Dela visualiseringar med hjälp av e-postscheman för arbetsböcker

Använd schemalagda e-postmeddelanden till att dela datavisualiseringar från en arbetsbok och hålla mottagarna uppdaterade med aktuella data.

Avsnitt:

Skapa e-postscheman för arbetsböcker

Du kan dela en visualisering från en arbetsbok genom att skapa ett schema för att skicka en PDF- eller PNG-version av visualiseringen via e-post. Ställ in leveransen till valda mottagare med e-postscheman för arbetsböcker.

Om du vill schemalägga leverans av visualiseringar måste din organisation ha konfigurerat e-postinställningar i Oracle Analytics. Se Ställ in en e-postserver för att leverera rapporter och Gränser för e-postleverans.

Du kan skapa scheman för en arbetsbok om du har applikationsrollen BI-tjänsteadministratör (eller en annan roll med behörighet att schemalägga arbetsböcker) och läs- och skrivbehörighet för arbetsboken. Om du är osäker på om du har de applikationsroller som krävs hör du med administratören.
I leveransscheman för arbetsböcker används filnamnet och arbetsbokens sökväg. Om en arbetsbok flyttas eller får ett nytt namn tar du bort det befintliga schemat och skapar ett nytt. Se Hantera e-postscheman och jobb för arbetsböcker.
Du kan skapa scheman för arbetsböcker i Delade mappar. Arbetsböcker i Mina mappar är inte åtkomliga för andra.
Du kan ange att ett schema ska upprepas varje timme, dagligen, varje vecka, varje månad eller varje år.
E-postscheman för arbetsböcker saknar stöd för anpassade insticksprogramstillägg, filterfältsobjekt och trendlinjer.
English-US är det enda utdataspråk som stöds.

Spridningsscheman

Skapa ett spridningsschema för leverans av datavisualiseringar i arbetsböcker till mottagare om datavisualiseringarna innehåller konfidentiella data som åtkoms av specifika applikationsroller och användargrupper som är konfigurerade i Oracle Analytics. Varje mottagare får en anpassad datavisualisering baserat på mottagarens konfigurerade dataåtkomst istället för den konfigurerade dataåtkomsten för den administratörsanvändare som skapar schemat. Se Skapa ett e-postschema med spridning för arbetsböcker

Spridning är tillgängligt för scheman som skapats från arbetsböcker som är sparade i Delade mappar.
Spridning är som standard avaktiverat när du börjar skapa ett nytt schema.
Med spridning kan du inte skicka visualiseringar till externa mottagare som inte redan är konfigurerade i Oracle Analytics.
När du använder spridning kan du lägga till upp till 100 mottagare som är enskilda användare eller applikationsroller som konfigurerats i Oracle Analytics. Om du till exempel lägger till applikationsrollen BI-konsument som en mottagare och fler än 100 användare har tilldelats den rollen kan schemat inte skicka visualiseringen till fler mottagare efter de första 100 mottagarna.

Hantera scheman

Du kan hantera befintliga e-postscheman för arbetsböcker, kontrollera statusen på schemalagda jobb och visa, redigera och ta bort scheman. Se Hantera e-postscheman och jobb för arbetsböcker.

E-postscheman för arbetsböcker redigeras av schemats skapare och alla användare med samma åtkomst- och redigeringsbehörighet för arbetsboken. Datavisualiseringarna som delas med mottagarna är baserade på den konfigurerade dataåtkomsten för administratörsanvändaren som redigerar och sparar ändringar av schemat.
När ett e-postschema för arbetsböcker har skapats från arbetsboken och datavisualiseringarna i en arbetsbok redigeras återspeglas de sparade ändringarna i arbetsbokens datavisualiseringar i de schemalagda e-postmeddelandena. Det här baseras på den konfigurerade dataåtkomsten för administratörsanvändaren som sparade schemat.
När du sprider e-postscheman för arbetsböcker med fler än en mottagare utlöser det jobb för alla mottagare i schemat oavsett om de är enskilda användare eller medlemmar av en applikationsroll. Varje mottagare får en anpassad version av en datavisualisering baserat på mottagarens konfigurerade dataåtkomst i Oracle Analytics.

Skapa ett e-postschema för arbetsböcker

Du kan ställa in ett schema för att dela datavisualiseringar från valda ritytor i arbetsboken med avsedda mottagare. Du kan skicka datavisualiseringar som PDF-filer, XLSX-filer eller bildfiler i PNG-format genom att bifoga dem till schemalagda e-postmeddelanden.

Du kan skapa scheman för en arbetsbok om du har applikationsrollen BI-tjänsteadministratör (eller en annan roll med behörighet att schemalägga arbetsböcker) och läs- och skrivbehörighet för arbetsboken. Om du är osäker på om du har de applikationsroller som krävs hör du med administratören.

Obs! När du delar till Excel-format kan du inkludera en visualisering från ritytor som innehåller tabell- eller pivottabellvisualiseringar. När du delar till PDF eller bildformat kan du inkludera högst fem ritytor.

