Workflow dello scenario

Se l'amministratore del sistema ha abilitato i messaggi di posta elettronica in uscita da Essbase, i partecipanti dello scenario appropriato riceveranno notifiche di posta elettronica relative alle modifiche dello scenario.

Per impostare le notifiche di posta elettronica SMTP, effettuare le operazioni riportate di seguito.

1. Eseguire il login a Essbase come amministratore del sistema.
2. Fare clic su Console.
3. Fare clic su Configurazione posta elettronica.
4. Fare clic sulla scheda Configurazione SMTP.

   Il protocollo SMTP controlla la posta in uscita.

5. Immettere l'host e la porta SMTP della società.
6. Immettere l'indirizzo di posta elettronica e la password della società del mittente del messaggio di notifica.
7. Fare clic su Salva.

Dopo l'impostazione della posta SMTP, i partecipanti dello scenario iniziano a ricevere messaggi di posta elettronica quando vengono modificati alcuni dettagli, quali lo stato, la proprietà, la priorità o la data di scadenza, dei relativi scenari.

Quando gli utenti vengono aggiunti al sistema, il campo di posta elettronica è facoltativo. Se il campo non è impostato, l'utente non potrà ricevere i messaggi di posta elettronica, anche nel caso in cui partecipi agli scenari.

È possibile aggiornare uno scenario (vedere Azione di aggiornamento nella tabella) per modificare il proprietario, la priorità o la data di scadenza. Ad esempio, se si modifica la data di scadenza, i partecipanti riceveranno un messaggio di posta elettronica con l'indicazione della nuova data di scadenza. La data di scadenza precedente verrà visualizzata con lo stile barrato, che indica con chiarezza quale informazione dello scenario è stata aggiornata.

Per creare uno scenario, è necessario specificarne le informazioni generali, effettuando operazioni quali la creazione del nome, la selezione della data di scadenza, la selezione di un'applicazione e di un cubo e la scelta relativa all'uso di valori calcolati. In seguito si aggiungono gli utenti e si definisce ogni utente come partecipante o come approvatore.

1. In Essbase eseguire il login come utente dotato dell'autorizzazione Aggiornamento database (o superiore) ad almeno un'applicazione.
2. Fare clic su Scenari.
3. Fare clic su Crea scenario.
4. Nella scheda Informazioni generali immettere il nome dello scenario e selezionare Priorità (facoltativo), Data di scadenza, Applicazione e Database (il cubo). Verranno visualizzate solo le applicazioni per le quali si dispone dell'autorizzazione di aggiornamento del database minima.
5. Attivare Usa valori calcolati se si desidera unire i valori calcolati ai valori di base durante l'esecuzione degli script di calcolo negli scenari.
6. Immettere una descrizione (facoltativo).
7. Nella scheda Utenti fare clic su Aggiungi per una lista di utenti.
8. Aggiungere gli utenti desiderati.
9. Chiudere la finestra di dialogo Aggiungi utenti.
10. Per ogni utente, conservare l'impostazione predefinita (Partecipante) oppure selezionare Approvatore.
    Le regole utente per gli scenari determinano il workflow per lo scenario.
11. Salvare le modifiche.

Gli utenti degli scenari possono modellare le sezioni dei dati negli scenari di cui sono proprietari.

1. Nella pagina Applicazioni dell'interfaccia Web di Essbase fare clic su Scenario.
2. Nella pagina Scenario individuare lo scenario in cui si desidera modellare i dati.
   • È possibile cercare lo scenario in base al nome nel campo Cerca.
   • È possibile selezionare l'applicazione nell'elenco a discesa Tutte le applicazioni ed effettuare la ricerca all'interno dell'applicazione selezionata.
   • Dopo aver selezionato l'applicazione, è possibile limitare ulteriormente l'ambito della ricerca selezionando il database (cubo) nell'elenco a discesa Tutti i database, quindi effettuare la ricerca all'interno del cubo selezionato.
3. Avviare Smart View facendo clic sull'icona Excel prima del nome dello scenario.
4. Modificare i dati ed eseguire l'analisi what-if in Smart View.

   Se si modificano e sottomettono i valori e in seguito si desidera tornare ai valori di base, è possibile ripristinare i valori di base digitando #Revert nelle celle modificate e scegliendo Sottometti dati nella barra multifunzione Essbase di Smart View.

   Se una cella della base contiene un valore e si desidera che la cella corrispondente nello scenario abbia il valore #Missing, è possibile inviare #Missing allo scenario oppure eliminare il valore in Smart View e selezionare Sottometti dati nella barra multifunzione Essbase di Smart View.

