คุณอาจต้องทำงานร่วมกับผู้อื่นและใช้ข้อมูลร่วมกัน แต่คุณต้องแน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าใช้ข้อมูลดังกล่าว ประเภทการใช้ร่วมกันที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการใช้ร่วมกัน ดังนี้
ถ้าคุณใช้โฟลเดอร์ร่วมกับผู้อื่น และให้สิทธิ์บุคคลนั้นในการเพิ่มเนื้อหาในโฟลเดอร์ เนื้อหานั้นจะนับรวมกับโควต้าของพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าโฟลเดอร์ของคุณมีไฟล์ 500 เมกะไบต์ และหลังจากที่ใช้โฟลเดอร์ร่วมกัน ผู้ใช้อื่นเพิ่มไฟล์อีก 300 เมกะไบต์ รวมเป็น 800 เมกะไบต์จะนับรวมกับโควต้าของคุณ
หากคุณมีสิทธิ์เข้าใช้มากกว่า 100 โฟลเดอร์ (ทั้งที่คุณเป็นเจ้าของหรือใช้งานร่วมกับคุณ) ผลลัพธ์การค้นหาของคุณจะไม่สมบูรณ์ เนื่องจากการค้นหาถูกจำกัดไว้ที่ 100 โฟลเดอร์
ผู้ดูแลบริการของคุณรับผิดชอบในการจัดการ Oracle Content Management ให้กับหน่วยงานของคุณ บุคคลนั้นจะตั้งค่าปริมาณพื้นที่เก็บข้อมูลที่คุณสามารถใช้ ถ้าคุณต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อผู้ดูแลบริการ
หมายเหตุ:
หากผู้ดูแลระบบของคุณได้ใช้งานการทำงานร่วมกันของ Microsoft Office Online ผู้ดูจะสามารถเห็นการแสดงตัวอย่างไฟล์ได้ในเว็บไคลเอนต์เท่านั้น นอกจากนี้ ผูัดาวน์โหลดสามารถดูไฟล์ได้ใน Microsoft Office Online และผู้ให้ข้อมูลและผู้จัดการก็สามารถแก้ไขไฟล์ใน Microsoft Office Online ได้อีกด้วยนอกจากนี้ยังมีบทบาท เจ้าของ ที่มีสิทธิ์ในการจัดการโฟลเดอร์ทั้งหมด รวมถึงการลบโฟลเดอร์ด้วย
ผู้ให้ข้อมูลและผู้จัดการสามารถลบเนื้อหาและโฟลเดอร์ย่อย หากมีการลบรายการที่ใช้ร่วมกัน รายการดังกล่าวจะปรากฏขึ้นในโฟลเดอร์ถังขยะพร้อมกับระบุบุคคลที่เป็นเจ้าของรายการและบุคคลที่เป็นผู้ลบ
เมื่อทำงานร่วมกับคู่ค้าและผู้จำหน่ายภายนอก คุณจะสามารถระบุลิงค์ส่วนกลางไปยังไฟล์ที่มีการรักษาความปลอดภัยได้ เพื่อให้ทุกคนมีสิทธิ์เข้าใช้ในระดับที่เหมาะสม นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดรหัสการเข้าใช้และวันที่หมดอายุบนลิงค์เพื่อเพิ่มการรักษาความปลอดภัยให้มากขึ้น และยังสามารถควบคุมดูแลได้โดยการตรวจสอบว่าใครเข้าใช้ไฟล์ที่กำหนดให้ใช้ร่วมกันบ้างและเมื่อใด
ดูการใช้ร่วมกันแบบย่อ (ภาษาอังกฤษเท่านั้น)
ลิงค์ส่วนกลาง
ลิงค์ส่วนกลางจะให้สิทธิ์เข้าใช้ในไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะดังกล่าวเท่านั้น โดยจะไม่รวมถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์อื่นๆ
ผู้ดูแลบริการของคุณสามารถเลิกใช้ลิงค์ส่วนกลาง และสามารถกำหนดว่าใครสามารถเข้าใช้ลิงค์เหล่านั้นได้บ้าง (ทุกคนหรือเฉพาะผู้ใช้ที่รีจิสเตอร์)
เมื่อคุณสร้างลิงค์ส่วนกลาง คุณจะเพิ่มชื่อให้กับลิงค์ เพื่อให้คุณสามารถติดตามว่าถูกใช้ไปหรือไม่ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อความที่มีลิงค์ และเลือกสิทธิ์ใช้งานสำหรับลิงค์ได้ด้วย ซึ่งกำหนดว่าผู้รับทำอะไรได้บ้างกับลิงค์ คุณสามารถปรับบทบาทสูงสุดที่ใช้กับลิงค์ส่วนกลางได้ในการตั้งค่าของคุณ โดยเข้าใช้ผ่านทางเว็บเบราเซอร์ของคุณ ผู้ดูแลบริการของคุณอาจจำกัดบทบาทที่อนุญาตสำหรับลิงค์ส่วนกลางได้เช่นกัน บทบาทจะเป็นเช่นเดียวกับบทบาทที่ใช้เมื่อเพิ่มสมาชิกในโฟลเดอร์ (ผู้ดู, ผู้ดาวน์โหลด หรือผู้ให้ข้อมูล)
ขณะที่สร้างลิงค์ส่วนกลาง หากผู้ดูแลระบบของคุณอนุญาต คุณสามารถเลือกส่งลิงค์ให้กับ ทุกคน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถส่งให้กับคนที่ไม่มีแอคเคาท์ Oracle Content Management หรือคุณสามารถจำกัดผู้รับเป็น ผู้ใช้ที่รีจิสเตอร์ทั้งหมด ซึ่งเป็นบุคคลที่มีแอคเคาท์
คุณยังสามารถตั้งค่าวันที่หมดอายุที่เลือกระบุได้ที่กำหนดเวลาหยุดทำงานของลิงค์ส่วนกลาง และรหัสการเข้าใช้ รหัสการเข้าใช้สำหรับลิงค์ส่วนกลางจะเป็นเหมือนรหัสผ่าน คุณสามารถตั้งค่ารหัสการเข้าใช้และบุคคลที่ได้รับลิงค์จะต้องป้อนรหัสดังกล่าวก่อนจึงจะสามารถใช้ลิงค์ได้ ลักษณะดังกล่าวจะช่วยให้คุณมีวิธีการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมสำหรับลิงค์ส่วนกลางที่คุณส่ง คุณจำเป็นต้องส่งรหัสการเข้าใช้ให้แก่ผู้ที่ไดัรับลิงค์ เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้งานลิงค์ได้ มิฉะนั้น พวกเขาจะไม่สามารถเข้าใช้เนื้อหาที่เชื่อมโยงกับลิงค์นั้นได้
ลิงค์สมาชิก
ข้อกำหนดของลิงค์ชนิดนี้คือบุคคลนั้นต้องเป็นสมาชิกของโฟลเดอร์ และต้องเข้าสู่ระบบของแอคเคาท์ Oracle Content Management เพื่อใช้ลิงค์ดังกล่าว เมื่อคุณใช้ลิงค์สมาชิก คุณสามารถเลือก การเข้าใช้แบบออนไลน์ ซึ่งช่วยให้ผู้รับดูไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ลิงค์ ดาวน์โหลดโดยตรง เมื่อใช้ไฟล์ร่วมกัน ซึ่งช่วยให้ผู้รับสามารถดาวน์โหลดไฟล์โดยไม่ต้องดูได้