Atualização de Reconciliações

• ID da Conta—O identificador do perfil é um campo exigido. A combinação de valores de segmento deve ser exclusiva nos perfis. O número de segmentos disponíveis é definido nas configurações do sistema.

  Quando você clica em (Editar), uma mensagem é exibida, "A alteração do ID da Conta irá romper o relacionamento entre regras de mapeamento de saldo e reconciliações anteriores criadas para esse perfil. Tem certeza de que deseja prosseguir?

  Clique em Sim para continuar.

• Nome—O nome fornece um mecanismo secundário para ajudar a identidade do perfil. Os nomes não precisam ser exclusivos. Como prática recomendada, a Oracle sugere usar o nome associado com o segmento natural da conta e outro descritor que identifique a propriedade ou responsabilidade do perfil.

• Descrição - Insira uma descrição da reconciliação, se necessário.

• Perfil Resumido - Se esta caixa for selecionada, o Perfil será um Perfil Resumido. A seção de configuração de Reconciliação Automática é removida e os saldos não são editáveis.

  Contas Incluídas—Esta seção permite que os administradores e usuários avançados atribuam perfis aos perfis resumidos. Os perfis regulares (sem resumo) e resumidos podem ser selecionados para adição a um perfil resumido.

  Nota:

  A opção Contas Incluídas só é exibida quando você está editando uma reconciliação resumida.

• Processo—Associa o perfil com um processo de reconciliação específico, por exemplo, o processo de reconciliação do balanço ou o processo de reconciliação do GAAP local. Os processos são definidos nas configurações do sistema.

• Formato—Associa o perfil a um formato criado por um administrador, determinando o método de reconciliação e o tipo das informações que devem ser fornecidas pelo preparador.

• Método—Identifica o método de reconciliação associado ao formato atribuído ao perfil.

• Classificação de Risco—Associa o perfil com uma classificação de risco. As taxas de risco são definidas nas configurações do sistema, como, por exemplo, Alto, Baixo ou Médio.

• Tipo de Conta—Associa o perfil com um tipo de conta. A Taxa de Risco e o Tipo de Conta são atributos que facilitam a criação de relatórios – os valores são definidos pelos Administradores de Serviços e podem ser usados em dashboards e em exibições em lista para filtrar reconciliações.

• Saldo Normal—Identifica se é esperado que o perfil contenha um saldo de débito, um saldo de crédito ou um saldo de débito ou crédito. Se o saldo for diferente do saldo normal, um aviso é enviado na reconciliação.

• Em Métodos de Reconciliação Automática, selecione um método que descreva as condições que devem ser verdadeiras para que as reconciliações configuradas com o método de reconciliação automática especificado sejam qualificadas para a reconciliação automática. Se houver alguma condição falsa, a reconciliação automática resultará em erro, e o status de reconciliação será definido como Aberto para que o Preparador possa preparar a reconciliação manualmente:

  Nota:

  Se a caixa de seleção "Insira os Saldos Manualmente" para os saldos do seu subsistema ou sistema de origem tiver sido marcada, a reconciliação não será elegível para reconciliação automática.

  • Para Análise da Conta:

    • Condições obrigatórias de O saldo é zero:

      • Se um formato de análise de contas for atribuído ao perfil, o perfil poderá ser habilitado para o método de reconciliação automática "A Conta tem um Saldo 0".

      • Se o saldo associado com a reconciliação para um determinado período for 0, a reconciliação será preparada e revista automaticamente para esse período.

      • Se o saldo não for 0, a reconciliação deverá ser preparada e revista manualmente.

      Quando a Reconciliação Automática é bem-sucedida, o status da reconciliação é definido como Fechado.

    • Condições obrigatórias de O saldo é zero e não há atividade:

      • O Saldo do Sistema de Origem é zero.

      • O Saldo do Sistema de Origem é o mesmo que o Saldo do Sistema de Origem da Reconciliação Anterior.

        Nota:

        Essa última condição também significa que deve existir um saldo do sistema de origem da reconciliação anterior.

      Quando a Reconciliação Automática é bem-sucedida, o status da reconciliação é definido como Fechado.

    • Condições obrigatórias de Sem atividade:

      • Se existir uma reconciliação anterior, as seguintes condições serão atendidas:

        • O status da reconciliação anterior deverá ser Concluído.

        • O saldo do Sistema de Origem da reconciliação anterior deverá ser igual ao saldo do Sistema de Origem da reconciliação atual.

