เวิร์กโฟลว์สถานการณ์

หากผู้ดูแลระบบได้ใช้งานอีเมล์ขาออกจาก Essbase ผู้เข้าร่วมสถานการณ์ที่เหมาะสมจะได้รับการแจ้งทางอีเมล์เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์

ในการตั้งค่าการแจ้งทางอีเมล์ของ SMTP ให้ทำดังนี้

1. ล็อกอินเข้าสู่ Essbase ในฐานะผู้ดูแลระบบ
2. คลิก คอนโซล
3. คลิก คอนฟิเกอเรชันของอีเมล์
4. คลิกแท็บคอนฟิเกอเรชันของ SMTP

   SMTP จะควบคุมอีเมล์ขาออก

5. ป้อนโฮสต์และพอร์ต SMTP ของบริษัทของคุณ
6. ป้อนอีเมล์แอดเดรสและรหัสผ่านของบริษัทของคุณ สำหรับผู้ส่งอีเมล์การแจ้ง
7. คลิก บันทึก

เมื่อตั้งค่าเมล์ SMTP แล้ว ผู้เข้าร่วมสถานการณ์จะเริ่มได้รับอีเมล์เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลงสถานะ ความเป็นเจ้าของ ลำดับความสำคัญ หรือวันที่ครบกำหนด

เมื่อมีการเพิ่มผู้ใช้ในระบบ อีเมล์จะเป็นฟิลด์ที่เลือกระบุได้ หากยังไม่ได้กรอกข้อมูล ผู้ใช้นั้นจะไม่ได้รับอีเมล์ แม้ว่าจะเข้าร่วมในสถานการณ์ก็ตาม

สามารถอัปเดตสถานการณ์ที่มีอยู่ได้ (โปรดดู การดำเนินการอัปเดต ในตาราง) เพื่อเปลี่ยนแปลงเจ้าของ ลำดับความสำคัญ หรือวันที่ครบกำหนด ตัวอย่างเช่น หากวันที่ครบกำหนดของสถานการณ์มีการเปลี่ยนแปลง ผู้เข้าร่วมจะได้รับอีเมล์ที่ระบุวันที่ครบกำหนดใหม่ วันที่ครบกำหนดเดิมจะปรากฏเป็นข้อความขีดฆ่า เพื่อให้ชัดเจนว่าข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ใดที่มีการอัปเดต

ในการสร้างสถานการณ์ คุณระบุข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ รวมทั้งสร้างชื่อสถานการณ์ เลือกวันครบกำหนด เลือกแอปพลิเคชันและลูกบาศก์ และเลือกว่าจะใช้ค่าที่คำนวณหรือไม่ จากนั้นคุณเพิ่มผู้ใช้และกำหนดว่าผู้ใช้แต่ละคนเป็นผู้เข้าร่วมหรือผู้อนุมัติ

1. ใน Essbase ให้ล็อกอินในฐานะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการอัปเดตฐานข้อมูล (หรือสูงกว่า) ในแอปพลิเคชันอย่างน้อยหนึ่งรายการ
2. คลิก สถานการณ์
3. คลิก สร้างสถานการณ์
4. ที่แท็บ ข้อมูลทั่วไป ให้ป้อนชื่อสถานการณ์และเลือก ลำดับความสำคัญ (เลือกระบุได้), วันครบกำหนด, แอปพลิเคชัน และ ฐานข้อมูล (ลูกบาศก์) คุณจะเห็นเฉพาะแอปพลิเคชันที่คุณมีสิทธิ์ในการอัปเดตฐานข้อมูลขั้นต่ำเท่านั้น
5. เปิด ใช้ค่าที่คำนวณ ถ้าคุณต้องการรวมค่าที่คำนวณกับค่าพื้นฐานเพื่อรันสคริปต์การคำนวณในสถานการณ์
6. (เลือกระบุได้) ป้อนคำอธิบาย
7. ที่แท็บ ผู้ใช้ คลิก เพิ่ม สำหรับลิสต์ผู้ใช้
8. เพิ่มผู้ใช้ที่คุณต้องการ
9. ปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ เพิ่มผู้ใช้
10. สำหรับผู้ใช้แต่ละคน ให้เก็บค่าดีฟอลต์ (ผู้เข้าร่วม) ไว้ หรือเลือก ผู้อนุมัติ
    บทบาทของผู้ใช้สถานการณ์จะกำหนดเวิร์กโฟลว์สำหรับสถานการณ์
11. บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

