Workflow-ul pt. scenarii

Dacă administratorul de sistem a activat trimiterea de e-mailuri din Essbase, participanţii la scenariu vor primi înştiinţări prin e-mail când scenariul se modifică.

Pentru a configura SMTP pt. înştiinţările prin e-mail

1. Conectaţi-vă ca administrator de sistem la Essbase.
2. Faceţi clic pe Consolă.
3. Faceţi clic pe Configuraţie e-mail.
4. Faceţi clic pe fila Configuraţie SMTP.

   SMTP controlează e-mailurile trimise.

5. Introduceţi gazda şi portul SMTP ale companiei dvs.
6. Introduceţi adresa de e-mail din compania dvs. şi parola, a expeditorului e-mailului de notificare.
7. Faceţi clic pe Salvare.

După ce este configurat SMTP pt. e-mailuri, participanţii la scenarii vor începe să primească e-mailuri când se schimbă starea, responsabilul (proprietarul), prioritatea sau data scadentă a scenariilor la care participă.

Când se adaugă utilizatori în sistem, adresa de e-mail este un câmp opţional. Dacă acest câmp nu a fost completat, acel utilizator nu va putea primi e-mailuri chiar dacă participă la scenarii.

Un scenariu existent poate fi actualizat (consultaţi Acţiune de actualizare în tabel) în următoarele moduri: prin schimbarea responsabilului, a priorităţii sau a datei scadente.. Dacă de exemplu se modifică data scadentă a scenariului, participanţii vor primi un e-mail prin care vor fi informaţi care este noua dată scadentă. Vechea dată scadentă va apărea ca text tăiat cu o linie, astfel încât să fie clar ce informaţie s-a actualizat în scenariu.

Pentru a crea un scenariu, specificaţi informaţiile generale despre el, inclusiv numele şi data scadentă, selectaţi o aplicaţie şi un cub şi decideţi dacă să utilizaţi valorile calculate. Apoi adăugaţi utilizatorii şi stabiliţi pt. fiecare dacă este participant sau aprobator.

1. În Essbase, conectaţi-vă ca utilizator cu permisiunea "Actualizare bază de date" (sau una de nivel superior) pt. cel puţin o aplicaţie.
2. Faceţi clic pe Scenarii.
3. Faceţi clic pe Creare scenariu.
4. În fila Informaţii generale, introduceţi un nume de scenariu şi selectaţi o prioritate (opţional), data scadentă, aplicaţia şi baza de date (cubul). Veţi vedea numai aplicaţii pentru care aveţi permisiunea minimă de actualizare a bazei de date.
5. Activaţi opţiunea Utilizare valori calculate dacă doriţi să fuzionaţi valorile calculate cu cele de bază când rulaţi script-uri de calcul asupra scenariilor.
6. (Opţional) Introduceţi o descriere.
7. În fila Utilizatori, faceţi clic pe Adăugare pt. a vedea lista de utilizatori.
8. Adăugaţi utilizatorii.
9. Închideţi caseta de dialog Adăugare utilizatori.
10. Pentru fiecare utilizator, păstraţi valoarea prestabilită (Participant) sau selectaţi Aprobator.
    Rolurile din scenarii ale utilizatorilor stabilesc workflow-ul pt. scenarii.
11. Salvaţi modificările.

Ca utilizator al scenariului, puteţi modela sectoarele de date din propriul dvs. scenariu.

1. În interfaţa web Essbase, pe pagina Aplicaţii, faceţi clic pe Scenarii.
2. În pagina Scenarii, găsiţi scenariul în care doriţi să modelaţi datele.
   • Puteţi căuta scenariul după nume, în câmpul Căutare.
   • Puteţi selecta aplicaţia din lista derulantă Toate aplicaţiile şi puteţi apoi să căutaţi în acea aplicaţie.
   • După ce selectaţi aplicaţia, puteţi restrânge şi mai mult căutarea dacă selectaţi baza de date (cubul) din lista derulantă Toate bazele de date; puteţi apoi să căutaţi în acel cub.
3. Lansaţi Smart View printr-un clic pe pictograma Excel de lângă numele scenariului.
4. Modificaţi datele dacă doriţi, apoi efectuaţi analiza ipotetică în Smart View.

   Dacă modificaţi şi trimiteţi valori şi decideţi că doriţi să reveniţi la valorile de bază, puteţi restaura la valorile de bază introducând #Revert în celulele modificate şi selectând Trimitere date din panglica Smart View Essbase.

   Dacă o celulă din cele de bază are o valoare şi doriţi ca celula corespunzătoare din scenariu să fie #Missing, puteţi trimite #Missing în scenariu sau puteţi să ştergeţi valoarea din Smart View şi să selectaţi Trimitere date din panglica Smart View Essbase.