        • O formato da reconciliação anterior deve ser o mesmo que o formato da reconciliação atual

          Especificamente:

          1. O ID do Formato usado para criar as instâncias de formato atual e anterior deve ser o mesmo.

          2. A instância de formato atual não deve conter atributos obrigatórios que não existem na instância de formato anterior.

      • Se não existir uma reconciliação anterior, o saldo do Sistema de Origem da reconciliação anterior será presumido como zero:

        • Se o Saldo do Sistema de Origem do período anterior também for zero, a reconciliação será executada de forma automática.

        • Se o saldo do Sistema de Origem do período atual não for zero, a reconciliação não será executada de forma automática.

      Quando a Reconciliação Automática for bem-sucedida:

      • O status da reconciliação será definido como Fechado.

      • As transações de Ajuste do Sistema de Origem e de Saldo Explicado são copiadas da reconciliação anterior para a reconciliação atual:

        • Comentários e Anexos de Arquivos associados à transação são copiados.

        • O vencimento é recalculado subtraindo-se a Data de Abertura da data final do novo período (o período para o qual a transação está sendo copiada)

        • A Violação de Vencimento dessa transação é definida quando o vencimento é maior que o vencimento Autorizado.

        • O indicador de Violação de Vencimento para a Reconciliação será definido se uma ou mais transações de cada tipo tiverem uma violação de vencimento.

      • Comentários e Anexos existentes no nível da Reconciliação são copiados

    • Condições obrigatórias de O saldo está dentro da faixa:

      • Uma reconciliação anterior deve existir e o status dessa reconciliação deve ser Concluída.

      • O formato da reconciliação anterior deve ser o mesmo que o formato da reconciliação atual. Especificamente, o ID do formato usado para criar as instâncias de formato atual e anterior deve ser o mesmo, e o formato de instância atual não deve conter atributos obrigatórios que não existem na instância de formato anterior.

      • O Saldo do Sistema de Origem é maior que ou igual à Faixa de Saldo (Baixa).

      • O Saldo do Sistema de Origem é menor que ou igual à Faixa de Saldo (Alta).

      Quando a Reconciliação Automática for bem-sucedida:

      • O status da reconciliação será definido como Fechado.

      • As transações de Ajuste do Sistema de Origem e de Saldo Explicado são copiadas da reconciliação anterior para a reconciliação atual:

        • Comentários e Anexos de Arquivos associados à transação são copiados.

        • O vencimento é recalculado subtraindo-se a Data de Abertura da data final do novo período (o período para o qual a transação está sendo copiada).

        • A Violação de Vencimento dessa transação é definida quando o vencimento é maior que o vencimento Autorizado.

        • O indicador de Violação de Vencimento para a Reconciliação será definido se uma ou mais transações de cada tipo tiverem uma violação de vencimento.

      • Comentários e Anexos existentes no nível da Reconciliação são copiados.

    • Condições obrigatórias de O saldo está dentro da faixa e não há atividade:

      • Uma reconciliação anterior deve existir e o status dessa reconciliação deve ser Concluída.

      • O formato da reconciliação anterior deve ser o mesmo que o formato da reconciliação atual. Especificamente, o ID do formato usado para criar as instâncias de formato atual e anterior deve ser o mesmo, e o formato de instância atual não deve conter atributos obrigatórios que não existem na instância de formato anterior.

      • O Saldo do Sistema de Origem é maior que ou igual à Faixa de Saldo (Baixa).

      • O Saldo do Sistema de Origem é menor que ou igual à Faixa de Saldo (Alta).

      • Saldo do Sistema de Origem – Saldo do Sistema de Origem da Reconciliação Anterior = 0; A faixa pode ser um número negativo.

        Nota:

        Essa última condição também significa que deve existir um saldo do sistema de origem da reconciliação anterior.

      Quando a Reconciliação Automática for bem-sucedida:

      • O status da reconciliação será definido como Fechado.

      • As transações de Ajuste do Sistema de Origem e de Saldo Explicado são copiadas da reconciliação anterior para a reconciliação atual:

        • Comentários e Anexos de Arquivos associados à transação são copiados.

        • O vencimento é recalculado subtraindo-se a Data de Abertura da data final do novo período (o período para o qual a transação está sendo copiada).

        • A Violação de Vencimento dessa transação é definida quando o vencimento é maior que o vencimento Autorizado

        • O indicador de Violação de Vencimento para a Reconciliação será definido se uma ou mais transações de cada tipo tiverem uma violação de vencimento.

