Workflow de scénario

Si l'administrateur système a activé les courriels sortants d'Essbase, les participants de scénario concernés reçoivent des notifications par courriel en cas de modifications du scénario.

Pour configurer des notifications par courriel SMTP, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à Essbase en tant qu'administrateur système.
2. Cliquez sur Console.
3. Cliquez sur Configuration de la messagerie.
4. Cliquez sur l'onglet Configuration SMTP.

   SMTP contrôle les courriels sortants.

5. Saisissez l'hôte et le port SMTP de votre entreprise.
6. Entrez l'adresse électronique de votre entreprise et le mot de passe associé (ceux de l'expéditeur du courriel de notification).
7. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque le courriel SMTP est configuré, les participants de scénario reçoivent des courriels si le statut, la propriété, la priorité ou la date d'échéance de leurs scénarios sont modifiés.

Lorsque vous ajoutez des utilisateurs au système, l'adresse électronique est un champ facultatif. Si vous ne le remplissez pas, l'utilisateur concerné ne reçoit pas les courriels même s'il participe aux scénarios.

Vous pouvez mettre à jour un scénario existant (reportez-vous à Action de mise à jour dans le tableau) pour en modifier le propriétaire, la priorité ou la date d'échéance. Par exemple, si la date d'échéance du scénario est modifiée, les participants reçoivent un courriel les informant de la nouvelle date d'échéance. L'ancienne date d'échéance est barrée, il est donc facile de voir l'information du scénario qui a été modifiée.

Pour créer un scénario, spécifiez des informations générales à propos du scénario en créant un nom de scénario, en sélectionnant une date d'échéance, en sélectionnant une application et un cube, et en choisissant d'utiliser ou non les valeurs calculées. Ensuite, ajoutez des utilisateurs et définissez le rôle de chacun : participant ou approbateur.

1. Dans Essbase, connectez-vous en tant qu'utilisateur disposant de l'autorisation Mise à jour de la base de données (ou d'une autorisation supérieure) pour au moins une application.
2. Cliquez sur Scénarios.
3. Cliquez sur Créer un scénario.
4. Dans l'onglet Informations générales, entrez le nom du scénario et sélectionnez Priorité (facultatif), Date d'échéance, Application et Base de données (cube). Vous ne voyez que les applications pour lesquelles vous disposez d'une autorisation Mise à jour de la base de données ou d'une autorisation supérieure.
5. Activez l'option Utiliser les valeurs calculées pour fusionner les valeurs calculées avec les valeurs de base lors de l'exécution de scripts de calcul dans les scénarios.
6. (Facultatif) Saisissez une description.
7. Dans l'onglet Utilisateurs, cliquez sur Ajouter pour obtenir la liste des utilisateurs.
8. Ajoutez les utilisateurs de votre choix.
9. Fermez la boîte de dialogue Ajouter des utilisateurs.
10. Pour chaque utilisateur, conservez la valeur par défaut (Participant) ou sélectionnez Approbateur.
    Les rôles d'utilisateur de scénario déterminent le workflow pour le scénario.
11. Enregistrez les modifications.

En tant qu'utilisateur de scénario, vous pouvez modéliser des tranches de données dans votre propre scénario.

1. Dans l'interface Web Essbase, sur la page Applications, cliquez sur Scénarios.
2. Sur la page Scénarios, localisez le scénario dans lequel vous voulez modéliser des données.
   • Vous pouvez rechercher le scénario en saisissant son nom dans le champ Rechercher.
   • Vous pouvez sélectionner votre application dans la liste déroulante Toutes les applications et effectuer la recherche dans cette application.
   • Après avoir sélectionné l'application, vous pouvez affiner davantage votre recherche en sélectionnant la base de données (cube) dans la liste déroulante Toutes les bases de données et effectuer la recherche dans ce cube donné.
3. Lancez Smart View en cliquant sur l'icône Excel devant le nom du scénario.
4. Apportez des modifications aux données et réalisez l'analyse de simulation dans Smart View.

   Si vous modifiez et soumettez des valeurs, puis décidez de rétablir les valeurs de base, vous pouvez le faire en saisissant #Revert dans les cellules modifiées et en choisissant Soumettre les données dans le ruban Smart View Essbase.

   Si une cellule dans la base a une valeur, et que vous voulez que la cellule correspondante dans le scénario ait la valeur #Missing, vous pouvez envoyer #Missing au scénario ou supprimer la valeur dans Smart View et sélectionner Soumettre les données dans le ruban Smart View.

5. Poursuivez ce processus jusqu'à ce que vous soyez prêt à soumettre les données pour approbation.

Une fois que vous avez soumis un scénario pour approbation, personne ne peut écrire dans ce scénario.

