使用者變數用作表單中的篩選條件，可讓使用者僅關注特定成員，例如部門。在將使用者變數與表單建立關聯之前，您必須建立使用者變數。透過使用者變數建立表單時，使用者在開啟表單之前必須先於偏好設定中選取變數的值。之後，只有表單上的變數為動態使用者變數時，使用者才能夠變更變數。否則，他們必須繼續在偏好設定中設定變數。例如，如果您建立名為「部門」的使用者變數，使用者必須先選取部門才能使用表單。
提示：
屬性是篩選表單的另一種方式。但除了依據屬性明確篩選 (例如「紅色」)，您也可以為屬性維度建立使用者變數，然後使用該使用者變數做為篩選條件。然後您可以將該使用者變數啟用為動態使用者變數，允許使用者在執行時期變更篩選條件的值。這是一個允許動態篩選的有用技巧。
使用者第一次為表單選擇變數時，必須在偏好設定中完成。此後，他們可以在偏好設定或表單中更新該變數。如需選取使用者變數做為成員的相關資訊，請參閱選擇使用者變數做為成員。