3 Melhores Práticas de Configuração
A implementação de soluções de conformidade da reconciliação de contas, como o Account Reconciliation, é mais uma arte que uma ciência. Não existe só uma forma de fazer isso. Esta seção contém as sugestões de melhores práticas para dois tópicos de implementação que representam grandes desafios: metodologias de implementação e design de formato.
Metodologias de Implementação
Metodologias de implementação são opções para a forma como você implanta o Account Reconciliation na sua organização. A Oracle recomenda que você gerencie o seu escopo rigorosamente para obter um sucesso mensurável o mais rápido possível. Para a maioria das empresas, isso significa que todas as contas que exigem reconciliação deverão estar de fato reconciliadas. Você pode atingir essa meta rapidamente e, com o mínimo de transtornos nos seus negócios, utilizando uma implementação "somente de rastreamento".
Implementação Somente de Rastreamento
Com implementações somente de rastreamento, você não precisa alterar a forma como as pessoas fazem reconciliações. Você simplesmente rastreia que as reconciliações estão sendo executadas. O principal impacto ocorre no design de Formato. Nessas implementações, você terá somente um ou dois formatos para a implantação inicial. Esses formatos simples permite que os usuários anexem reconciliações concluídas, em geral, realizadas no Excel. A Oracle fornece uma amostra de formato de "Rastreamento" com os nossos padrões. A implementação de uma estratégia somente de rastreamento oferece a você visibilidade completa do status do processo de reconciliação e acesso centralizado às reconciliações.
Design de Formato
Depois que os usuários estiverem familiarizados com esse processo, você poderá trabalhar com metas secundárias, como assegurar que todas as reconciliações executadas sejam qualificadas como reconciliações válidas. Você atinge esse objetivo por meio do design de formato efetivo. A melhor estratégia é definir o design dos formatos de reconciliação no nível de Tipo de Conta. As contas suportadas por sub-razão, tais como Contas a Pagar, Contas a Receber e Ativos Fixos, são as contas mais fáceis de migrar dos formatos somente de rastreamento para os formatos personalizados. O melhor é programar a migração desses tipos de contas para coincidir com a automação dos carregamentos de saldo de sub-razão. Dessa forma, os usuários reconhecerão imediatamente o benefício da reconciliação automática quando os saldos de origem e do subsistema corresponderem.
As contas não suportadas por sub-razões e que requerem reconciliação usando um método de análise de conta, como valores pré-pagos, previsões e reservas, sãs as mais que representam o maior desafio. Uma prática recomendada para esses tipos de contas é projetar formatos que asseguram uma reconciliação de alta qualidade. Para isso, o usuário deve ser guiado por meio da análise necessária. Com um design de Formato, você pode personalizar exatamente quais informações devem ser incluídas durante a inserção da reconciliação de itens ou de explicações de saldo.
Você também pode adicionar regras que validam dados ou requerem anexos. Por exemplo, para ativos intangíveis, em vez de solicitar a descrição geral dos itens que abrangem o saldo, você poderá fazer perguntas para avaliar a qualidade dos itens, a fim de garantir que eles pertençam ao saldo da conta. Ao implantar Formatos personalizados no nível do Tipo de Conta, você poderá se concentrar em contas de alto risco primeiro, minimizando os transtornos quando as necessidades não forem muitas.
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