Обмен визуализациями с использованием графиков электронной почты в рабочих книгах

Используйте запланированные сообщения электронной почты, чтобы делиться визуализациями данных из рабочей книги держать получателей в курсе последних данных.

Темы:

Создание графиков электронной почты в рабочих книгах

Можно поделиться визуализацией из рабочей книги, создав график для отправки версии визуализации в формате PDF или PNG по электронной почте. Используйте график электронной почты в рабочей книге, чтобы настроить доставку выбранным получателям.

Чтобы запланировать доставку визуализаций, параметры электронной почты вашей организации должны быть настроены в Oracle Analytics. См. разделы "Настройка почтового сервера для доставки отчетов" и "Ограничения на доставку электронной почты".

  • Если у вас есть роль приложения "Администратор сервиса BI" (или любая другая роль с разрешением "Запланировать рабочие книги"), вы можете создавать расписания для рабочих книг, к которым у вас есть доступ для чтения и записи. Если вы не уверены, есть ли вас соответствующие роли приложения, обратитесь к администратору.

  • Графики доставки для рабочих книг используют имя файла и путь к рабочей книге. Если рабочую книгу перенесли или переименовали, удалите существующий график и создайте новый. См. раздел "Управление графиками и заданиями электронной почты в рабочих книгах".

  • Графики для рабочих книг можно создать в общих папках. Рабочие книги в разделе "Мои папки" недоступны другим пользователям.

  • Вы можете запланировать частоту повторения: ежечасно, ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

  • Для отображения текущих значений при отправке сообщения электронной почты можно использовать системные переменные CURRENT_TIMESTAMP и USER в теме и сообщении электронной почты.

  • Пользовательские расширения плагинов, объекты панели фильтра и строки трендов не поддерживаются для графиков электронной почты в рабочих книгах.

  • В графике электронной почты рабочей книги используется исходное состояние рабочей книги, сохраненное ее автором. Если сообщения электронной почты предназначены для любых пользователей-потребителей, важно помнить, что их персонализации фильтров и сохраненные состояния пользовательской рабочей книги игнорируются.

  • Для выходных данных поддерживается только английский язык (США).

Графики пакетной разбивки

Создайте график пакетной разбивки для доставки визуализаций данных рабочей книги получателям, если данные визуализации содержат конфиденциальные данные, к которым имеют доступ определенные роли приложения и группы пользователей, настроенные в Oracle Analytics. Каждый получатель принимает индивидуальную визуализацию данных, основанную на собственной конфигурации доступа к данным, а не на конфигурации доступа к данным пользователя-администратора, создающего этот график. См. раздел Создание графика пакетной разбивки для электронной почты в рабочей книге

  • Пакетная разбивка доступна для графиков, которые были созданы из рабочих книг, сохраненных в общих папках.
  • При создании нового графика пакетная разбивка отключена по умолчанию.
  • Пакетная разбивка не позволяет отправлять визуализации внешним получателям, которые не были заранее настроены в Oracle Analytics.
  • При использовании пакетной разбивки можно добавить до 100 получателей, которые являются отдельными пользователями или участниками роли приложения, настроенными в Oracle Analytics. Например, если в качестве получателя добавить роль приложения Пользователь BI , в то время как число пользователей, которым назначена эта роль, превышает 100, то график отправит визуализации только первым 100 получателям.

Управление графиками

Вы можете управлять существующими графиками электронной почты в рабочих книгах, просматривать, редактировать или удалять их. См. раздел "Управление графиками и заданиями электронной почты в рабочих книгах".

