Использование метаданных

Метаданные используются для быстрой категоризации файлов и папок с помощью дополнительных описаний.

Возможно, администратор сервиса создал метаданные, специфические для вашей организации. Предположим, что вам нужно отследить время утверждения определенного элемента и утвердивших его пользователей. В этом случае необходимо создать метаданные с именем "Утверждение документа" с такими полями, как "Тип файла", "Создатель файла", "Утверждающий" и "Дата утверждения".

Затем утвержденные файлы можно переместить в одну папку и применить к этой папке метаданные. Все файлы в этой папке будут считаться утвержденными. Можно редактировать метаданные различных файлов, чтобы отображалась дата их утверждения, имя утвердившего пользователя и другие актуальные сведения.

Применять метаданные к файлам и папкам могут пользователи, имеющие роль ресурса "Владелец", "Менеджер" или "Соавтор". Пользователи с ролью ресурса "Просмотр" или "Выгрузка" могут только просматривать метаданные.

Метаданные автоматически создаются для элементов, которые хранятся в качестве цифровых активов. Создавать дополнительные метаданные могут только администраторы сервиса. Если вам требуются метаданные, обратитесь к администратору.

Чтобы начать использовать метаданные, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите файл или папку, в которую требуется добавить метаданные, и нажмите Значок боковой панели, чтобы открыть боковую панель.
  2. В раскрывающемся меню панели выберите Теги и метаданные.
  3. Нажмите Значок управления свойствами, чтобы открыть список доступных метаданных.
  4. Выберите имя метаданных, которые требуется использовать, и нажмите Сохранить.
  5. Поля, созданные для метаданных, отображаются на боковой панели. Введите необходимые данные. Следует помнить, что если метаданные настраивается для папки, введенные данные будут применяться ко всем файлам в этой папке.

    К значениям полей, которые могут вводиться пользователи, применяются следующие ограничения:

    • Текст: не более 1000 символов. Не должны входить символы # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Число: не более 15 символов. Должно быть целым числом, без десятичных знаков.
  6. По завершении нажмите Сохранить.