      • Comentários e Anexos existentes no nível da Reconciliação são copiados.

  • Para Comparação de Saldos:

    • Condições obrigatórias de O saldo é zero:

      • Se um formato de comparação de saldos for atribuído ao perfil, o perfil poderá ser habilitado para o método de reconciliação automática "A Conta tem um Saldo 0".

      • Se o saldo associado com a reconciliação para um determinado período for 0, a reconciliação será preparada e revista automaticamente para esse período.

      • Se o saldo não for 0, a reconciliação deverá ser preparada e revista manualmente.

      Quando a Reconciliação Automática é bem-sucedida, o status da reconciliação é definido como Fechado.

    • Condições obrigatórias de O saldo é zero e não há atividade:

      • O Saldo do Sistema de Origem é zero.

      • O Saldo do Sistema de Origem é o mesmo que o Saldo do Sistema de Origem da Reconciliação Anterior.

        Nota:

        Essa última condição também significa que deve existir um saldo do sistema de origem da reconciliação anterior.

      Quando a Reconciliação Automática é bem-sucedida, o status da reconciliação é definido como Fechado.

    • Condições obrigatórias de Sem atividade:

      • Se existir uma reconciliação anterior, as seguintes condições serão atendidas:

        • O status da reconciliação anterior deverá ser Concluído.

        • O saldo do Sistema de Origem da reconciliação anterior deverá ser igual ao saldo do Sistema de Origem da reconciliação atual.

        • O formato da reconciliação anterior deve ser o mesmo que o formato da reconciliação atual.

          Especificamente:

          1. O ID do Formato usado para criar as instâncias de formato atual e anterior deve ser o mesmo.

          2. A instância de formato atual não deve conter atributos obrigatórios que não existem na instância de formato anterior.

      • Se não existir uma reconciliação anterior, o saldo do Sistema de Origem da reconciliação anterior será presumido como zero:

        • Se o Saldo do Sistema de Origem do período anterior também for zero, a reconciliação será executada de forma automática.

        • Se o saldo do Sistema de Origem do período atual não for zero, a reconciliação não será executada de forma automática.

      Quando a Reconciliação Automática for bem-sucedida:

      • O status da reconciliação será definido como Fechado.

      • As transações de Ajuste do Sistema de Origem e de Saldo Explicado são copiadas da reconciliação anterior para a reconciliação atual:

        • Comentários e Anexos de Arquivos associados à transação são copiados.

        • O vencimento é recalculado subtraindo-se a Data de Abertura da data final do novo período (o período para o qual a transação está sendo copiada).

        • A Violação de Vencimento dessa transação é definida quando o vencimento é maior que o vencimento Autorizado.

        • O indicador de Violação de Vencimento para a Reconciliação será definido se uma ou mais transações de cada tipo tiverem uma violação de vencimento.

      • Comentários e Anexos existentes no nível da Reconciliação são copiados.

    • Correspondência de saldo (% de Tolerância): Se um formato de comparação de saldo for atribuído ao perfil, o perfil poderá ser habilitado para o método de reconciliação automática Comparação de Saldo onde os Saldos Correspondem (% de Tolerância).

      Se esse método for ativado, será possível aplicar um valor limite. A porcentagem limite é multiplicada pelo saldo do sistema de origem para calcular um valor limite.

      • Se a diferença entre o saldo do sistema de origem e o saldo do subsistema for menor que o valor do limite em um período, a reconciliação será preparada e revista automaticamente para esse período.

      • Se a diferença for maior que o valor limite, a reconciliação deverá ser preparada e revista manualmente.

      Informe o Limite de Correspondência de Saldo (Percentagem) como um número inteiro entre 1 e 100.

      Quando a Reconciliação Automática é bem-sucedida, o status da reconciliação é definido como Fechado.

    • Correspondência de saldos (# tolerância): A diferença entre o Saldo do Sistema de Origem e o Saldo do Subsistema é menor ou igual a um valor de tolerância, que é especificado no perfil. Informe o valor de tolerância Limite de Correspondência de Saldo (Número) .

      Quando a Reconciliação Automática é bem-sucedida, o status da reconciliação é definido como Fechado.

• Limites de Idade Máxima—Insira o número de Dia(s) para a idade máxima das transações de reconciliação.

