使用工作簿电子邮件调度共享可视化

使用调度的电子邮件共享工作簿中的数据可视化，并使收件人了解最新数据。

主题：

关于创建工作簿电子邮件调度

您可以从工作簿共享可视化，方法是创建调度以通过电子邮件发送 PDF 或 PNG 版的可视化。可使用工作簿电子邮件调度来设置面向所选收件人的传送。

要调度可视化传送，贵组织必须在 Oracle Analytics 中配置了电子邮件设置。请参见 "Set Up an Email Server to Deliver Reports" 和 "Email Delivery Limits"。

  • 如果您具有“BI 服务管理员”应用程序角色（或具有“调度工作簿”权限的任何角色），并且对工作簿具有“读写”访问权限，则可以为该工作簿创建调度。如果您不确定是否具有所需的应用程序角色，请与管理员核实。

  • 工作簿的传送调度使用文件名和工作簿路径。如果移动或重命名工作簿，请删除现有的调度并创建新调度。请参见管理工作簿电子邮件调度和作业。

  • 您可以为“共享文件夹”中的工作簿创建调度。其他人无法访问“我的文件夹”中的工作簿。

  • 您可以设置每小时、每天、每周、每月或每年重复一次的调度。

  • 您可以在电子邮件的主题和消息中使用系统变量 CURRENT_TIMESTAMP 和 USER，以在发送电子邮件时显示当前值。

  • 工作簿电子邮件调度不支持定制插件扩展、筛选器栏对象和趋势线。

  • 工作簿电子邮件调度使用工作簿作者保存的原始工作簿状态。如果电子邮件将发送给使用者用户，请务必注意，他们的筛选器个性化设置和保存的定制工作簿状态将被忽略。

  • 输出仅支持美国英语。

分别输出调度

如果数据可视化包含机密数据，且这些数据供 Oracle Analytics 中配置的特定应用程序角色和用户组访问，则创建将工作簿数据可视化传送到收件人的分别输出调度。每个收件人都会收到基于自身数据访问配置（而不是创建调度的管理员用户的数据访问配置）定制的数据可视化。请参见创建分别输出工作簿电子邮件调度

  • 分别输出可用于从保存在共享文件夹中的工作簿创建的调度。
  • 默认情况下，当您开始创建新调度时，分别输出处于禁用状态。
  • 分别输出不允许您向 Oracle Analytics 中尚未配置的外部收件人发送可视化。
  • 在使用分别输出时，最多可以添加 100 个收件人，这些收件人应是在 Oracle Analytics 中配置的单个用户或应用程序角色。例如，如果将应用程序角色 BI Consumer 添加为收件人，且为该角色分配了 100 多个用户，则该调度在向 100 个收件人发送可视化之后，无法再向其他收件人发送。

管理调度

您可以管理现有的工作簿电子邮件调度，检查调度作业的状态，并查看、编辑或删除调度。请参见管理工作簿电子邮件调度和作业。

  • 工作簿电子邮件调度由调度的作者或任何对工作簿具有相同访问和编辑权限的用户进行编辑。与收件人共享的数据可视化基于编辑调度并保存调度更改的管理员用户的数据访问配置。
  • 在从工作簿创建工作簿电子邮件调度后，如果编辑了工作簿中的数据可视化，则将根据保存该调度的管理员用户的数据访问配置，在调度的电子邮件中反映对工作簿数据可视化所做的已保存更改。
  • 具有多个收件人的分别输出工作簿电子邮件调度会针对调度中的每个收件人触发作业，而与收件人是单个用户还是属于应用程序角色无关。每个收件人都会收到基于其在 Oracle Analytics 中的数据访问配置定制的数据可视化版本。

引用系统变量

创建工作簿电子邮件调度时，可以在主题和消息中使用系统变量。

使用以下系统变量：
  • CURRENT_TIMESTAMP — 根据格式显示电子邮件传送的日期和时间。
  • USER — 对于非分别输出调度，显示运行调度的用户的用户名。对于分别输出调度，显示电子邮件收件人的用户名。

对于 USER 变量，Oracle Analytics 支持 {{USER}} 格式。对于 CURRENT_TIMESTAMP 变量，Oracle Analytics 支持 Oracle Java 日期和时间格式。

支持的格式 输出
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Monday, May 5, 2025 14:30:15

例如，假定您的用户名是 Tom B，并且创建了一个非分别输出电子邮件调度：

在“主题”字段中，输入 "Sales Dashboard for {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} from {{USER}}"。

收件人将看到：

Sales Dashboard for 2025-03-19 13:35:09 from Tom B

在“消息”字段中，输入 "This is the weekly update for the Sales Dashboard on {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} from {{USER}}."

收件人将看到：

This is the weekly update for the Sales Dashboard on Wednesday, Mar 19, 2025 from Tom B.

