Ροή εργασίας σεναρίου

Εάν ο διαχειριστής συστήματος έχει ενεργοποιήσει τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Essbase, τότε οι ειδοποιήσεις αλλαγών σεναρίου αποστέλλονται στους αρμόδιους συμμετέχοντες του σεναρίου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου SMTP:

1. Συνδεθείτε στο Essbase ως διαχειριστής συστήματος.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κονσόλα".
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαμόρφωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Διαμόρφωση SMTP".

   Το SMTP ελέγχει το εξερχόμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

5. Εισαγάγετε τον κεντρικό υπολογιστή και τη θύρα SMTP της εταιρείας σας.
6. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασης της εταιρείας σας, και τον αποστολέα του μηνύματος ειδοποίησης.
7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Όταν ρυθμιστεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο SMTP, οι συμμετέχοντες του σεναρίου αρχίζουν να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν τα σενάριά τους αλλάζουν κατάσταση, κάτοχο, προτεραιότητα ή προθεσμία.

Κατά την προσθήκη χρηστών στο σύστημα, το πεδίο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι προαιρετικό. Εάν δεν συμπληρωθεί, τότε ο συγκεκριμένος χρήστης δεν μπορεί να λαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη κι αν συμμετέχει σε σενάρια.

Ένα υπάρχον σενάριο μπορεί να ενημερωθεί (δείτε ενέργεια ενημέρωσης στον πίνακα) λόγω αλλαγής του κατόχου, της προτεραιότητας ή της προθεσμίας. Εάν, για παράδειγμα, η προθεσμία του σεναρίου αλλάξει, τότε οι συμμετέχοντες θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα υποδεικνύει τη νέα προθεσμία. Η παλιά προθεσμία θα εμφανίζεται με διακριτή γραφή, ώστε να είναι σαφές ποιες πληροφορίες ενημερώθηκαν σχετικά με το σενάριο.

Για να δημιουργήσετε ένα σενάριο, ορίζετε γενικές πληροφορίες για το σενάριό σας, όπως η δημιουργία ενός ονόματος σεναρίου, η επιλογή μιας ημερομηνία προθεσμίας, η επιλογή μιας εφαρμογής και ενός κύβου και η επιλογή αν θα χρησιμοποιηθούν υπολογισμένες τιμές. Στη συνέχεια, προσθέτετε χρήστες και ορίζετε αν κάθε χρήστης θα είναι συμμετέχων ή υπεύθυνος έγκρισης.

1. Στο Essbase, συνδεθείτε ως χρήστης με δικαίωμα ενημέρωσης βάσης δεδομένων (ή ανώτερο) σε τουλάχιστον μία εφαρμογή.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Σενάρια.
3. Επιλέξτε Δημιουργία σεναρίου.
4. Στην καρτέλα "Γενικές πληροφορίες", εισαγάγετε ένα όνομα σεναρίου και επιλέξτε "Προτεραιότητα" (προαιρετικό), "Προθεσμία", "Εφαρμογή"και "Βάση δεδομένων" (κύβο). Θα εμφανιστούν μόνο οι εφαρμογές για τις οποίες έχετε τουλάχιστον δικαίωμα ενημέρωσης βάσης δεδομένων.
5. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Χρήση υπολογισμένων τιμών" αν θέλετε να συγχωνεύσετε υπολογισμένες τιμές με τιμές βάσης κατά την εκτέλεση δεσμών ενεργειών υπολογισμού σε σενάρια.
6. (Προαιρετικά) Καταχωρίστε μια περιγραφή.
7. Στην καρτέλα "Χρήστες", κάντε κλικ στο στοιχείο "Προσθήκη" για μια λίστα χρηστών.
8. Προσθέστε τους χρήστες που θέλετε.
9. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου "Προσθήκη χρηστών" .
10. Για κάθε χρήστη, διατηρήστε την προεπιλογή ("Συμμετέχων") ή επιλέξτε "Υπεύθυνος έγκρισης".
    Οι ρόλοι χρήστη σεναρίων καθορίζουν τη ροή εργασίας για το σενάριο.
11. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας.

Ως χρήστης σεναρίου, μπορείτε να μοντελοποιήσετε τμήματα δεδομένων στο δικό σας σενάριο.

1. Στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase, στη σελίδα "Εφαρμογές", κάντε κλικ στην επιλογή Σενάρια.
2. Στη σελίδα "Σενάρια", επιλέξτε το σενάριο στο οποίο θέλετε να μοντελοποιήσετε δεδομένα.
   • Μπορείτε να αναζητήσετε το σενάριο κατά όνομα στο πεδίο "Αναζήτηση" .
   • Μπορείτε να επιλέξετε την εφαρμογή σας από την αναπτυσσόμενη λίστα "Όλες οι εφαρμογές" και να κάνετε αναζήτηση σε αυτήν την εφαρμογή.
   • Αφού επιλέξετε την εφαρμογή, μπορείτε να περιορίσετε περαιτέρω την αναζήτησή σας επιλέγοντας τη βάση δεδομένων (τον κύβο) από την αναπτυσσόμενη λίστα "Όλες οι βάσεις δεδομένων" και να κάνετε αναζήτηση σε αυτόν το συγκεκριμένο κύβο.
3. Ανοίξτε το Smart View κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του Excel πριν από το όνομα σεναρίου.
4. Κάντε τις αλλαγές στα δεδομένα και εκτελέστε την ανάλυση what-if στο Smart View.

   Εάν αλλάξετε και υποβάλετε τιμές και αποφασίσετε ότι θέλετε να επιστρέψετε στις τιμές βάσης, μπορείτε να επαναφέρετε τη βάση, πληκτρολογώντας #Revert στα τροποποιημένα κελιά και επιλέγοντας Υποβολή δεδομένων στην κορδέλα Essbase του Smart View.

   Εάν ένα κελί στη βάση έχει μια τιμή, και θέλετε το αντίστοιχο κελί στο σενάριο να είναι #Missing, μπορείτε να στείλετε #Missing στο σενάριο ή μπορείτε να διαγράψετε την τιμή στο Smart View και να επιλεξετε Υποβολή δεδομένων στην κορδέλα Essbase του Smart View.

5. Συνεχίστε αυτήν τη διαδικασία μέχρι να είστε έτοιμοι να υποβάλετε τα δεδομένα για έγκριση.

Όταν υποβάλετε ένα σενάριο για έγκριση, κανένας δεν θα μπορεί να πραγματοποιήσει εγγραφή σε αυτό το σενάριο.

1. Στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase, συνδεθείτε ως κάτοχος της εφαρμογής ή του σεναρίου.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Σενάρια.
3. Στην ενότητα Ενέργειες, κάντε κλικ στην επιλογή Υποβολή .
4. (Προαιρετικό) Εισαγάγετε ένα σχόλιο.
5. Πατήστε OK.

Αφού ο κάτοχος του σεναρίου το υποβάλει για έγκριση, ο υπεύθυνος έγκρισης έχει την επιλογή να εγκρίνει ή να απορρίψει τις αλλαγές του σεναρίου και ο κάτοχος του σεναρίου ειδοποιείται για τη σχετική ενέργεια. Πρέπει να έχετε συνδεθεί ως υπεύθυνος έγκρισης για να έχετε τις επιλογές έγκρισης ή απόρριψης ενός σεναρίου.

1. Στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase, πατήστε "Σενάρια".
2. Δίπλα στο σενάριο που υποβλήθηκε, κάτω από τις "Ενέργειες"επιλέξτε "Έγκριση" ή "Απόρριψη" .
3. Εισαγάγετε ένα σχόλιο στο παράθυρο διαλόγου "Έγκριση" ή "Απόρριψη" .

Μπορείτε να εφαρμόσετε αλλαγές δεδομένων από τη σελίδα "Σενάριο" στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase ή χρησιμοποιώντας την εντολή υπολογισμού DATAMERGE.

Όταν εφαρμόζετε τις αλλαγές των δεδομένων, οι αλλαγές που είναι αποθηκευμένες εντός του σεναρίου αντικαθιστούν τα δεδομένα βάσης.

1. Στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase, πατήστε "Σενάρια".

2. Δίπλα στο εγκεκριμένο σενάριο, κάτω από τις Ενέργειες, κάντε κλικ στην Εφαρμογή.

3. Όταν σας ζητηθεί, αφήστε ένα προαιρετικό σχόλιο και επιβεβαιώστε την επιλογή σας.

• Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε τις αλλαγές των δεδομένων χρησιμοποιώντας την εντολή υπολογισμού DATAMERGE.
• Μετά την εφαρμογή ενός σεναρίου, μπορείτε να διαγράψετε το σενάριο για να χρησιμοποιήσετε πάλι το sandbox για αυτό το σενάριο.
• Οι διαχειριστές και ανώτεροι χρήστες των βάσεων δεδομένων μπορούν να εκτελέσουν μια δέσμη ενεργειών υπολογισμού για να εκτελέσουν DATAMERGE. Δεν χρειάζεται να έχουν προσδιοριστεί ως υπεύθυνοι έγκρισης σεναρίων για να το κάνουν αυτό.
• Μετά την εφαρμογή ενός σεναρίου, μπορεί να εφαρμοστεί ξανά, αλλά δεν μπορεί να αλλάξει.

