ใช้เมตะดาต้า

เมตะดาต้า ใช้เพื่อจัดชนิดไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณพร้อมคำอธิบายเพิ่มเติม

ผู้ดูแลบริการของคุณอาจสร้างเมตะดาต้าที่เฉพาะสำหรับหน่วยงานของคุณ ตัวอย่างเช่น บางทีคุณอาจต้องการติดตามว่าใครอนุมัติรายการและอนุมัติเมื่อใด คุณสามารถสร้างเมตะดาต้าที่ชื่อ "การอนุมัติเอกสาร" ซึ่งจะแสดงฟิลด์ต่างๆ เช่น ประเภทไฟล์ ผู้สร้างไฟล์ต้นฉบับ ผู้อนุมัติ และเวลาที่อนุมัติ

จากนั้นคุณจึงสามารถย้ายไฟล์ทั้งหมดที่ได้รับอนุมัติแล้วไปยังโฟลเดอร์หนึ่ง แล้วใช้เมตะดาต้ากับโฟลเดอร์นั้น ไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์จะได้รับการระบุว่าอนุมัติแล้ว คุณสามารถแก้ไขเมตะดาต้าสำหรับไฟล์ต่างๆ เพื่อแสดงวันที่อนุมัติ ผู้อนุมัติ และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

บุคคลที่มี บทบาททรัพยากร เป็นเจ้าของ ผู้จัดการ หรือผู้ให้ข้อมูล สามารถใช้เมตะดาต้ากับไฟล์และโฟลเดอร์ได้ บุคคลที่มีบทบาททรัพยากรเป็นผู้ดูหรือผู้ดาวน์โหลด สามารถดูเมตะดาต้าทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้ได้

เมตะดาต้าถูกสร้างโดยอัตโนมัติสำหรับรายการที่จัดเก็บเป็นข้อมูลดิจิตัล เฉพาะผู้ดูแลระบบของบริการเท่านั้นที่สร้างเมตะดาต้าเพิ่มเติมได้ โปรดทำงานร่วมกับผู้ดูแลระบบเพื่อสร้างเมตะดาต้าที่คุณต้องการ

ในการเริ่มใช้เมตะดาต้า ให้ดำเนินการดังนี้

1. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มเมตะดาต้าให้ และคลิก เพื่อเปิดแถบด้านข้าง
2. เลือก แท็กและเมตะดาต้า จากเมนูแบบดรอปดาวน์ของช่อง
3. คลิก เพื่อเปิดลิสต์เมตะดาต้าที่ใช้ได้
4. เลือกชื่อเมตะดาต้าที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก บันทึก
5. ฟิลด์ต่างๆ ที่สร้างไว้สำหรับเมตะดาต้าจะแสดงในแผงข้อมูลด้านข้าง ป้อนข้อมูลตามที่จำเป็น โปรดทราบว่าหากนี่เป็นเมตะดาต้าสำหรับโฟลเดอร์ ข้อมูลใดๆ ที่ป้อนไว้จะถูกนำไปใช้กับไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์นั้น

   ต่อไปนี้เป็นข้อจำกัดที่มีผลกับค่าของฟิลด์ที่ผู้ใช้สามารถป้อนได้

   • ข้อความ: สูงสุด 1,000 อักขระ ต้องไม่มี # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • ตัวเลข: สูงสุด 15 อักขระ ต้องเป็นจำนวนเต็ม และไม่มีจุดทศนิยม
6. คลิก บันทึก เมื่อดำเนินการเสร็จ