Os grupos podem ajudá-lo(a) a comunicar e coordenar com várias pessoas de uma só vez.
Veja uma breve demonstração sobre grupos (só em inglês).
Um grupo pode ser acrescentado a uma conversação, de forma a que possa iniciar rapidamente uma colaboração com várias pessoas. Ou pode acrescentar um grupo como um membro a uma pasta, permitindo-lhe partilhar rapidamente o conteúdo dessa pasta com outras pessoas. Os tipos de conteúdo também podem ser partilhados com grupos, da mesma forma que são partilhados com indivíduos. As únicas coisas que não pode partilhar com um grupo são coleções e ligações públicas ou de membros.
Pode criar os seus próprios grupos ou os grupos podem já ter sido criados para a sua organização pelo seu administrador de serviço.
Eis algumas sugestões a ter em atenção quando criar ou utilizar grupos:
- Não duplique os grupos. Utilize a opção Encontrar Grupos Públicos no menu Grupo para ver se um grupo já existe que possa ser útil para o seu objetivo.
- Utilize um nome significativo. Não utilize acrónimos ou abreviaturas para o seu nome do grupo. Torne-o significativo de forma a que as pessoas compreendam a respetiva finalidade.
- Escolha o controlo de privacidade certo para o seu grupo. Pode controlar quem pode encontrar ou utilizar o grupo e pode controlar se alguém pode acrescentar-se a si próprio ao grupo. Pode criar os seguintes tipos de grupos:
- Grupo público — Um grupo público é visível para qualquer pessoa e qualquer pessoa pode acrescentar-se a si própria ao grupo. Deve utilizar este tipo de grupo com moderação. Por exemplo, pode estar prestes a lançar uma atualização de um projeto e gostaria de obter feedback de qualquer pessoa que tenha utilizado o projeto. Pode abrir um grupo para qualquer pessoa e permitir às pessoas acrescentarem-se a si próprias de forma a que possam acrescentar feedback sobre esse projeto específico.
- Grupo privado — Um grupo privado é um que pode ser visto por todas as pessoas, mas as pessoas não podem acrescentar-se a si próprias ao grupo. Isto pode ser útil quando pretender limitar um grupo a um subconjunto de pessoas. As pessoas podem descobrir que o grupo existe e utilizar o grupo para partilhar informações com essas pessoas. Por exemplo, pode criar um grupo para o departamento de Engenharia. Qualquer pessoa que necessite de colaborar ou partilhar com esse departamento pode acrescentar esse grupo como um membro a uma conversação ou pasta.
- Grupo fechado — Este tipo de grupo permite-lhe um controlo mais apertado sobre os membros. Ninguém poderá ver o grupo a não ser que já seja membro e ninguém pode acrescentar-se a si próprio ao grupo. Por exemplo, talvez um pequeno conjunto de pessoas necessite de debater uma aquisição ou projeto futuro. Mais ninguém na organização necessita de saber sobre isto, por isso ao criar um grupo de membros restritos, controla quem pode ver as informações.
- Pode acrescentar um grupo como membro de qualquer item. Se acrescentar alguém a um grupo ou retirar alguém de um grupo, essa pessoa será acrescentada ou retirada do item. Se um indivíduo tiver sido acrescentado como um indivíduo mas não como parte de um grupo, permanecerá um membro a menos que seja retirado como um indivíduo.
- Se acrescentar um grupo como membro de um item que requer um perfil de grupo de utilizador específico, apenas os utilizadores com esse perfil de grupo poderão aceder ao item. Por exemplo, se acrescentar um utilizador com o perfil de grupo Utilizador Standard a um grupo e, em seguida, acrescentar esse grupo como membro de um repositório, o utilizador standard não terá acesso ao repositório porque o utilizador tem de ter o perfil de grupo Utilizador Empresarial para aceder aos repositórios.
- Se um grupo for apagado, o acesso a qualquer pasta, tipo de conteúdo ou conversação partilhada é retirado das pessoas nesse grupo.
- Pode utilizar grupos no seu dispositivo móvel e com a aplicação do ambiente de trabalho, mas efetuará a gestão dos grupos utilizando a interface do browser da Web.
Para utilizar um grupo, selecione-o simplesmente como selecionaria uma pessoa com a qual partilhar. Por exemplo, quando partilhar uma pasta ou conversação, escreva o nome de um grupo na caixa de diálogo Membros. Escolha as permissões (Visualizar, Contribuidor, etc.) para os indivíduos no grupo e, em seguida, acrescente o grupo como um membro à pasta ou conversação.