Udostępnianie
Korzystając z zawartości w chmurze, można z łatwością udostępniać pliki lub foldery do współpracy z innymi osobami — wewnątrz organizacji lub poza nią. Osoba, której zostanie udostępniona zawartość, uzyskuje dostęp do najnowszych informacji.
Cały folder można udostępnić, dodając współużytkowników tego folderu. Dzięki temu mają oni dostęp do zawartości folderu i wszystkich podfolderów. Aby uzyskać dostęp do udostępnionego folderu, współużytkownicy muszą się zalogować do swoich kont Oracle Content Management.
Innym sposobem udostępniania zawartości jest tworzenie łączy prowadzących do plików lub folderów. Wysyłając łącza do innych osób, można zapewnić im wygodny dostęp do zawartości. Łącza do udostępnianych plików zawsze przekierowywują do najnowszych wersji, dzięki czemu osoby te zawsze mają aktualne informacje.
Można utworzyć łącza "tylko dla współużytkowników", które mogą być używane tylko przez współużytkowników folderu, którzy zalogowali się do swoich kont. Tworząc łącze "tylko dla współużytkowników" prowadzące do pliku, można zdecydować, czy odbiorcy będą wyświetlać plik online w przeglądarce internetowej, czy bezpośrednio go pobierać (bez wcześniejszego wyświetlania). Odbiorców można dodawać, wyszukując ich nazwy lub adresy e-mail.
Można także tworzyć łącza publiczne prowadzące do plików lub folderów. Z tych łączy może korzystać każdy, nawet nie mając konta Oracle Content Management. Administrator usługi może — w zależności od zasad obowiązujących w danej organizacji — ograniczyć użycie łączy publicznych. Można także wyłączyć łącza publiczne do każdego folderu, którego właścicielem jest bieżący użytkownik (we właściwościach folderu).
Bieżący użytkownik decyduje, co odbiorcy łącza publicznego mogą robić ze współużytkowaną zawartością. Można zezwolić osobom tylko na wyświetlanie udostępnianych plików w trybie online lub pobieranie plików; można również umożliwić edycję plików, a następnie wysyłanie nowych wersji. Łączom publicznym można nadawać nazwy, dzięki czemu z łatwością można poznać cel danego łącza.
W celu zapewnienia dodatkowego bezpieczeństwa, można ograniczyć dostęp tylko do zarejestrowanych użytkowników Oracle Content Management. Można także tworzyć łącza publiczne, które automatycznie wygasają w określonym dniu lub są chronione kodem dostępu.
Każdy dostęp do udostępnionych elementów jest rejestrowany, dzięki czemu można monitorować, kiedy i w jaki sposób uzyskano dostęp do udostępnionego elementu. Aby wyświetlić historię dostępu do elementu, należy w przeglądarce internetowej otworzyć jego właściwości. Zostaną wyświetlone faktyczne nazwy użytkowników łączy dla współużytkowników oraz nazwy łączy publicznych.