Αν έχετε ρόλο Διαχειριστή υπηρεσίας ή αν είστε χρήστης ενός σεναρίου (συμμετέχων, υπεύθυνος έγκρισης ή κάτοχος), μπορείτε να αντιγράψετε το σενάριο. Μπορείτε να αντιγράψετε σενάρια σε οποιοδήποτε σημείο της ροής εργασιών του σεναρίου, πριν από τη Διαγραφή σεναρίου. Η κατάσταση έγκρισης του σεναρίου που αντιγράφετε γίνεται πάλι "Σε εξέλιξη".

1. Στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase, πατήστε "Σενάρια".
2. Κάντε κλικ στο μενού "Ενέργειες" για το σενάριο που θέλετε να αντιγράψετε και πατήστε "Αντιγραφή".
3. Εισαγάγετε το όνομα του σεναρίου και επιλέξτε τα συστατικά στοιχεία του σεναρίου που θα αντιγράψετε, όπως Υπεύθυνοι έγκρισης, Συμμετέχοντες, Σχόλιακαι Δεδομένα.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή OK.

Μπορείτε να διαγράψετε ένα σενάριο στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase.

1. Στο περιβάλλον εργασίας web του Essbase, πατήστε "Σενάρια".
2. Κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες για το σενάριο που θέλετε να διαγράψετε και επιλέξτε Διαγραφή.

Μπορείτε να εξετάσετε ένα σενάριο χρησιμοποιώντας μια προαιρετική ροή εργασίας έγκρισης.

Οι αναθέσεις ρόλων χρήστη σεναρίων καθορίζουν τη ροή εργασίας για σενάρια. Πρέπει να έχετε τουλάχιστον έναν υπεύθυνο έγκρισης για να ενεργοποιήσετε τη ροή εργασίας σεναρίου. Χωρίς υπεύθυνο έγκρισης, οι συμμετέχοντες δεν έχουν την επιλογή να υποβάλουν το σενάριο για έγκριση, για παράδειγμα, και δεν υπάρχει επιλογή έγκρισης ή απόρριψης του σεναρίου.

Η μόνη ενέργεια για σενάρια χωρίς έναν τουλάχιστον υπεύθυνο έγκρισης είναι η Εφαρμογή. Χωρίς υπεύθυνο έγκρισης, ο κάτοχος του σεναρίου μπορεί να αλλάξει τις τιμές δεδομένων στο σενάριο και να εφαρμόσει τις αλλαγές δεδομένων στον κύβο (ή να τις απορρίψει), χωρίς να περάσει από μια διαδικασία έγκρισης.

Ως Συμμετέχων, μπορείτε να συμμετέχετε σε μια ανάλυση υποθετικών σεναρίων. Οι Συμμετέχοντες πρέπει να έχουν ρόλο χρήστη "Ενημέρωση βάσης δεδομένων" ή "Πρόσβαση σε βάση δεδομένων". Η προσθήκη συμμετεχόντων δεν είναι υποχρεωτική.

Ως Υπεύθυνος έγκρισης, μπορείτε να παρακολουθείτε τη διαδικασία και να εγκρίνετε ή να απορρίπτετε σενάρια. Οι Υπεύθυνοι έγκρισης πρέπει να έχουν ρόλο "Πρόσβαση σε βάση δεδομένων" ή ανώτερο. Τα σενάρια μπορούν να έχουν πολλούς υπεύθυνους έγκρισης, οπότε και ο κάθε ένας πρέπει να εγκρίνει το σενάριο πριν υποβληθεί.

Οι συμμετέχοντες και οι υπεύθυνοι έγκρισης με ρόλο χρήστη Πρόσβαση σε βάση δεδομένων δεν μπορούν να κάνουν εγγραφή σε ένα σενάριο μέχρι να τους εκχωρηθεί πρόσβαση για εγγραφή μέσω ενός φίλτρου.

Οι συμμετέχοντες και οι υπεύθυνοι έγκρισης δεν είναι υποχρεωτικοί. Ο κάτοχος σεναρίου μπορεί να αλλάξει τις τιμές δεδομένων στο σενάριο και να οριστικοποιήσει τις αλλαγές δεδομένων στον κύβο (ή να τις απορρίψει), χωρίς να προσδιορίσει συμμετέχοντες ή υπεύθυνους έγκρισης.