  • Редактировать график электронной почты в рабочей книге может автор графика или другой пользователь с тем же доступом и разрешением на редактирование данной рабочей книги. Визуализации данных, предоставленные получателям, основаны на конфигурации доступа к данным пользователя-администратора, который редактирует и сохраняет изменения в графике.
  • Если визуализации данных в рабочей книге редактируются после того, как график электронной почты в рабочей книге был создан из рабочей книги, сохраненные изменения визуализации данных рабочей книги будут отображены в запланированных сообщениях электронной почты с учетом конфигурации доступа к данным у пользователя-администратора, который сохранил график.
  • Графики пакетной разбивки для электронной почты в рабочей книге с несколькими получателями инициируют задания для каждого получателя в графике независимо от того, являются ли они отдельными пользователями или участниками роли приложения. Каждому получателю доставляется индивидуальная версия визуализации данных, основанная на их конфигурации доступа к данным в Oracle Analytics.

Ссылки на системные переменные

При создании графика электронной почты для рабочей книги можно использовать системные переменные в теме и сообщении.

Используйте следующие системные переменные:
  • CURRENT_TIMESTAMP — отображает дату и время доставки электронной почты в зависимости от формата.
  • USER — для графиков без разбивки отображается имя пользователя, выполняющего график. Для графиков с разбивкой отображается имя пользователя получателя сообщения электронной почты.

Для переменной USER Oracle Analytics поддерживает формат {{USER}}. Для переменной CURRENT_TIMESTAMP Oracle Analytics поддерживает форматы даты и времени Oracle Java.

Поддерживаемый формат Результаты
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 19.03.2025
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Понедельник, май 5, 2025 14:30:15

Например, предположим, что ваше имя пользователя — Tom B, и вы создаете график электронной почты без разбивки:

В поле "Тема" введите "Инфопанель продаж по состоянию на {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} от пользователя {{USER}}".

Получатель видит:

Инфопанель продаж по состоянию на 2025-03-19 13:35:09 от пользователя Tom B

В поле "Сообщение" введите "Это еженедельное обновление инфопанели продаж по состоянию на {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} от пользователя {{USER}}».

Получатель видит:

Это еженедельное обновление инфопанели продаж по состоянию на среду, 19 марта 2025 года от пользователя Tom B.

Создание графика электронной почты в рабочей книге

Можно настроить график отправки визуализаций данных из выбранных холстов в рабочей книге соответствующим получателям. Можно отправить визуализации данных в виде файлов PDF или XLSX или файлов изображений в формате PNG, прикрепленных к запланированным сообщениям электронной почты.

Если у вас есть роль приложения "Администратор сервиса BI" (или любая другая роль с разрешением "Запланировать рабочие книги"), вы можете создавать расписания для рабочих книг, к которым у вас есть доступ для чтения и записи. Если вы не уверены, есть ли вас соответствующие роли приложения, обратитесь к администратору.
Примечание. Когда вы делитесь данными в формате Excel, можно включить одну визуализацию с любого холста, содержащего визуализации таблиц или сводных таблиц. Когда вы делитесь данными в формате PDF или изображением, можно включить до пяти холстов.
  1. На главной странице наведите курсор на рабочую книгу, нажмите Действия и выберите График.
  2. На вкладке "График", нажмите Новый.
  3. При необходимости на вкладке "Формат" в поле Имя введите новое имя вместо указанного по умолчанию.
  4. Воспользуйтесь полем Формат, чтобы выбрать формат, в котором вы будете делиться контентом:
    • Acrobat (pdf) — чтобы создать файлы Acrobat (PDF), в поле Холст выберите до пяти холстов, которыми хотите поделиться, а в поле Размер измените размер страницы, выбранный по умолчанию.
    • Изображение (png) — чтобы создать файл изображения (PNG), в поле Холст выберите до пяти холстов, которыми хотите поделиться.
    • Excel (xlsx) — чтобы создать файл Excel (XLSX), в поле Холст выберите один холст с визуализацией таблицы или сводной таблицы, а в поле Визуализация выберите визуализацию, которой хотите поделиться.
  5. На вкладке График укажите дату и время начала.
  6. Необязательно: Выберите пункт Повторить, чтобы создать регулярный график.
  7. На вкладке "Электронная почта" введите получателей.
    Можно добавить пользователей Oracle Analytics, роли приложений и адреса электронной почты внешних получателей. Разделите адреса электронной почты запятыми, например: jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com. Все адресаты получат визуализации, основанные на конфигурации доступа к данным пользователя-администратора, который создал график.
  8. Необязательно: Включите опцию Пакетная разбивка, если визуализации данных настроены для пакетной передачи и содержат конфиденциальные данные, доступные определенным ролям приложения и группам пользователей.
  9. Введите тему и текст сообщения. В сообщении электронной почты нажмите Ссылка и выберите:
    • Добавить URL-адрес ссылки на рабочую книгу
    • Добавить URL-адрес ссылки на скачивание выходных данных

