Partajarea vizualizărilor cu ajutorul programărilor de e-mailuri din registrele de lucru

Utilizaţi e-mailurile programate pentru a partaja vizualizările datelor dintr-un registru de lucru şi pentru a ţine la curent destinatarii cu privire la cele mai noi date.

Subiecte:

Despre crearea programărilor e-mailurilor pentru registrul de lucru

Puteţi partaja o vizualizare dintr-un registru de lucru creând o programare de trimitere prin e-mail a unei versiuni în format PDF sau PNG a vizualizării. Utilizaţi programarea e-mailurilor registrului de lucru pentru a configura livrarea la destinatarii selectaţi.

Pentru a programa trimiterea vizualizărilor, organizaţia dvs. trebuie să aibă setările de e-mail configurate în Oracle Analytics. Consultaţi Configurarea unui server de e-mail pt. trimiterea rapoartelor şi Limite de trimitere a e-mailurilor.

  • Puteţi crea programări pentru un registru de lucru dacă aveţi rolul Administrator BI Service în aplicaţie (sau orice rol cu permisiunea Programare registru de lucru), plus acces de citire/scriere pentru registrul de lucru respectiv. Dacă nu ştiţi sigur dacă aveţi rolul din aplicaţie necesar, întrebaţi administratorul.

  • Programările trimiterii registrelor de lucru utilizează numele de fişier şi calea registrului de lucru. Dacă un registru de lucru este mutat sau redenumit, ştergeţi programarea existentă şi creaţi una nouă. Consultaţi Administrarea programărilor de e-mailuri şi a joburilor din registrele de lucru.

  • Puteţi crea programări pentru registrele de lucru din folderele partajate. Registrele de lucru din Folderele mele nu pot fi accesate de alţii.

  • Puteţi seta programarea astfel încât să se repete în fiecare oră, zi, săptămână, lună sau an.

  • Puteţi utiliza variabilele de sistem CURRENT_TIMESTAMP şi USER din subiectul şi mesajul e-mailului pentru a afişa valorile curente la trimiterea e-mailului.

  • Extensiile plug-in personalizate, obiectele din bara de filtrare şi liniile de tendinţă nu sunt acceptate pentru programările e-mailurilor registrului de lucru.

  • Programarea e-mailului pentru registrul de lucru utilizează starea iniţială a registrului de lucru, aşa cum a fost salvată de autorul registrului de lucru. Dacă e-mailurile ajung la utilizatori consumatori, este important să reţineţi că personalizările filtrelor şi stările salvate ale registrelor de lucru personalizate sunt ignorate.

  • Pentru rezultat, este acceptată doar limba engleză (Engleză SUA).

Programări separare

Creaţi o programare de separare pentru a trimite vizualizările datelor registrului de lucru către destinatari dacă vizualizările datelor conţin date confidenţiale care sunt accesate de anumite roluri din aplicaţie şi grupuri de utilizatori configurate în Oracle Analytics. Fiecare destinatar primeşte o vizualizare personalizată a datelor, în funcţie de configuraţia accesului său, în loc de o configuraţie a accesului la date corespunzătoare utilizatorului administrator care creează programarea. Consultaţi Crearea unei programări de separare a e-mailurilor din registrul de lucru

  • Separarea este disponibilă pentru programări create din registre de lucru salvate în Foldere partajate.
  • În mod prestabilit, separarea este dezactivată atunci când începeţi să creaţi o programare nouă.
  • Separarea nu vă permite să trimiteţi vizualizări către destinatari externi care nu sunt configuraţi în Oracle Analytics.
  • Atunci când utilizaţi separarea, puteţi adăuga până la 100 de destinatari care sunt utilizatori individuali sau roluri din aplicaţie configurate în Oracle Analytics. De exemplu, dacă adăugaţi un rol din aplicaţie consumator BI ca destinatar şi sunt asignaţi peste 100 de utilizatori acestui rol, programarea va trimite vizualizările doar primilor 100 de destinatari.

Administrarea programărilor

Puteţi administra programările existente ale e-mailurilor registrului de lucru şi puteţi verifica starea programărilor de joburi, vizualizare, editare sau ştergere programate. Consultaţi Administrarea programărilor de e-mailuri şi a joburilor din registrele de lucru.

