Flujo de trabajo de escenario

Si el administrador del sistema ha activado los correos electrónicos salientes de Essbase, los participantes del escenario correspondiente recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se produzcan cambios en el escenario.

Para configurar las notificaciones de correo electrónico SMTP:

1. Conéctese a Essbase como administrador del sistema.
2. Haga clic en Consola.
3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.
4. Haga clic en el separador Configuración de SMTP.

   SMTP controla los correos electrónicos salientes.

5. Introduzca el host y puerto SMTP de su compañía.
6. Introduzca la dirección de correo electrónico y la contraseña de su compañía para el remitente del correo electrónico de notificación.
7. Haga clic en Guardar.

Cuando se configura el correo SMTP, los participantes del escenario empiezan a recibir correos electrónicos cuando sus escenarios cambian de estado, propiedad, prioridad o fecha de vencimiento.

Cuando se agregan usuarios al sistema, el correo electrónico es un campo opcional. Si no se ha rellenado, el usuario no podrá recibir correos electrónicos incluso aunque participe en los escenarios.

Un escenario existente se puede actualizar (consulte Acción de actualización en la tabla) para cambiar el propietario, la prioridad y la fecha de vencimiento. Si, por ejemplo, la fecha de vencimiento del escenario ha cambiado, los participantes recibirán un correo electrónico en el que se indica la nueva fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento antigua aparecerá tachada, para que no haya lugar a dudas sobre qué información del escenario se ha actualizado.

Para crear un escenario, especifique la información general sobre el escenario, incluidas la creación de un nombre de escenario, la selección de una fecha de vencimiento, la selección de una aplicación y un cubo, y la selección del uso (o no) de valores calculados. A continuación, agregue usuarios y especifique si son participantes o aprobadores.

1. En Essbase, conéctese como usuario con permiso de actualización de la base de datos (o superior) para, al menos, una aplicación.
2. Haga clic en Escenarios.
3. Haga clic en Crear escenario.
4. En el separador Información general, introduzca un nombre de escenario y seleccione Prioridad (opcional), Fecha de vencimiento, Aplicación y Base de datos (cubo). Solo se mostrará la aplicación para la que dispone del permiso mínimo de actualización de la base de datos.
5. Active Usar valores calculados para fusionar valores calculados con valores base al ejecutar scripts de cálculo en escenarios.
6. (Opcional) Introduzca una descripción.
7. En el separadorUsuarios, haga clic en Agregar en una lista de usuarios.
8. Agregue los usuarios que desee.
9. Cierre el cuadro de diálogo Agregar usuarios.
10. Mantenga el valor por defecto de cada usuario (Participante), o bien seleccione Aprobador.
    Los roles de usuario de escenario determinan el flujo de trabajo para el escenario.
11. Guarde los cambios.

Como usuario de escenario, puede modelar porciones de datos en su propio escenario.

1. En la interfaz web de Essbase, en la página Aplicaciones, haga clic en Escenarios.
2. En la página Escenarios, localice el escenario en el que quiere modelar los datos.
   • Puede buscar el escenario por nombre en el campo Buscar.
   • Puede seleccionar su aplicación en la lista desplegable Todas las aplicaciones y buscar en la aplicación.
   • Una vez que haya seleccionado la aplicación, puede continuar acotando la búsqueda seleccionando la base de datos (cubo) de la lista desplegable Todas las bases de datos y buscando en el cubo específico.
3. Inicie Smart View haciendo clic en el icono Excel , situado antes del nombre del escenario.
4. Modifique datos y realice un análisis de posibilidades en Smart View.

   Si cambia y envía valores, y decide que desea volver a los valores base, puede revertirlos a la base escribiendo #Revert en las celdas modificadas y seleccionando Enviar datos en la cinta de Essbase de Smart View.

   Si una celda en la base tiene un valor y desea que la celda correspondiente del escenario sea #Missing, puede enviar #Missing al escenario o suprimir el valor en Smart View y seleccionar Enviar datos en la cinta de Essbase de Smart View.

5. Siga este procedimiento hasta que esté listo para enviar los datos para su aprobación.

Después de enviar un escenario para su aprobación, nadie podrá escribir en él.

