ทำความเข้าใจเกี่ยวกับโฟลเดอร์ของไฟล์ที่ตรวจสอบ

คุณสามารถกำหนดให้การอิมปอร์ตและการบันทึกไฟล์จากโฟลเดอร์ที่ตรวจสอบในคอมพิวเตอร์เป็นแบบอัตโนมัติ เมื่อสร้างงานการอิมปอร์ต คุณสามารถกำหนดโฟลเดอร์ใดก็ได้เป็นโฟลเดอร์ที่ตรวจสอบ จากนั้น ตัวประมวลผลการอิมปอร์ตจะตรวจสอบโฟลเดอร์ดังกล่าวและประมวลผลไฟล์ทั้งหมด นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างงานการอิมปอร์ต โดยที่สั่งให้ตัวประมวลผลการอิมปอร์ตอ่านไฟล์ลิสต์ (ข้อความ) ที่มีรายชื่อไฟล์ที่จะอิมปอร์ต พร้อมด้วยเมตะดาต้าของไฟล์

ลองดูสถานการณ์ที่พนักงานของหน่วยงานสแกนรายงานค่าใช้จ่ายด้วยอุปกรณ์แบบมัลติฟังก์ชัน และเก็บไว้ในโฟลเดอร์เน็ตเวิร์กของบริษัท ในกรณีนี้ สิ่งที่ต้องใช้คืองานการอิมปอร์ตที่ใช้โฟลเดอร์เป็นประเภทที่มา และเอเจนต์การอิมปอร์ตไฟล์ในคอมพิวเตอร์ที่มีโฟลเดอร์รายงานค่าใช้จ่ายนั้นอยู่ ถ้าเอกสารที่สแกนมีปริมาณมาก คุณสามารถตั้งค่าเอเจนต์การอิมปอร์ตไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์หลายเครื่องที่มีสิทธิ์เข้าใช้โฟลเดอร์เน็ตเวิร์กนั้น ดังนั้น เอกสารที่สแกนจะอยู่ในโฟลเดอร์ย่อย และเอเจนต์การอิมปอร์ตไฟล์หลายอินสแตนซ์ที่ทำงานในคอมพิวเตอร์เครื่องต่างๆ จะสามารถประมวลผลโฟลเดอร์ย่อยได้ในเวลาเดียวกัน ตัวประมวลผลการอิมปอร์ตจะทำงานผ่านงานการอิมปอร์ตโฟลเดอร์เพื่อตรวจสอบโฟลเดอร์นี้เป็นประจำ และทำงานผ่านเอเจนต์การอิมปอร์ตไฟล์เพื่อเรียกข้อมูลไฟล์ใหม่และแปลงเป็นแบทช์

เมื่อคุณสร้างงานอิมปอร์ตที่มาของโฟลเดอร์ คุณสามารถระบุประเภทไฟล์ที่งานอิมปอร์ตควรตรวจสอบ: TIFF, PDF หรือทุกไฟล์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุว่าจะให้แต่ละไฟล์เป็นแบทช์แยกกัน หรือให้แบทช์ประกอบด้วยไฟล์ทั้งหมดที่เป็นประเภทเดียวกันหรือมีหลายประเภท แบทช์สามารถมีไฟล์ได้สูงสุด 500 ไฟล์ นอกจากนี้ ตัวประมวลผลการอิมปอร์ตยังมีทางเลือกให้คุณสามารถระบุลำดับในการประมวลผลไฟล์ประเภทใดประเภทหนึ่งได้ คุณสามารถเลือกที่จะลบไฟล์ที่มาหลังจากที่ประมวลผลแล้ว ในการคอนฟิเกอร์งานการอิมปอร์ตโฟลเดอร์ ให้ทำตามขั้นตอนใน คอนฟิเกอร์การอิมปอร์ตไฟล์จากโฟลเดอร์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างงานการอิมปอร์ต ซึ่งตัวประมวลผลการอิมปอร์ตจะใช้ตรวจสอบโฟลเดอร์และอ่านไฟล์ลิสต์ (ข้อความ) ที่มีเรคคอร์ดสำหรับระบุว่าจะต้องอิมปอร์ตอะไรเข้าสู่ Content Capture บ้าง เช่น ไฟล์ ไฟล์สิ่งที่แนบมา และสามารถเลือกที่จะให้มีค่าเมตะดาต้าที่จะระบุให้กับไฟล์ได้ ในการคอนฟิเกอร์งานการอิมปอร์ตไฟล์ลิสต์ ให้ทำตามขั้นตอนใน คอนฟิเกอร์การอิมปอร์ตไฟล์ลิสต์ หลังจากคอนฟิเกอร์งานการอิมปอร์ตแล้ว คุณจะต้อง ตั้งค่าเอเจนต์การอิมปอร์ตไฟล์