  • Programarea e-mailurilor unui registru de lucru este editată de autorul programării sau de orice utilizator cu aceleaşi permisiuni de acces şi editare pentru registrul de lucru. Vizualizările datelor partajate cu destinatarii se bazează pe configurarea accesului la date a utilizatorului administrator care editează şi salvează modificările programării.
  • Dacă vizualizările datelor dintr-un registru de lucru sunt editate după crearea din registrul de lucru a unei programări a e-mailurilor registrului de lucru, modificările salvate la vizualizările datelor registrului de lucru sunt reflectate în e-mailurile programate, pe baza configuraţiei accesului la date al utilizatorului administrator care a salvat programarea.
  • Programările separării e-mailurilor registrului de lucru cu mai mulţi destinatari declanşează joburi pentru fiecare destinatar din programare, fie că sunt utilizatori individuali sau parte a unui rol din aplicaţie. Fiecare destinatar primeşte o vizualizare personalizată a datelor, în funcţie de configuraţia accesului lor la date în Oracle Analytics.

Crearea referinţelor la variabilele de sistem

Când creaţi o programare de e-mail pentru registrul de lucru, puteţi utiliza variabile de sistem în subiect şi în mesaj.

Utilizaţi următoarele variabile de sistem:
  • CURRENT_TIMESTAMP – Afişează data şi ora trimiterii e-mailului, în funcţie de format.
  • USER – Pentru programările fără separare, se afişează numele de utilizator al utilizatorului care rulează programarea. Pentru programările cu separare, afişează numele de utilizator al destinatarului e-mailului.

Pentru variabila USER, Oracle Analytics acceptă formatul {{USER}}. Pentru variabila CURRENT_TIMESTAMP, Oracle Analytics acceptă formatele de dată şi oră Oracle Java.

Format acceptat Rezultat
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19, 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Luni, 5 mai 2025, 14:30:15

De exemplu, să presupunem că numele dvs. de utilizator este Tom B şi creaţi o programare de e-mail fără separare:

În câmpul Subiect, introduceţi "Dashboard de vânzări pentru {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}}, de la {{USER}}".

Destinatarul vede:

Dashboard de vânzări pentru 2025-03-19, 13:35:09, de la Tom B

În câmpul Mesaj, introduceţi "Aceasta este actualizarea săptămânală pentru dashboardul Vânzări, de {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}}, de la {{USER}}."

Destinatarul vede:

Aceasta este actualizarea săptămânală pentru dashboardul de vânzări de miercuri, 19 martie 2025, de la Tom B.

Crearea unei programări a e-mailurilor din registrul de lucru

Puteţi configura o programare pentru a partaja vizualizări de date din canvasurile selectate în registrul de lucru cu destinatarii vizaţi. Puteţi trimite vizualizări de date drept fişiere PDF, XLSX sau fişiere de imagine în format PNG ataşate e-mailurilor programate.

Puteţi crea programări pentru un registru de lucru dacă aveţi rolul Administrator BI Service în aplicaţie sau orice alt rol cu permisiunea Programare registre de lucru, precum şi acces de citire/scriere pentru acel registru de lucru. Dacă nu ştiţi sigur dacă aveţi rolul din aplicaţie necesar, întrebaţi administratorul.
Reţineţi: Când partajaţi în format Excel, puteţi include o vizualizare din orice canvas care include vizualizări de tip tabel standard sau pivot. Când partajaţi un fişier PDF sau o imagine, puteţi include maximum cinci canvasuri.
  1. Pe pagina home, treceţi cursorul peste un registru de lucru, faceţi clic pe Acţiuni şi selectaţi Programare.
  2. În fila Programare, faceţi clic pe Nou.
  3. În fila Format, utilizaţi câmpul Nume pentru a schimba, dacă este cazul, numele prestabilit al programării.
  4. Utilizaţi câmpul Format pentru a selecta un format în care să partajaţi conţinutul:
    • Acrobat (pdf) - Pentru fişierele Acrobat (PDF), utilizaţi câmpul Canvas ca să selectaţi maximum cinci canvasuri pe care să le utilizaţi, apoi utilizaţi câmpul Dimensiune ca să schimbaţi dimensiunea prestabilită a paginii.
    • Imagine (PNG) - Pentru imagini (fişiere PNG), utilizaţi câmpul Canvas ca să selectaţi până la cinci canvasuri de partajat.
    • Excel (XLSX) - Pentru fişiere Excel (XLSX), utilizaţi câmpul Canvas ca să selectaţi un canvas cu vizualizări bazate pe tabele standard sau pivot, apoi utilizaţi câmpul Element vizual pentru a selecta vizualizarea pe care doriţi s-o partajaţi.
  5. În fila Programare, selectaţi data şi ora iniţiale.
  6. Opţional: Selectaţi Repetare pentru a crea o programare recurentă.
  7. În fila E-mail, introduceţi destinatarii.
    Puteţi adăuga utilizatori, roluri din aplicaţie şi adrese de e-mail Oracle Analytics pentru destinatarii externi. Separaţi adresele de e-mail multiple printr-o virgulă, de exemplu, jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com. Toţi destinatarii primesc vizualizările în funcţie de configuraţia accesului la date al utilizatorului administrator care creează programarea.
  8. Opţional: Activaţi Bursting dacă vizualizările de date sunt configurate pentru bursting şi dacă vizualizările conţin date confidenţiale accesate de anumite roluri din aplicaţie şi de grupurile de utilizatori.
  9. Introduceţi un subiect şi un mesaj. În mesajul de e-mail faceţi clic pe Link şi selectaţi:
    • Adăugaţi un link URL în registrul de lucru
    • Adăugaţi un link URL pentru descărcarea rezultatului