1. Dans l'interface Web Essbase, connectez-vous en tant que propriétaire de l'application ou du scénario.
2. Cliquez sur Scénarios.
3. Sous Actions, cliquez sur Soumettre .
4. (Facultatif) Saisissez un commentaire.
5. Cliquez sur OK.

Une fois que le propriétaire du scénario l'a soumis pour approbation, l'approbateur peut approuver ou rejeter les modifications apportées au scénario. Le propriétaire du scénario est averti de l'action. Vous devez être connecté en tant qu'approbateur pour disposer des options permettant d'approuver ou de rejeter un scénario.

1. Dans l'interface Web Essbase, cliquez sur Scénarios.
2. En regard du scénario soumis, sous Actions, cliquez sur Approuver ou Rejeter .
3. Entrez un commentaire dans la boîte de dialogue Approuver ou Rejeter.

Vous pouvez appliquer des modifications de données à partir de la page Scénario dans l'interface Web Essbase ou en utilisant la commande de calcul DATAMERGE.

Lorsque vous appliquez des modifications de données, les modifications stockées dans le scénario écrasent les données de base.

1. Dans l'interface Web Essbase, cliquez sur Scénarios.

2. En regard du scénario approuvé, sous Actions, cliquez sur Appliquer.

3. Lorsque vous y êtes invité, laissez un commentaire (facultatif) et confirmez votre choix.

• Vous pouvez également appliquer des modifications de données à l'aide de la commande de calcul DATAMERGE.
• Lorsqu'un scénario a été appliqué, vous pouvez le supprimer et réutiliser le modèle d'environnement restreint pour ce scénario.
• Les gestionnaires de base de données et les rôles supérieurs peuvent exécuter un script de calcul pour effectuer une opération DATAMERGE. Ils n'ont pas besoin d'être désignés approbateurs de scénario pour réaliser cette opération
• Lorsqu'un scénario a été appliqué, il peut être réappliqué mais pas modifié.

Si vous disposez du rôle Administrateur de service ou que vous êtes un utilisateur de scénario (participant, approbateur ou propriétaire), vous pouvez copier un scénario. Vous pouvez le copier à n'importe quel moment du workflow, avant la suppression du scénario. Le statut d'approbation du scénario copié est redéfini sur En cours.

1. Dans l'interface Web Essbase, cliquez sur Scénarios.
2. Cliquez sur le menu Actions du scénario à copier et cliquez sur Copier.
3. Entrez le nom du scénario et sélectionnez les composants de scénario à copier à partir des zones Approbateurs, Participants, Commentaires et Données.
4. Cliquez sur OK.

Vous pouvez supprimer un scénario dans l'interface Web Essbase.

1. Dans l'interface Web Essbase, cliquez sur Scénarios.
2. Cliquez sur le menu Actions du scénario à supprimer et sélectionnez Supprimer.

Vous pouvez vérifier un scénario à l'aide d'un workflow d'approbation facultatif.

Les affectations de rôles utilisateur de scénario déterminent le workflow pour les scénarios. Vous devez disposer d'au moins un approbateur pour activer le workflow de scénario. Sans approbateur, les participants ne peuvent par exemple pas soumettre le scénario pour approbation. En outre, ils ne disposent d'aucune option leur permettant d'approuver ou de rejeter le scénario.

Sans au moins un approbateur, Appliquer est la seule action possible pour les scénarios. En l'absence d'approbateur, le propriétaire du scénario peut tout de même modifier des valeurs de données dans le scénario et appliquer des modifications de données dans le cube (ou les rejeter), sans passer par un processus d'approbation.

Les participants peuvent prendre part à une analyse par simulation. Ils doivent disposer du rôle utilisateur Mise à jour de la base de données ou Accès à la base de données. Il n'est pas obligatoire d'ajouter des participants.

Les approbateurs surveillent le processus et approuvent ou rejettent des scénarios. Ils doivent disposer du rôle Accès à la base de données ou d'un rôle supérieur. Plusieurs approbateurs peuvent être affectés à un même scénario. Dans ce cas, chacun d'entre eux doit approuver le scénario pour qu'il soit soumis.

Les participants et les approbateurs dotés du rôle utilisateur Accès à la base de données ne peuvent pas écrire dans un scénario tant qu'ils ne disposent pas de l'accès en écriture via un filtre.

Les participants et les approbateurs ne sont pas obligatoires. Le propriétaire du scénario peut modifier des valeurs de données dans le scénario et valider des modifications de données dans le cube (ou les rejeter) sans désigner de participants ou d'approbateurs.