Používanie metadát

Metadáta sa používajú na rýchlu kategorizáciu súborov a priečinkov pomocou ďalších popisov.

Administrátor služby mohol vytvoriť metadáta špecifické pre vašu organizáciu. Napríklad potrebujete sledovať, kedy je položka schválená ďalšími osobami a kto ju schválil. Mohli by sa preto vytvoriť metadáta s názvom Schválenie dokumentu, ktoré majú polia ako typ súboru, pôvodca súboru, schvaľovateľ a čas schválenia.

Potom môžete všetky súbory, ktoré boli schválené, presunúť do jedného priečinka a metadáta použiť pre daný priečinok. Všetky súbory v priečinku budú identifikované ako schválené. Upraviť môžete metadáta pre rôzne súbory tak, aby sa zobrazoval dátum ich schválenia, schvaľovateľ a ďalšie súvisiace údaje.

Osoby s rolou prostriedku Vlastník, Správca alebo Prispievateľ môžu metadáta používať pre súbory a priečinky. Osoby s rolou prostriedku Pozorovateľ alebo S právami na stiahnutie si môžu pozrieť ľubovoľné nastavené metadáta.

Pre položky ukladané ako digitálne položky sa metadáta vytvárajú automaticky. Ďalšie metadáta môžu vytvárať len administrátori služby. Pri vývoji potrebných metadát preto spolupracujte s administrátorom.

Ako začať používať metadáta:

1. Vyberte súbor alebo priečinok, do ktorého chcete pridať metadáta, a kliknutím na ikonu otvorte bočný panel.
2. V rozbaľovacej ponuke v podokne vyberte položku Značky a metadáta.
3. Kliknutím na ikonu otvorte zoznam dostupných metadát.
4. Vyberte názov metadát, ktoré chcete použiť, a kliknite na tlačidlo Uložiť.
5. Na bočnom paneli sa zobrazia polia, ktoré boli vytvorené pre metadáta. Zadajte požadované informácie. Upozorňujeme, že ak ide o metadáta pre priečinok, všetky zadané informácie sa použijú pre všetky súbory v danom priečinku.

   Pre hodnoty polí, ktoré môžu používatelia zadať, platia nasledujúce obmedzenia:

   • Text: maximálne 1 000 znakov. Nemôže obsahovať znaky # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Číslo: maximálne 15 znakov. Musí to byť celé číslo, nie desatinné.
6. Po skončení kliknite na tlačidlo Uložiť.