5. Continuare il processo finché non si sarà pronti a sottomettere i dati per l'approvazione.

Dopo la sottomissione di uno scenario per l'approvazione, nessuno potrà eseguire operazioni di scrittura nello scenario.

1. Nell'interfaccia Web di Essbase, eseguire il login come proprietario dell'applicazione o dello scenario.
2. Fare clic su Scenari.
3. In Azioni fare clic su Sottometti .
4. (Facoltativo) Immettere un commento.
5. Fare clic su OK.

Dopo la sottomissione per l'approvazione da parte del proprietario, l'approvatore può approvare o rifiutare le modifiche apportate e il proprietario dello scenario riceve una notifica relativa all'azione effettuata. Le opzioni di approvazione o rifiuto dello scenario sono disponibili solo se ci si è collegati come approvatori.

1. Nell'interfaccia Web di Essbase fare clic su Scenari.
2. Accanto allo scenario sottomesso, sotto Azioni, fare clic su Approva o su Rifiuta .
3. Immettere un commento nella finestra di dialogo Approva o Rifiuta.

È possibile applicare le modifiche ai dati dalla pagina Scenario nell'interfaccia Web di Essbase oppure utilizzando il comando di calcolo DATAMERGE.

Quando si applicano le modifiche apportate ai dati, le modifiche memorizzate nello scenario sovrascrivono i dati di base.

1. Nell'interfaccia Web di Essbase fare clic su Scenari.

2. Accanto allo scenario approvato, in Azioni fare clic su Applica.

3. Quando richiesto, lasciare un commento facoltativo e confermare la selezione.

• Per applicare le modifiche apportate ai dati è inoltre possibile usare il comando di calcolo DATAMERGE.
• Dopo aver applicato uno scenario, è possibile eliminarlo per riutilizzarne la sandbox specifica.
• Se si dispone del ruolo Gestione database o di un ruolo superiore, è possibile eseguire uno script di calcolo per eseguire un'operazione DATAMERGE. Per le persone con questo ruolo non è necessario essere designati come approvatori di scenari per tali esecuzioni.
• Dopo essere stato applicato, lo scenario può essere applicato di nuovo, ma non modificato.

Se si dispone del ruolo Amministratore servizi o si agisce in qualità di utente dello scenario (partecipante, approvatore o proprietario), è possibile copiare lo scenario. È possibile copiare gli scenari in qualsiasi punto del workflow prima del passo Elimina scenario. Lo stato di approvazione dello scenario copiato verrà reimpostato su In corso.

1. Nell'interfaccia Web di Essbase fare clic su Scenari.
2. Fare clic sul menu Azioni per lo scenario da copiare e fare clic su Copia.
3. Immettere il nome dello scenario e selezionare i componenti dello scenario da copiare in Approvatori, Partecipanti, Commenti e Dati.
4. Fare clic su OK.

È possibile eliminare uno scenario nell'interfaccia Web di Essbase.

1. Nell'interfaccia Web di Essbase fare clic su Scenari.
2. Fare clic sul menu Azioni per lo scenario che si desidera eliminare e selezionare Elimina.

È possibile esaminare uno scenario utilizzando un workflow di approvazione facoltativo.

Le assegnazioni dei ruoli utente di scenario determinano il workflow per gli scenari. Per abilitare il workflow dello scenario è necessario disporre di almeno un approvatore. Senza un approvatore, ad esempio, i partecipanti non hanno la possibilità di sottoporre lo scenario per l'approvazione e non è disponibile alcuna opzione per approvare o rifiutare lo scenario.

L'unica azione disponibile per gli scenari privi di almeno un approvatore è Applica. In assenza di un approvatore, il proprietario dello scenario può comunque modificare i valori dei dati nello scenario e applicare al cubo le modifiche apportate ai dati (oppure rifiutarle) senza attivare il processo di approvazione.

I partecipanti possono partecipare a un'analisi what-if. Devono disporre del ruolo utente Aggiornamento database o Accesso a database. L'aggiunta dei partecipanti non è obbligatoria.

Gli approvatori monitorano il processo e approvano o rifiutano gli scenari. Devono disporre del ruolo Accesso a database o di un ruolo superiore. Gli scenari possono avere più approvatori; in questo caso, lo scenario dovrà essere approvato da ogni approvatore prima di essere sottomesso.

I partecipanti e gli approvatori che dispongono del ruolo utente Accesso a database non possono eseguire operazioni di scrittura in uno scenario finché non verrà loro concesso l'accesso in scrittura tramite un filtro.

I partecipanti e gli approvatori non sono obbligatori. Il proprietario dello scenario può modificare i valori dei dati nello scenario ed eseguire il commit delle modifiche nel cubo (oppure rifiutarle) senza designare i partecipanti o gli approvatori.