Группы помогают связываться и взаимодействовать с несколькими пользователями одновременно.
Краткий обзор групп (только на английском языке).
Можно добавить группу в диалог, чтобы быстро начать совместную работу с другими пользователями. Или можно добавить группу в качестве участника в папку, чтобы быстро поделиться содержимым с другими пользователями. Различными типами содержимого можно делиться с группами так же, как с отдельными пользователями. Единственными элементами, которыми вы не можете делиться с группой, являются коллекции и публичные ссылки или ссылки участников.
Можно создавать собственные группы либо использовать заранее созданные администратором сервиса.
Ниже приведены некоторые советы по созданию и использованию групп.
- Не дублируйте группы. Используйте параметр Найти общие группы в меню группы, чтобы проверить, не существует ли уже нужная вам группа.
- Используйте значимое имя. Не используйте сокращенные имена групп. Имя должно быть значимым и понятным для пользователей.
- Правильно выберите настройки конфиденциальности для группы. Вы можете управлять тем, кто может искать и использовать данную группу, а также добавлять себя в эту группу. Можно создать группы следующих типов:
- Общая группа — все пользователи могут видеть общую группу и добавлять себя в нее. Следует проявлять осмотрительность при использовании таких групп. Например, при запуске проекта вам может потребоваться собрать отзывы всех пользователей данного проекта. Можно создать доступную для всех группу. Пользователи смогут добавляться в нее и оставлять отзывы о данном проекте.
- Private group — частную группу видят все пользователи, но они не могут добавляться в нее сами. Это полезно, например, когда участниками группы должны быть только определенные пользователи. Люди могут найти эту группу и делиться информацией с ее участниками. Например, можно создать группу для отдела проектирования. Пользователи, которые хотят взаимодействовать с этим отделом или поделиться с ним каким-то содержимым, могут добавить эту группу в качестве участника в диалог или папку.
- Закрытая группа — для группы этого типа обеспечивается наиболее строгий контроль участия. Группу видят только участники, и никто не может самостоятельно добавиться в нее. Например, небольшой группе пользователей необходимо обсудить предстоящее приобретение или проект. Об этом не должны знать другие сотрудники. Поэтому можно создать группу для ограниченного количества участников и контролировать доступ к важной информации.
- Группу можно добавить в любой элемент в качестве участника. При добавлении в группу или удалении из нее пользователи также добавляются в соответствующий элемент или удаляются из него. Если пользователь добавляется как отдельный пользователь, а не в составе группы, он остается участником до тех пор, пока не будет удален как отдельный пользователь.
- Если добавить группу в качестве участника элемента, которому требуется определенная роль пользователя, только пользователи с этой ролью смогут получить доступ к этому элементу. Например, если добавить в группу пользователя с ролью "Стандартный пользователь", а затем добавить эту группу в качестве участника репозитория, у стандартного пользователя не будет доступа к этому репозиторию, так как для доступа к репозиториям необходимо иметь роль "Корпоративный пользователь".
- При удалении группы ее участникам будет закрыт к соответствующим общим папкам, типам содержимого и диалогам.
- Группы можно использовать на мобильном устройстве и в настольном приложении, но управлять ими можно только в интерфейсе веб-приложения.
Для работы с группой просто выберите ее, как обычного пользователя, с которым хотите поделиться содержимым. Например, при открытии доступа к папке или диалогу введите имя группы в диалоговом окне "Участники". Выберите уровень разрешений (Просмотр, Соавтор и т. д.) для пользователей группы, а затем добавьте группу как участника в папку или диалог.