5. Continuaţi acest proces până când sunteţi pregătit să trimiteţi datele spre aprobare.

După ce trimiteţi un scenariu spre aprobare, nimeni nu va mai putea să scrie nimic în el.

1. În interfaţa web Essbase, conectaţi-vă ca proprietar al aplicaţiei sau proprietar al scenariului.
2. Faceţi clic pe Scenarii.
3. Sub Acţiuni, faceţi clic pe Trimitere .
4. (Opţional) Introduceţi un comentariu.
5. Faceţi clic pe OK.

După ce responsabilul scenariului îl trimite spre aprobare, aprobatorul poate să respingă sau să aprobe modificările din scenariu, iar responsabilul este înştiinţat cu privire la decizia luată. Pentru a putea aproba sau respinge un scenariu, trebuie să fiţi autentificat drept aprobator.

1. În interfaţa web Essbase, faceţi clic pe Scenarii.
2. În dreptul scenariului trimis, sub Acţiuni, faceţi clic pe Aprobare sau pe Respingere .
3. Introduceţi un comentariu în caseta de dialog Aprobare sau Respingere.

Puteţi aplica modificările de date din pagina Scenariu în interfaţa web Essbase sau utilizând comanda de calcul DATAMERGE.

Când aplicaţi modificări de date, modificările sunt stocate în cadrul scenariului care suprascrie datele de bază.

1. În interfaţa web Essbase, faceţi clic pe Scenarii.

2. În dreptul scenariului aprobat, sub Acţiuni, faceţi clic pe Aplicare.

3. Când vi se solicită, introduceţi un comentariu (opţional) şi confirmaţi selecţia.

• De asemenea, puteţi aplica modificările de date utilizând comanda de calcul DATAMERGE.
• După ce un scenariu a fost aplicat, puteţi să-l ştergeţi pt. a reutiliza sandboxul său.
• Managerii de baze de date şi cei cu responsabilităţi superioare managerilor pot executa un script de calcul, pt. a efectua o operaţie DATAMERGE. Ei nu trebuie să fie desemnaţi drept aprobatori de scenarii pt. a putea face acest lucru.
• După ce un scenariu a fost aplicat, el poate fi re-aplicat, dar nu mai poate fi modificat.

Dacă aveţi rolul de administrator serviciu sau dacă sunteţi utilizatorul unui scenariu (participant, aprobator sau proprietar), puteţi copia un scenariu. Puteţi copia scenarii în orice punct al fluxului de lucru al scenariului, înainte de Ştergere scenariu. Starea de aprobare a scenariului copiat este resetată la În curs.

1. În interfaţa web Essbase, faceţi clic pe Scenarii.
2. Faceţi clic în meniul Acţiuni aferent scenariului pe care doriţi să-l copiaţi şi faceţi clic pe Copiere.
3. Introduceţi numele scenariului şi selectaţi ce componente ale scenariului să copiaţi din Aprobatori, Participanţi, Comentarii şi Date.
4. Faceţi clic pe OK.

Puteţi şterge un scenariu în interfaţa web Essbase.

1. În interfaţa web Essbase, faceţi clic pe Scenarii.
2. Faceţi clic pe meniul Acţiuni aferent scenariului pe care doriţi să-l ştergeţi şi selectaţi Ştergere.

Puteţi examina un scenariu utilizând un workflow de aprobare opţional.

Asignările de roluri de utilizator din scenariu sunt cele care determină workflow-ul scenariului. Pentru a activa workflow-ul pt. scenarii, trebuie să aveţi cel puţin un aprobator. Fără un aprobator, participanţii nu au de exemplu opţiunea de a trimite scenariul spre aprobare şi nu există nicio opţiune pt. a aproba sau respinge scenariul.

Singura acţiune posibilă pt. scenariile care nu au niciun aprobator este Aplicare. Chiar dacă nu există niciun aprobator, responsabilul scenariului poate să modifice valorile datelor în scenariu şi să confirme modificările datelor în cub (sau să le respingă), fără a trece printr-un proces de aprobare.

Participanţii pot participa la o analiză ipotetică. Trebuie să aibă rolul de utilizator Actualizare bază de date sau Acces la baza de date. Adăugarea participanţilor nu este obligatorie.

Aprobatorii monitorizează procesul şi aprobă sau resping scenarii. Trebuie să aibă rolul Actualizare bază de date sau un rol superior. Scenariile pot avea mai mulţi aprobatori, caz în care fiecare trebuie să aprobe scenariul pt. ca acesta să poată fi trimis.

Participanţii şi aprobatorii cu rolul de utilizator "Acces la baza de date" nu pot scrie nimic într-un scenariu decât dacă li se acordă acces de scriere, printr-un filtru.

Nu este obligatoriu să aveţi participanţi sau aprobatori. Responsabilul scenariului poate să modifice valorile datelor în scenariu şi să confirme modificările datelor în cub (sau să le respingă), fără a desemna participanţi sau aprobatori.