匯入交易配對的預先對映交易

第一個步驟是使用涉及匯入資料的交易配對來調節科目您可以匯入兩種資料類型：交易與餘額。

匯入交易

請注意下列有關匯入交易的資訊：

  • 交易一律匯入作為新交易，因為沒有方法更新先前匯入的交易。
  • 您一次只能針對「配對類型」執行一個匯入交易工作。然而，平行匯入可在不同的配對類型執行。使用 EPM Automate 匯入時也是如此。
  • 您可以指定在交易匯入結束時執行自動配對。根據管理員設定的規則，對匯入的資料進行自動配對。
  • 為了協助保持資料完整性，匯入期間發生的任何錯誤都將導致整個匯入被倒回，而且工作狀態會變成「失敗」。相反地，錯誤會被記錄下來，以便使用者可以修正錯誤並重新提交。
  • 匯入檔案以壓縮的 zip 檔案方式儲存在資料庫中，您可以從工作歷史記錄畫面進行下載。

  • 鎖定機制可在資料載入期間避免交易進一步發生變更。在資料載入期間，整個配對類型會被鎖定，並且對使用者顯示一則訊息，通知使用者這是暫時鎖定。

    仍可處理相同配對類型上的其他資料載入

  • 如果配對集中一或多個交易的「會計日期」早於「清除截止日期」，就不允許匯入交易。匯入日誌包含指出匯入失敗的錯誤訊息。這適用於與「調節相容性」整合的「交易配對」設定檔。
  • 匯入「交易配對」交易將會自動開啟沒有警告確認訊息的調節。請參閱設定 Account Reconciliation 中的關閉並鎖定期間。
  • 將檔案載入單一配對類型時，不支援平行處理。這適用於使用交易配對、資料管理及 EPM Automate 載入「交易配對」交易時。
  • 金額欄位的資料來源數字屬性總計最多 15 位數，精確度之後最多 12 位數。數字的差異計算會四捨五入至 2 位小數位數。支援總計最多 15 位數，不會損失任何精確度。例如，以下所有範例都有效：
    • 1234567890123.45
    • 12345678901234.5
    • 123456789012.345
    • 1234.56789012345

檔案格式

匯入檔案應該符合下列必備條件：

  • 檔案必須是逗號分隔值 (.csv) 格式。
  • 檔案應該包含標題列，其中包含符合資料來源定義中屬性 ID 的欄標題。
  • 檔案應該包含科目 ID 欄，以確定交易應該指派給哪一個調節。
  • 對於多個調節的交易可以在相同檔案中匯入，只要它們使用相同的「配對類型」。
  • 以下是載入檔案的範例：

    Account ID,Acctg Date,Amount,Invoice Number

    100-1003,20-APR-2019,1100.00,145292

    100-1003,19-APR-2019,461.68,145293

    100-1003,20-APR-2019,1550.00,145294

  • 檔案應該包含代表會計日期的必要日期欄，以確定交易所反映的會計期間。此日期指派給每個交易，用來執行所有期末計算。
  • 檔案應該包含必要的金額欄，以表示來自來源或子系統的交易金額。此結餘金額指派給每個交易，用來執行所有期末計算。
  • 如需資料來源中日期屬性格式的詳細資料，請參閱定義資料來源
  • 在檔案匯入中，反斜線 "\" 是特殊字元。系統會在反斜線保持「現狀」之後讀取下一個字元。若要從 .csv 檔案正確地載入包含反斜線的資料，您必須使用雙反斜線 \\。

匯入交易

若要匯入交易，請執行下列動作：

  1. 從首頁中，按一下應用程式，然後選取工作。
  2. 選取交易配對。
    「交易配對工作」頁籤的螢幕擷取畫面
  3. 在工作中，依序選取動作及匯入交易。
    匯入交易對話方塊的螢幕擷取畫面

  4. 為應該匯入的交易選取配對類型。

    系統會使用選取的配對類型，作為目前階段作業持續時間內後續「匯入交易」或「自動配對」工作的預設選取項目。若要為不同的配對類型執行「自動配對」，請變更「執行自動配對」對話方塊中的配對類型選取項目。

  5. 指定是否要在匯入完成之後執行自動配對。調節包含鎖定機制，可避免自動配對期間進一步發生變更。將會對使用者顯示一則暫時鎖定的相關訊息。

    註：

    如果您需要在不依靠匯入的情況下執行自動配對，請使用應用程式，然後依序使用工作和交易配對，最後選取動作功能表的執行自動配對。
  6. 在日期格式中，選取交易匯入檔案中日期欄位的格式。預設格式為 DD/MM/YYYY。而其他受支援的格式為 MM/dd/yyyy、dd/MM/yyyy、MM-dd-yyyy、d-M-yyyy 及 MMM d.yyyy。
  7. 對於每個資料來源，瀏覽至包含要匯入之交易的檔案，然後按一下提交。

  8. 提交工作之後，您可以在工作記錄頁籤上看到狀態。

    按一下重新整理，以檢查作業是否成功。

當匯入工作未在排定的維護工作開始之前完成時，匯入工作會中止。這會導致部分「交易配對」交易被載入並顯示在「交易」卡中。不過，因為後續處理任務未完成，所以交易資料會不一致，且不會顯示所載入交易的建立日期。如果匯入工作的狀態顯示為「已中止」，建議您先將交易從此工作中刪除，再重新匯入資料。您可以從「工作」卡的「交易配對」頁籤刪除交易。從工作的「動作」，選取刪除交易。

註：

若要瞭解將交易載入至已鎖定或已關閉期間的影響，請參閱關閉並鎖定期間。

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