ในฐานะผู้ใช้สถานการณ์ คุณสามารถกำหนดโมเดลเสี้ยวข้อมูลในสถานการณ์ของคุณเองได้

1. ใน เว็บอินเตอร์เฟซ Essbase ในเพจแอปพลิเคชัน ให้คลิก สถานการณ์
2. ในเพจ สถานการณ์ ให้หาสถานการณ์ที่คุณต้องการกำหนดโมเดลข้อมูล
   • คุณสามารถค้นหาสถานการณ์ด้วยชื่อในฟิลด์ ค้นหา
   • คุณสามารถเลือกแอปพลิเคชันจากลิสต์แบบดรอปดาวน์ แอปพลิเคชันทั้งหมด และค้นหาภายในแอปพลิเคชันนั้น
   • หลังจากเลือกแอปพลิเคชัน คุณสามารถจำกัดผลการค้นหาให้แคบลงได้อีกโดยการเลือกฐานข้อมูล (ลูกบาศก์) จากลิสต์แบบดรอปดาวน์ ฐานข้อมูลทั้งหมด และค้นหาภายในลูกบาศก์เฉพาะเจาะจงนั้น
3. เริ่มต้น Smart View โดยคลิกไอคอน Excel หน้าชื่อสถานการณ์
4. ทำการเปลี่ยนแปลงกับข้อมูลและทำการวิเคราะห์แบบ What-If ใน Smart View

   หากคุณแก้ไขและส่งค่า และตัดสินใจว่าคุณต้องการกลับสู่ค่าฐาน คุณสามารถย้อนกลับเป็นค่าฐานโดยการพิมพ์ #Revert ในเซลล์ที่แก้ไขและเลือก ส่งข้อมูล ในริบบิ้น Smart View Essbase

   หากเซลล์ในฐานมีค่าอยู่ และคุณต้องการให้เซลล์ที่ตรงกันในสถานการณ์มีค่าเป็น #Missing คุณสามารถส่ง #Missing ไปยังสถานการณ์ หรือคุณสามารถลบค่าใน Smart View แล้วเลือก ส่งข้อมูล ในริบบิ้น Smart View Essbase

5. ดำเนินกระบวนการนี้ต่อจนกว่าคุณจะพร้อมส่งข้อมูลสำหรับการอนุมัติ

หลังจากส่งสถานการณ์สำหรับการอนุมัติแล้ว จะไม่มีใครสามารถเขียนในสถานการณ์นั้นได้

1. ในเว็บอินเตอร์เฟซของ Essbase ให้ล็อกอินในฐานะเจ้าของแอปพลิเคชันหรือเจ้าของสถานการณ์
2. คลิก สถานการณ์
3. ในส่วน การดำเนินการ ให้คลิก ส่ง
4. (เลือกระบุได้) ป้อนความเห็น
5. คลิก ตกลง

หลังจากที่เจ้าของสถานการณ์ส่งสถานการณ์เพื่อขออนุมัติแล้ว ผู้อนุมัติสามารถเลือกได้ว่าจะอนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ดังกล่าว และเจ้าของสถานการณ์จะได้รับแจ้งการดำเนินการ คุณต้องล็อกอินในฐานะผู้อนุมัติจึงจะมีตัวเลือกในการอนุมัติหรือปฏิเสธสถานการณ์

1. ในเว็บอินเตอร์เฟซ Essbase คลิก สถานการณ์
2. ถัดจากสถานการณ์ที่ส่ง ในส่วน การดำเนินการ ให้คลิก อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ
3. ป้อนความเห็นในไดอะล็อกบ็อกซ์ อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ

คุณสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลจากเพจ สถานการณ์ ในเว็บอินเตอร์เฟซ Essbase หรือโดยใช้คำสั่งการคำนวณ DATAMERGE

เมื่อคุณใช้การเปลี่ยนแปลงข้อมูล การเปลี่ยนแปลงที่จัดเก็บภายในสถานการณ์จะเขียนทับข้อมูลพื้นฐาน

1. ในเว็บอินเตอร์เฟซ Essbase คลิก สถานการณ์

2. ถัดจากสถานการณ์ที่อนุมัติ ในส่วน การดำเนินการ ให้คลิก ใช้

3. เมื่อระบบแสดงพรอมต์ ให้ปล่อยความเห็นที่เลือกระบุได้ว่างไว้และยืนยันการเลือกของคุณ

• นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยใช้คำสั่งการคำนวณ DATAMERGE
• หลังจากใช้สถานการณ์แล้ว คุณสามารถลบสถานการณ์ออกเพื่อใช้แซนด์บ็อกซ์ซ้ำสำหรับสถานการณ์นั้นได้
• ผู้จัดการฐานข้อมูลและผู้มีตำแหน่งสูงกว่าสามารถรันสคริปต์การคำนวณเพื่อทำ DATAMERGE ได้ โดยไม่จำเป็นต้องได้รับแต่งตั้งเป็นผู้อนุมัติสถานการณ์จึงจะทำเช่นนั้นได้
• หลังจากใช้สถานการณ์แล้วก็สามารถใช้อีกครั้งได้ แต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

หากคุณมีบทบาทของผู้ดูแลบริการ หรือหากคุณเป็นผู้ใช้สถานการณ์ (ผู้เข้าร่วม ผู้อนุมัติ หรือเจ้าของ) คุณจะสามารถคัดลอกสถานการณ์ได้ คุณสามารถคัดลอกสถานการณ์ต่างๆ ได้ในทุกตำแหน่งของเวิร์กโฟลว์สถานการณ์ ก่อนที่จะลบสถานการณ์ สถานะการอนุมัติสถานการณ์ที่คัดลอกมาได้รับการรีเซ็ตเป็นอยู่ระหว่างดำเนินการ

1. ในเว็บอินเตอร์เฟซ Essbase คลิก สถานการณ์
2. คลิกเมนู การดำเนินการ สำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการคัดลอก แล้วคลิก คัดลอก
3. ป้อนชื่อสถานการณ์และเลือกองค์ประกอบของสถานการณ์ที่จะคัดลอกจาก ผู้อนุมัติ ผู้เข้าร่วม ความเห็น และข้อมูล
4. คลิก ตกลง

คุณสามารถลบสถานการณ์ใน เว็บอินเตอร์เฟซ Essbase

1. ในเว็บอินเตอร์เฟซ Essbase คลิก สถานการณ์
2. คลิกเมนู การดำเนินการ สำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการลบ แล้วเลือก ลบ

คุณสามารถตรวจสอบสถานการณ์โดยใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่เลือกระบุได้

การระบุบทบาทของผู้ใช้สถานการณ์จะเป็นตัวกำหนดเวิร์กโฟลว์ของสถานการณ์ คุณต้องมีผู้อนุมัติอย่างน้อยหนึ่งรายเพื่อใช้งานเวิร์กโฟลว์สถานการณ์ เช่น หากไม่มีผู้อนุมัติ ผู้เข้าร่วมจะไม่มีตัวเลือกให้ส่งสถานการณ์สำหรับการอนุมัติ และไม่มีตัวเลือกให้อนุมัติหรือปฏิเสธสถานการณ์

เมื่อไม่มีผู้อนุมัติอย่างน้อยหนึ่งราย การดำเนินการเพียงอย่างเดียวที่ทำได้สำหรับสถานการณ์คือ "ใช้" เมื่อไม่มีผู้อนุมัติ เจ้าของสถานการณ์ยังคงสามารถเปลี่ยนค่าข้อมูลในสถานการณ์ และใช้การเปลี่ยนแปลงข้อมูลกับลูกบาศก์ (หรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงข้อมูล) โดยไม่ผ่านกระบวนการอนุมัติ

ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมในการวิเคราะห์แบบ What-if ได้ โดยต้องมีบทบาทของผู้ใช้ 'การอัปเดตฐานข้อมูล' หรือ 'การเข้าใช้ฐานข้อมูล' ไม่จำเป็นต้องมีการเพิ่มผู้เข้าร่วม

ผู้อนุมัติตรวจสอบกระบวนการ และอนุมัติหรือปฏิเสธสถานการณ์ โดยพวกเขาต้องมีบทบาทการเข้าใช้ฐานข้อมูล หรือบทบาทที่สูงกว่า สถานการณ์ต่างๆ อาจมีผู้อนุมัติได้หลายราย ซึ่งในกรณีดังกล่าว ผู้อนุมัติแต่ละรายต้องอนุมัติสถานการณ์ก่อนจึงจะสามารถส่งได้

ผู้เข้าร่วมและผู้อนุมัติที่มีบทบาทของผู้ใช้ในการเข้าใช้ฐานข้อมูลจะไม่สามารถเขียนในสถานการณ์ได้ จนกว่าจะได้รับสิทธิ์การเขียนผ่านฟิลเตอร์

ไม่จำเป็นต้องมีผู้เข้าร่วมและผู้อนุมัติ เจ้าของสถานการณ์สามารถเปลี่ยนค่าข้อมูลในสถานการณ์ และคอมมิตการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไปยังลูกบาศก์ (หรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงข้อมูล) โดยไม่กำหนดผู้เข้าร่วมหรือผู้อนุมัติ