    Примечание.:

    Если ваша организация настроит неофициальный URL-адрес для Oracle Analytics Cloud, администратор может использовать его в ссылках на визуализации вместо стандартного URL-адреса, изменив параметры в системных настройках. См. раздел "Системные настройки – Использовать неофициальный URL-адрес для обмена содержимым по электронной почте".

    Кроме того, можно добавить в сообщение электронной почты изображение визуализации данных в формате PNG. Для этого нажмите Выходное изображение.

    Можно изменить размер добавленного изображения для оптимального отображения, наведя на него курсор. Затем перетащите правый угол, чтобы увеличить или уменьшить размер.

  10. Необязательно: Используйте системные переменные для отображения текущей даты, времени и отправителя в теме или сообщении. Наведите курсор на метку "Тема" или "Сообщение", чтобы предварительно просмотреть текст, как он будет отображаться в сообщении электронной почты.
  11. Нажмите Сохранить.

Создание графика пакетной разбивки для электронной почты в рабочей книге

Создайте график пакетной разбивки для электронной почты в рабочей книге для доставки визуализаций данных книги получателям, если там содержатся конфиденциальные данные, к которым имеют доступ определенные роли приложения и группы пользователей, настроенные в Oracle Analytics. Каждый получатель принимает индивидуальную визуализацию данных, основанную на собственной конфигурации доступа к данным, а не на конфигурации доступа к данным пользователя-администратора, создающего этот график.

Если у вас есть роль приложения "Администратор сервиса BI" (или любая другая роль с разрешением "Планирование для рабочей книги с разбивкой"), вы можете создавать расписания с разбивкой для рабочих книг, к которым у вас есть доступ для чтения и записи. Если вы не уверены, есть ли вас соответствующие роли приложения, обратитесь к администратору.
  1. На главной странице наведите курсор на рабочую книгу, содержащую холст и визуализацию, которыми необходимо поделиться, нажмите Действия и выберите График.
  2. Создайте новый график или отредактируйте существующий.
  3. На вкладке "Электронная почта" включите опцию Пакетная разбивка и введите получателей.
  4. Необязательно: Введите тему и текст сообщения.
  5. Нажмите Сохранить.

Управление графиками и заданиями электронной почты в рабочих книгах

Вы можете проверять статус запланированных заданий, а также просматривать, редактировать или удалять графики электронной почты в рабочих книгах.

Если у вас есть роль приложения "Администратор сервиса BI" (или любая другая роль с разрешением "Запланировать рабочие книги"), вы можете управлять расписаниями для рабочих книг, к которым у вас есть доступ для чтения и записи. Если вы не уверены, есть ли вас соответствующие роли приложения, обратитесь к администратору.
  1. На главной странице наведите курсор на рабочую книгу, содержащую холст и визуализацию, которыми необходимо поделиться, нажмите Действия и выберите График.
  2. Нажмите на имя, чтобы изменить график.
  3. Необязательно: Нажмите Действия и выберите Выполнить, чтобы вручную запустить график в текущий момент времени.
  4. Для удаления графика выберите график, нажмите Действия, затем Удалить.
  5. Необязательно: Нажмите на вкладку История, чтобы проверить статус запланированных ранее заданий.
  6. Нажмите Сохранить.
  7. Необязательно: Чтобы проверить ход выполнения запланированных заданий, на Главной странице выберите Навигатор, нажмите Задания, затем Фильтры и выберите пункт Рабочая книга. Выберите запланированное задание и нажмите Проверить.