创建工作簿电子邮件调度

您可以设置一个调度来与预定收件人共享工作簿内选定画布中的数据可视化。您可以将数据可视化作为 PDF 文件、XLSX 文件或 PNG 格式的图像文件附加到调度的电子邮件中进行发送。

如果您具有“BI 服务管理员”应用程序角色或具有拥有“调度工作簿”权限的任何角色，并且对工作簿具有“读写”访问权限，则可以为该工作簿创建调度。如果您不确定是否具有所需的应用程序角色，请与管理员核实。
注：在共享为 Excel 格式时，可以包含具有表或数据透视表可视化的任何画布中的一个可视化。在共享为 PDF 或图像格式时，最多可以包含五个画布。
  1. 在主页上，将光标悬停在工作簿上，单击操作，然后选择调度。
  2. 在“调度”选项卡中，单击新建。
  3. 在“格式”选项卡中，根据需要使用名称字段更改调度的默认名称。
  4. 使用格式字段选择共享内容时采用的格式。
    • Acrobat (pdf) — 对于 Acrobat (PDF) 文件，使用画布字段选择要共享的画布（最多五个），并使用大小字段更改默认页大小。
    • 图像 (png) — 对于图像 (PNG) 文件，使用画布字段选择要共享的画布（最多五个）。
    • Excel (xlsx) — 对于 Excel (XLSX) 文件，使用画布字段选择一个具有表或数据透视表可视化的画布，并使用可视化效果字段选择要共享的可视化。
  5. 在调度选项卡中，选择开始日期和时间。
  6. 可选： 选择重复以创建重复调度。
  7. 在“电子邮件”选项卡中，输入收件人。
    您可以添加 Oracle Analytics 用户、应用程序角色和外部收件人的电子邮件地址。用逗号分隔多个电子邮件地址，例如 "jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com"。所有收件人收到的可视化都基于创建调度的管理员用户的数据访问配置。
  8. 可选： 如果为数据可视化配置了分别输出，而且数据可视化中包含由特定应用程序角色和用户组访问的机密数据，则启用分别输出。
  9. 输入主题和消息。在电子邮件中单击链接并选择：
    • 添加指向工作簿的 URL 链接
    • 添加指向下载输出的 URL 链接

    注：

    如果您的组织为 Oracle Analytics Cloud 设置了虚名 URL，管理员可以通过系统设置选择在可视化链接中使用虚名 URL（而不是标准 URL）。请参见系统设置 - 在电子邮件中使用虚名 URL 共享内容。

    您还可以通过单击输出图像在电子邮件正文中添加数据可视化的 PNG 图像。

    您可以调整添加的图像的大小以获得最佳显示效果，方法是将光标放在图像上，然后单击并拖动右角以增大或减小大小。

  10. 可选： 在主题或消息中使用系统变量显示当前日期、时间和发件人。将光标悬停在“主题”或“消息”标签上可查看文本在电子邮件中的显示效果预览。
  11. 单击保存。

创建分别输出工作簿电子邮件调度

如果数据可视化包含机密数据，且这些数据供 Oracle Analytics 中配置的特定应用程序角色和用户组访问，则创建将数据可视化传送到收件人的分别输出工作簿电子邮件调度。每个收件人都会收到基于自身数据访问配置（而不是创建调度的管理员用户的数据访问配置）定制的数据可视化。

如果您具有“BI 服务管理员”应用程序角色（或具有“调度支持分别输出的工作簿”权限的任何角色），并且对工作簿具有“读写”访问权限，则可以为该工作簿创建调度并启用分别输出。如果您不确定是否具有所需的应用程序角色，请与管理员核实。
  1. 在主页上，将光标悬停在包含要共享的画布和可视化的工作簿上，单击操作，然后选择调度。
  2. 创建调度或编辑现有调度。
  3. 在“电子邮件”选项卡中，启用分别输出并输入收件人。
  4. 可选： 输入主题和消息。
  5. 单击保存。

管理工作簿电子邮件调度和作业

您可以检查调度作业的状态，并查看、编辑或删除工作簿电子邮件的调度。

如果您具有“BI 服务管理员”应用程序角色（或具有“调度工作簿”权限的任何角色），并且对工作簿具有“读写”访问权限，则可以管理该工作簿的调度。如果您不确定是否具有所需的应用程序角色，请与管理员核实。
  1. 在主页上，将光标悬停在包含要共享的画布和可视化的工作簿上，单击操作，然后选择调度。
  2. 单击调度名称以对其进行编辑。
  3. 可选： 单击操作，然后选择运行以立即手动运行调度。
  4. 要删除调度，请选择调度，然后依次单击操作和删除。
  5. 可选： 单击历史记录选项卡以检查以前调度的作业的状态。
  6. 单击保存。
  7. 可选： 要检查调度作业的进度，请在主页中依次单击导航器、作业和筛选器，然后选择工作簿。选择调度作业，然后单击检查。