  • Ajustes de Reconciliação (aplica-se aos métodos de Análise da Conta e Comparação de Saldo)

  • Explicações de Saldo (aplica-se ao método Análise da Conta)

  Nota:

  Violação do Vencimento: Se um valor for fornecido e a reconciliação contiver transações em que o vencimento dos itens (calculado como Data de Término do Período menos a Data de Abertura da Transação) é maior do que o valor fornecido, as transações serão indicadas como violações de vencimento e um aviso de violação do vencimento será definido na reconciliação.

• Insira os Saldos Manualmente—Determine se o sistema de origem ou os saldos de subsistema poderão ser informados manualmente pelo preparador da reconciliação. Essas caixas só serão marcadas se os saldos não estiverem sendo importados para o perfil. Selecione um ou ambos:

  • Informe manualmente os saldos de sistema de origem (aplica-se aos dois métodos de reconciliação)

  • Informe manualmente os saldos de subsistema (aplica-se ao método de Comparação de Saldo)

  Nota:

  Se a caixa de seleção "Insira os Saldos Manualmente" para os saldos do seu subsistema ou sistema de origem tiver sido marcada, a reconciliação não será elegível para reconciliação automática.

Por exemplo, se você tiver configurado uma Regra para a função Revisor 1 aprovar automaticamente quando a Diferença Não Explicada for 0,00, a coluna chamada Aprovada Automaticamente (Nível 1) indicará que uma Regra foi usada para concluir automaticamente a função em questão. Além disso, as reconciliações que foram reconciliadas automaticamente usando um método de Reconciliação Automática continuarão como colunas separadas, indicando se a reconciliação foi Reconciliada Automaticamente e qual foi o Método de Reconciliação Automática usado.

A guia Instrução herda as instruções configuradas no formato atribuído ao perfil, eliminando a necessidade de fornecer instruções específicas a todos os perfis. Alguns perfis, no entanto, requerem instrução extra. Adicione as instruções como parágrafos de texto, arquivos anexados, URLs ou links aos arquivos nos repositórios do documento.

A guia Workflow contém as atribuições do preparador e do revisor. As funções de preparador e revisor de um perfil só podem ser atribuídas a usuários autorizados. O sistema impede que o mesmo usuário receba funções de preparador e revisor no mesmo perfil ou que o mesmo usuário receba várias funções de revisor.

• Insira essas informações para o preparador:

  • Nome do Usuário—Os nomes de usuário disponíveis para seleção como preparador são apenas os usuários autorizados com a função preparador. Para optar por atribuir um Preparador a um usuário ou equipe nomeada, clique em (Selecionar um Usuário de Backup).

  • Usuário de Backup - Se você atribuiu um usuário ao preparador principal, será possível atribuir um usuário de backup autorizado como preparador:

    Nota:

    Um preparador de backup só pode preparar a reconciliação quando o principal tiver configurado seu status como Indisponível.

    1. Clique em (Selecionar um Usuário de Backup).

    2. Informe o Nome e o Sobrenome ou clique em Pesquisar para selecionar um usuário de backup.

  • Frequência—Se um perfil contiver uma frequência que corresponda a uma das frequências associadas a um período, a reconciliação será copiada para o período quando o Administrador do Serviço usar a função Copiar para o Período. Exemplo de frequência: Anualmente, Trimestralmente ou Mensalmente.

  • Deslocamento do Dia de Início—Determina a data de início da reconciliação. Pode ser um número negativo ou positivo e determina o número de dias antes (se configurado como um número negativo) ou depois (se for configurado como um número positivo) da data de fechamento do período em que a reconciliação está autorizada a começar.

  • Agendar a Partir de—Determina a qual dia (por exemplo, o dia de fechamento ou dia de término) o Deslocamento do Dia de Início se relaciona.

  • Duração—Adicionada à data de início para calcular a data de vencimento do preparador.

• Na atribuição de revisores, comece com o revisor de frequência mais alta. Insira as informações dos revisores:

  • Nível—Suporta níveis ilimitados de revisão.

  • Nome do Usuário—Os nomes de usuário disponíveis para seleção como revisores são apenas os usuários autorizados com a função revisor.

    Para designar uma equipe ou revisor de backup:

    1. Clique em (Selecionar um Revisor).

    2. Se você tiver selecionado um usuário para o revisor principal, poderá selecionar um revisor de backup: na coluna Usuário Backup, clique em (Selecione um Usuário de Backup) e selecione um usuário de backup.

  • Frequencia do Revisor—Determina com que frequência a reconciliação é revisada. Isso é possível para preparar as reconciliações mensalmente e revisá-las trimestralmente.