1. En la interfaz web de Essbase, conéctese como propietario de la aplicación o propietario del escenario.
2. Haga clic en Escenarios.
3. En Acciones, haga clic en Enviar .
4. (Opcional) Introduzca un comentario.
5. Haga clic en Aceptar.

Una vez que el propietario haya enviado el escenario para su aprobación, el aprobador puede aprobar o rechazar los cambios del escenario, acción que se notificará al propietario. Debe iniciar sesión como aprobador para poder aprobar o rechazar un escenario.

1. En la interfaz web de Essbase, haga clic en Escenarios.
2. Junto al escenario enviado, en Acciones, haga clic en Aprobar o Rechazar .
3. Introduzca un comentario en el cuadro de diálogo Aprobar o Rechazar.

Puede aplicar cambios en los datos en la página Escenario de la interfaz web de Essbase o mediante el comando de cálculo DATAMERGE.

Al aplicar cambios de datos, los cambios almacenados en el escenario sobrescriben los datos base.

1. En la interfaz web de Essbase, haga clic en Escenarios.

2. Junto al escenario aprobado, en Acciones, haga clic en Aplicar.

3. Cuando se le solicite, deje un comentario opcional y confirme su selección.

• También puede aplicar los cambios de los datos con el comando de cálculo DATAMERGE.
• Una vez se ha aplicado un escenario, puede suprimirlo a fin de reutilizar el sandbox para dicho escenario.
• Los gestores de bases de datos y superiores pueden ejecutar un script de cálculo para realizar una DATAMERGE. Para ello, no es necesario designarlos como aprobadores de escenario.
• Una vez aplicado un escenario, se puede volver a aplicar, pero no se puede cambiar.

Si tiene el rol de administrador de servicio, o si es un usuario de escenario (participante, aprobador o propietario), puede copiar un escenario. Puede copiar escenarios en cualquier punto del flujo de trabajo del escenario, antes de suprimir el escenario. El estado de aprobación del escenario copiado se restablece a En curso.

1. En la interfaz web de Essbase, haga clic en Escenarios.
2. Haga clic en el menú Acciones del escenario que desea copiar y, a continuación, en Copiar.
3. Introduzca el nombre del escenario y seleccione los componentes de escenario que desea copiar de Aprobadores, Participantes, Comentarios y Datos.
4. Haga clic en Aceptar.

Puede suprimir un escenario en la interfaz web de Essbase.

1. En la interfaz web de Essbase, haga clic en Escenarios.
2. Haga clic en el menú Acciones del escenario que desea suprimir y seleccione Suprimir.

Puede revisar un escenario con un flujo de trabajo de aprobación opcional.

Las asignaciones de rol de usuario de escenario determinan el flujo de trabajo de los escenarios. Debe tener al menos un aprobador para que se active el flujo de trabajo de escenario. Sin un aprobador, los participantes no tienen la opción de enviar el escenario para su aprobación, por ejemplo, ni se puede aprobar ni rechazar un escenario.

La única opción disponible en los escenarios que no disponen de al menos un aprobador es Aplicar. Si no hay aprobador, el propietario del escenario aún puede cambiar los valores de datos en el escenario y aplicar cambios de datos en el cubo (o rechazarlos) sin tener que realizar un proceso de aprobación.

Los participantes pueden participar en un análisis de posibilidades. Deben tener un rol de usuario de actualización de base de datos o de acceso a base de datos. La adición de participantes no es obligatoria.

Los aprobadores supervisan el proceso y aprueban, o rechazan escenarios. Deben tener un rol de acceso a base de datos o superior. Los escenarios pueden tener varios aprobadores, en cuyo caso, cada uno debe aprobar el escenario antes de poder enviarlo.

Los participantes y aprobadores que tienen el rol de usuario Acceso a base de datos no pueden escribir en un escenario hasta que se les otorgue acceso de escritura a través de un filtro.

Los participantes y aprobadores no son obligatorios. El propietario del escenario puede cambiar los valores de datos en el escenario y confirmar cambios de datos en el cubo (o rechazarlos) sin designar participantes o aprobadores.