Gå till hemsidan, håll muspekaren över en arbetsbok, klicka på Åtgärder och välj Schema.
På fliken Schema klickar du på Nytt.
På fliken Format kan du ändra schemats standardnamn i fältet Namn om det behövs.
I fältet Format väljer du ett format i vilket innehållet ska delas:
- Acrobat (pdf) – För Acrobat-filer (PDF) väljer du upp till fem ritytor du vill dela i fältet Rityta och ändrar standardstorleken för sidor i fältet Storlek.
- Bild (png) – För bildfiler (PNG) väljer du upp till fem ritytor du vill dela i fältet Rityta.
- Excel (xlsx) – För Excel-filer (XLSX) väljer du en rityta med tabell- eller pivottabellvisualiseringar i fältet Rityta och i fältet Visualisering väljer du den visualisering du vill dela.
På fliken Schema väljer du ett startdatum och en starttid.
Valfritt: Välj Upprepa om du vill skapa ett återkommande schema.
På fliken E-post anger du mottagare.
Du kan lägga till Oracle Analytics-användare, applikationsroller och e-postadresser till externa mottagare. Avgränsa flera e-postadresser med ett kommatecken, till exempel jenny.gran@abc.com,sebastian.alm@abc.com. Alla mottagare får visualiseringarna baserat på den konfigurerade dataåtkomsten för administratörsanvändaren som skapat schemat.
Valfritt: Aktivera Spridning om datavisualiseringarna har konfigurerats för spridning och innehåller konfidentiella data som specifika applikationsroller och användargrupper har åtkomst till.
Ange ett ämne och ett meddelande. Klicka på Länk i e-postmeddelandet och välj:
- Lägg till en URL-länk till arbetsboken
- Lägg till en URL-länk för att ladda ned utdata
Obs!:
Om din organisation har konfigurerat en personlig webbadress för Oracles analysmoln kan administratören välja att använda den personliga webbadressen i länkar till visualiseringar (i stället för standardadressen) med en systeminställning. Se Systeminställningar – använd personlig webbadress för att dela innehåll via e-post.
Du kan också lägga till en PNG-bild av dina datavisualiseringar i e-postmeddelandets text genom att klicka på Utdatabild.
Du kan ändra storlek på den tillagda bilden så att den visas optimalt genom att placera muspekaren över bilden samt klicka och dra i det högra hörnet för att öka eller minska storleken.
Klicka på Spara.

Skapa ett e-postschema med spridning för arbetsböcker

Skapa ett spridningsschema för e-post för arbetsböcker för leverans av datavisualiseringar till mottagare om datavisualiseringarna innehåller konfidentiella data som åtkoms av specifika applikationsroller och användargrupper som är konfigurerade i Oracle Analytics. Varje mottagare får en anpassad datavisualisering baserat på mottagarens konfigurerade dataåtkomst istället för den konfigurerade dataåtkomsten för den administratörsanvändare som skapar schemat.

Du kan skapa scheman med spridning för en arbetsbok om du har applikationsrollen BI-tjänsteadministratör (eller en annan roll med behörighet att schemalägga arbetsböcker med spridning) och läs- och skrivbehörighet för arbetsboken. Om du är osäker på om du har de applikationsroller som krävs hör du med administratören.

Gå till hemsidan, håll muspekaren över en arbetsbok som innehåller ritytan och visualiseringarna du vill dela, klicka på Åtgärder och välj Schema.
Skapa ett schema eller redigera ett befintligt.
På fliken E-post aktiverar du alternativet Spridning och anger mottagarna.
Valfritt: Ange ett ämne och ett meddelande.
Klicka på Spara.

Hantera e-postscheman och jobb för arbetsböcker

Du kan kontrollera statusen på schemalagda jobb och visa, redigera och ta bort e-postscheman för arbetsböcker.

Du kan hantera scheman för en arbetsbok om du har applikationsrollen BI-tjänsteadministratör (eller en annan roll med behörighet att schemalägga arbetsböcker) och läs- och skrivbehörighet för arbetsboken. Om du är osäker på om du har de applikationsroller som krävs hör du med administratören.

Gå till hemsidan, håll muspekaren över arbetsboken som innehåller ritytan och visualiseringarna du vill dela, klicka på Åtgärder och välj Schema.
Klicka på namnet på ett schema som du vill redigera.
Valfritt: Klicka på Åtgärder och välj Kör om du vill köra ett schema manuellt.
Du tar bort ett schema genom att välja schemat, klicka på Åtgärder och sedan på Ta bort.
Valfritt: Klicka på fliken Historik om du vill kontrollera statusen på tidigare schemalagda jobb.
Klicka på Spara.
Valfritt: Du kan inspektera förloppet för dina schemalagda jobb genom att gå in på sidan Hem, klicka på Navigator, Jobb och Filter och sedan välja Arbetsbok. Välj ett jobb i ett schema och klicka på Inspektera.