  • Duração do Revisor—Determina a data de vencimento do revisor. A data de vencimento é calculada como data de início do preparador + duração do preparador + duração do revisor. Não há compensações de dia de início para revisores. Isso ocorre porque a data de início do revisor é determinada por quando o preparador libera a reconciliação para revisão. Assim que isso ocorre, o revisor pode começar a revisão.

Se o seu sistema tiver sido definido com uma configuração de moeda, a guia de moeda permanecerá oculta. As reconciliações resumidas são sempre preparadas em uma única moeda. São necessárias alterações na guia Moeda para ativar a configuração de um único bucket de moeda. No caso de reconciliações resumidas, selecione o Tipo de Intervalo, em seguida, selecione um único bucket de moeda. O bucket de moeda funcional é o padrão.

Determina o número de buckets de moeda ativados para a reconciliação e o comportamento da conversão da taxa de câmbio. Insira as seguintes informações:

• Taxa Histórica—Selecione Taxa Histórica para perfis que contenham contas não sujeitas a reavaliação no sistema de origem:

  • Se Taxa Histórica for selecionada, o preparador deverá especificar o valor em todos os buckets de moeda ativados na reconciliação quando informar transações na reconciliação (por exemplo, explicações de saldo ou ajustes).

  • Se a Taxa Histórica for apagada, o preparador deverá informar um valor no bucket de moeda de nível mais baixo (por exemplo, o bucket de moeda inserido) e o sistema calculará o valor equivalente nos outros buckets de moeda usando as taxas de câmbio mantidas.

• Tipo de Taxa

  A seleção do tipo de taxa se aplica apenas se a taxa histórica estiver apagada. Quando as Taxas de Moeda Estrangeira (Taxas FX) forem carregadas, elas serão associadas a um tipo de taxa. O tipo de taxa definido no perfil determina qual série de taxas de FX será usada para realizar cálculos de conversão de moeda para transações de reconciliação que pertençam ao perfil.

• Para cada rótulo de bucket (por exemplo, Informado, Funcional ou Relatório), ative-o e selecione a moeda padrão.

• A tabela de bucket de moeda determina quais buckets de moeda estão ativados para o perfil. Buckets de moeda são configurados nas configurações do sistema e apenas os buckets ativados em um nível do sistema podem ser ativados para perfis individuais. Se um bucket de moeda estiver ativado, uma moeda padrão poderá ser atribuída ao perfil, aceitando o padrão do nível do sistema para esse bucket ou pela atribuição de um valor padrão específico para o perfil.

Determina quais usuários têm autorização como comentaristas ou visualizadores de reconciliações relacionadas ao perfil. Os comentaristas têm permissão para exibir as reconciliações e adicionar comentários à reconciliação ou às transações da reconciliação. Os visualizadores têm acesso somente leitura.

Para selecionar um usuário ou equipe como Comentaristas ou Visualizadores:

Permite que os Administradores de Sistema designem atributos a perfis e forneçam valores para os atributos. Na seção Propriedades Adicionais, os atributos são apresentados em formato somente para leitura na reconciliação. Os atributos devem existir antes de serem atribuídos a um perfil.

Permite monitorar quais funções foram concluídas automaticamente usando Regras de Formato ou Perfil.

As Regras de Reconciliação a seguir estão disponíveis:

• Enviar Automaticamente a Reconciliação indica que as reconciliações foram reconciliadas automaticamente usando um método de Reconciliação Automática. Você pode criar um filtro ou usar um filtro salvo para configurar as condições.

  Reconciliações que usam um método de Reconciliação Automática são indicadas na coluna Enviadas Automaticamente na Lista de Reconciliações, caso a reconciliação tenha sido Reconciliada Automaticamente, indicando também o Método de Reconciliação Automática usado.

• Aprovar Automaticamente a Reconciliação indica que uma Regra foi usada para concluir automaticamente a função. Você deve selecionar um Nível de Revisor. Você pode criar um filtro ou usar um filtro salvo para configurar as condições.

  Por exemplo, se você tiver configurado uma Regra para o Revisor 1 aprovar automaticamente quando uma Diferença Não Explicada for 0,00, a coluna Revisada Automaticamente (Nível x) na Lista de Reconciliações indicará que uma Regra foi usada para concluir automaticamente a função em questão.

Captura uma trilha de auditoria das alterações para o Perfil, incluindo alterações nas atribuições do workflow, alterações na configuração do formato, taxa de risco ou qualquer outro atributos de perfil.

Para assistir a um vídeo sobre a Edição de Reconciliações, clique neste link: