实施 Oracle Account Reconciliation Cloud Service 这样的帐户调节合规性解决方案需要掌握技术,但更需要一定的技巧。没有一种通用的实施方法。本节针对实施方法和格式设计这两个实施难题给出了一些最佳做法建议。
实施方法
实施方法是在您的组织中实施 Account Reconciliation 可以选用的方案。Oracle 建议您严格控制实施范围,以尽快取得可度量的成效。对于大多数公司,这表示需要调节的每个帐户都确实得到了调节。您可以使用“仅跟踪”实施方法来快速实现此目标,并尽可能减少业务中断。
“仅跟踪”实施方法
使用“仅跟踪”实施方法,您不需要改变人们执行调节的方式。只需要跟踪他们正在执行的工作。主要影响体现在格式设计上。在这类实施中,初期阶段您只需要采用一两种格式。用户使用这些简单的格式来附加完成的调节,调节通常是在 Excel 中执行的。Oracle 提供了一个“跟踪”格式样本,其中使用了标准格式。采用“仅跟踪”实施方法,您可以完全掌握调节流程的状态,并且可以集中访问各个调节本身。
格式设计
当用户适应此流程后,您可以着手实现第二个目标,例如确保执行的每个调节符合有效调节的标准。您需要通过有效的格式设计来实现此目标。最好在帐户类型级别设计调节格式。子分类帐支持的帐户(例如,应付帐款、应收帐款和固定资产)是最容易从“仅跟踪”格式迁移到自定义格式的帐户。最好在子分类帐余额加载实现自动化后迁移这些类型的帐户。这样,当源余额与子系统余额匹配时,用户可以立即认识到自动调节的好处。
子分类帐不支持并且需要使用某种帐户分析方法进行调节的帐户(例如预付、应计、备付和准备金)难度更大一些。对于这些类型的帐户,最佳做法是通过格式设计来引导用户完成他们需要执行的分析,从而确保高质量的调节。在格式设计中,您可以准确地自定义在输入调节项或余额解释时必须包括的信息。
您还可以添加规则来验证数据或者要求用户提供附件。例如,对于无形资产,您可以设置问题来评估余额构成项的质量,而不是要求用户提供构成项的一般说明,从而确保这些构成项应归入该帐户余额。在帐户类型级别实施自定义格式时,您可以首先在风险最高的帐户中应用,对需求不是很迫切的帐户尽量减少中断。