślnie zatwierdzony przy użyciu profilu zatwierdzania Tuż przed zatwierdzeniem dokumentu/załącznika przez profil zatwierdzania jest sprawdzane, czy dokument/załącznik został już pomyślnie zatwierdzony. Jeśli został, nie będzie podejmowana kolejna próba.
Bez względu na ustawienia obsługi błędów, wszystkie dokumenty, w których wystąpił błąd, pozostają w partii, aż błąd zostanie naprawiony i dokumenty te zostaną pomyślnie zatwierdzone.
Dokumenty pozostające po zatwierdzeniu — informacje podstawowe
Jeśli po uruchomieniu wszystkich profili zatwierdzania pozostaną w partii jakieś dokumenty, nastąpi zwolnienie blokady partii i przełączenie jej do stanu gotowości, tak aby mogła zostać otwarta w kliencie Content Capture.