Utilizarea metadatelor

Metadatele sunt utilizate pentru a clasifica rapid fişierele şi folderele cu descrieri suplimentare.

Este posibil ca administratorul serviciului să fi creat metadate specifice organizaţiei dvs. De exemplu, poate trebuie să urmăriţi când este aprobat un element de către alte persoane şi cine l-a aprobat. Au putut fi create metadatele denumite “Aprobare document”, care listează câmpuri precum tipul de fişier, de unde provine fişierul, cine l-a aprobat şi când a fost aprobat.

Apoi puteţi să mutaţi toate fişierele care au fost aprobate într-un folder şi să aplicaţi metadatele acelui folder. Toate fişierele din folder vor fi identificate ca aprobate. Puteţi edita metadatele pentru fişiere diferite, pentru a afişa data aprobării lor, cine le-a aprobat şi orice alte detalii pertinente.

Persoanele cu rolul pentru resursă Responsabil, Manager sau Contributor pot aplica metadatele acelor fişiere şi foldere. Persoanele cu rolul pentru resursă de Vizualizator sau de Descărcare pot vizualiza toate metadatele care sunt setate.

Metadatele sunt create în mod automat pentru elementele care sunt stocate ca resurse digitale. Numai administratorii serviciului pot crea metadate suplimentare. Lucraţi împreună cu administratorul dvs. pentru a dezvolta metadatele de care aveţi nevoie.

Pentru a începe să utilizaţi metadatele:

1. Selectaţi fişierul sau folderul la care doriţi să adăugaţi metadate şi faceţi clic pe pentru a deschide bara laterală.
2. Selectaţi Etichete şi metadate din meniul derulant al panoului.
3. Faceţi clic pe pentru a deschide o listă cu metadatele disponibile.
4. Selectaţi numele metadatelor pe care doriţi să le utilizaţi, apoi faceţi clic pe Salvare.
5. Câmpurile care au fost create pentru metadate sunt afişate în panoul lateral. Introduceţi informaţiile după cum este necesar. Reţineţi că dacă acestea sunt metadate pentru un folder, toate informaţiile introduse vor fi utilizate pentru toate fişierele din acel folder.

   Se aplică următoarele restricţii în ceea ce priveşte valorile pe care utilizatorii le pot introduce în câmpuri:

   • Text: Maximum 1000 de caractere. Nu poate include # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Număr: Maximum 15 caractere. Trebuie să fie un număr întreg, fără zecimale.
6. Faceţi clic pe Salvare când terminaţi.