    Notă:

    Dacă organizaţia dvs. configurează un URL vanity pentru Oracle Analytics Cloud, administratorul poate opta să utilizeze URL-ul vanity în linkurile către vizualizările dvs. (în locul URL-ului standard) printr-o setare de sistem. Consultaţi Setări de sistem - Utilizaţi un URL vanity pt. a partaja conţinutul în e-mail.

    Puteţi să adăugaţi şi o imagine PNG cu vizualizările datelor în corpul mesajului de e-mail, făcând clic pe Imagine rezultat.

    Puteţi redimensiona imaginea adăugată pentru afişare optimă, plasând cursorul pe imagine, apoi făcând clic şi glisând colţul din dreapta, pentru a mări sau reduce dimensiunea.

  10. Opţional: Utilizaţi variabilele de sistem pt. a afişa data curentă, ora şi expeditorul în subiect sau în mesaj. Treceţi cu mouse-ul peste eticheta Subiect sau Mesaj pentru a vedea o previzualizare a textului aşa cum va apărea în e-mail.
  11. Faceţi clic pe Salvare.

Crearea unei programări de separare a e-mailurilor din registrul de lucru

Creaţi o programare de separare a e-mailurilor din registrul de lucru, pentru a trimite vizualizările datelor către destinatari dacă vizualizările datelor conţin date confidenţiale, care sunt accesate de anumite roluri din aplicaţie şi grupuri de utilizatori configurate în Oracle Analytics. Fiecare destinatar primeşte o vizualizare personalizată a datelor, în funcţie de configuraţia accesului său, în loc de o configuraţie a accesului la date corespunzătoare utilizatorului administrator care creează programarea.

Puteţi crea programări, cu bursting, pentru un registru de lucru, dacă aveţi rolul Administrator BI Service în aplicaţie (sau orice rol cu permisiunea Programare registre de lucru cu bursting), plus acces de citire/scriere pentru registrul de lucru respectiv. Dacă nu ştiţi sigur dacă aveţi rolul din aplicaţie necesar, întrebaţi administratorul.
  1. Pe pagina home, treceţi cursorul peste un registru de lucru care conţine canvasul şi vizualizările pe care doriţi să le partajaţi, faceţi clic pe Acţiuni şi apoi selectaţi Programare.
  2. Creaţi o programare sau editaţi o programare existentă.
  3. În fila E-mail, activaţi Bursting şi introduceţi destinatarii.
  4. Opţional: Introduceţi un subiect şi un mesaj.
  5. Faceţi clic pe Salvare.

Administrarea programărilor de e-mailuri şi a joburilor din registrele de lucru

Puteţi verifica starea joburilor planificate şi puteţi vizualiza, edita sau şterge planificările de e-mailuri aferente registrelor de lucru.

Puteţi administra programările pentru un registru de lucru dacă aveţi rolul Administrator BI Service în aplicaţie (sau orice rol cu permisiunea Programare registru de lucru), plus acces de citire/scriere pentru registrul de lucru respectiv. Dacă nu ştiţi sigur dacă aveţi rolul din aplicaţie necesar, întrebaţi administratorul.
  1. Pe pagina home, treceţi cursorul peste un registru de lucru care conţine canvasul şi vizualizările pe care doriţi să le partajaţi, faceţi clic pe Acţiuni şi selectaţi Programare.
  2. Faceţi clic pe nume pentru a edita o programare.
  3. Opţional: Faceţi clic pe Acţiuni şi selectaţi Rulare pentru a rula manual o programare la ora curentă.
  4. Pentru a şterge o programare, selectaţi-o şi faceţi clic pe Acţiuni, apoi pe Ştergere.
  5. Opţional: Faceţi clic pe fila Istoric pentru a vedea starea joburilor programate anterior.
  6. Faceţi clic pe Salvare.
  7. Opţional: Pentru a inspecta stadiul joburilor programate, pe pagina home, faceţi clic pe Navigator, apoi pe Joburi, Filtre şi selectaţi Registru de lucru. Selectaţi jobul unei programări şi faceţi clic pe Inspectare.