Wyszukiwanie zawartości i konwersacji

Na górze ekranu wpisać szukany termin, taki jak nazwa pliku, nazwa konwersacji, tag zasobu cyfrowego lub hasztag, po czym nacisnąć klawisz Enter albo kliknąć na ikonie "Szukaj". Aby przeszukać tylko określony folder, należy go otworzyć, a następnie wpisać szukany termin. Wystarczy wprowadzić kilka znaków szukanego terminu, a zostanie wyświetlona lista możliwych zgodnych elementów, rozdzielonych według typu (dokumenty, konwersacje itd.). Dzięki temu można szybko znaleźć potrzebne elementy, nawet nie znając całego szukanego terminu.

Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do wyświetlania danego elementu, to nie zobaczy go w wynikach wyszukiwania, nawet jeśli ten element spełnia kryteria wyszukiwania. Gdy zostaną wyświetlone wyniki wyszukiwania, można z nich korzystać w zwykły sposób. Na przykład można dodawać pliki do folderów, dodawać wpisy do konwersacji, wysyłać pliki oraz udostępniać foldery innym osobom.

Wskazówki dotyczące wyszukiwania

  • W procesie wyszukiwania są sprawdzane tytuły, zawartość (np. wyrazy w dokumencie), rozszerzenia plików, nazwa (imię, nazwisko) osoby ostatnio modyfikującej plik oraz informacje o elemencie (np. opis folderu). Ponadto w konwersacji są sprawdzane wszelkie metadane powiązane z elementem, tagi zasobów cyfrowych, wiadomości, hasztagi używane w konwersacji i osoby.
  • Jeśli jest szukany element, który w swojej nazwie zawiera znaki specjalne, to element ten nie jest zwracany w sugerowanych wynikach wyszukiwania dokumentów lub folderów.
  • Można zlecić szukanie wielu terminów, rozdzielając je przecinkiem lub spacją.
  • Aby wyszukać całą frazę, należy ją ująć w cudzysłów. Na przykład dla kryterium wyszukiwania "Stany Zjednoczone" zostaną zwrócone pliki zawierające dokładnie frazę Stany Zjednoczone.
  • Wyniki wyszukiwania można przefiltrować, klikając lub stukając w menu "Wyniki". Na przykład można wyświetlić tylko konwersacje albo tylko osoby spełniające kryteria wyszukiwania.
  • Może wystąpić niewielkie opóźnienie czasowe w wyświetlaniu najnowszych wyników wyszukiwania. Na przykład, jeśli będzie szukany termin raport, a tuż po tym zostanie dodany kolejny dokument zawierający wyraz raport, to ten najnowszy dokument nie będzie przez kilka sekund zwracany w wynikach wyszukiwania.
  • Podczas wyszukiwania nie jest uwzględniana wielkość liter. Znaczy to, że dla terminu raport zostaną uzyskane te same wyniki co dla terminu Raport.
  • Podczas wyszukiwania można używać poniższych operatorów. W operatorach nie jest uwzględniana wielkość liter i dlatego operator NOT jest równoważny operatorowi not:
    • not lub myślnik (-). Na przykład dla kryterium wyszukiwania Raport2018,Raport2019 -sprzedaż jest zwracany Raport2018 lub Raport2019, lecz nie są zwracane elementy zawierające wyraz sprzedaż.
    • or lub przecinek. Na przykład dla kryterium wyszukiwania Raport2018 or Raport2019 są zwracane te same wyniki co dla Raport2018,Raport2019.
    • and lub spacja. Na przykład dla kryterium wyszukiwania Raport2018 and Raport2019 są zwracane te same wyniki co dla Raport2018 Raport2019.

    Operator not ma pierwszeństwo przed wszystkimi pozostałymi, a operator and ma pierwszeństwo najniższe. Na przykład dla kryterium wyszukiwania Raport2018 and Raport2019 not Raport2019 nic nie zostanie zwrócone, ponieważ jako pierwszy będzie stosowany operator not.

  • Do grupowania złożonych zapytań należy używać nawiasów. Na przykład można użyć kryterium wyszukiwania Stany and (not "Stany Zjednoczone").
  • Mając ponad 100 udostępnionych folderów (udostępnionych przez bieżącego użytkownika albo bieżącemu użytkownikowi), globalne wyszukiwanie może nie zwrócić oczekiwanych wyników. Wyszukiwanie jest najpierw przeprowadzane w udostępnionych folderach oznaczonych jako "Ulubione", a następnie w pozostałych udostępnionych folderach (maksymalnie 100). Aby uzyskać lepsze wyniki wyszukiwania, można przed rozpoczęciem wyszukiwania oznaczyć niektóre foldery jako "Ulubione".
  • Jeśli rozmiar pliku przekracza 10 MB, to plik ten nie zostanie uwzględniony jako możliwość w wyszukiwaniu pełnotekstowym (przeszukiwanie zawartości pliku, a nie tylko metadanych pliku). Element można znaleźć, wyszukując go po pełnej nazwie.