Zuständigkeitsbereiche automatisch bereitstellen

Jetzt können Sie die Zuständigkeitsbereiche von Ansprechpartnern auf Basis der Kriterien benutzerdefinierter Vorlagen automatisch in einem Massenprozess zuweisen oder deaktivieren und mit einem Enddatum versehen.

Im Abschnitt "Kriterien" der Zuständigkeitsvorlage wird der Umfang des Zuständigkeitsbereichs für jede Einzelperson festgelegt. Sie müssen Ihre organisatorischen Anforderungen festlegen und anschließend die entsprechenden Kriterien für den Abgleich mit Ihren Personalzuweisungen angeben. Wenn die Vorlagenkriterien mit der Zuweisung eines Ansprechpartners abgeglichen werden, wird eine Zuständigkeit erstellt oder aktualisiert. Entspricht eine Zuweisung nicht mehr den Vorlagenkriterien, wird die zugewiesene Zuständigkeit beendet und der Status wird auf "Inaktiv" gesetzt. Ein Beispiel ist eine lokale oder globale Versetzung.

Der Prozessablauf für das automatische Provisioning der Zuständigkeit variiert, wenn die Option "Vorschau umgehen" aktiviert bzw. deaktiviert ist. Standardmäßig ist die Option "Vorschau umgehen" deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erhalten.

Zuständigkeit automatisch bereitstellen

Schritt 1: Kriterien für die Zuständigkeitsvorlage definieren.

Wenn das automatische Provisioning aktiviert ist und Sie eine Zuständigkeitsvorlage kopieren, werden die Kriterien ebenfalls kopiert. Sie können die Kriterien auch ändern, wenn der Abschnitt auf der Fragebogenseite aktiviert ist. Im Abschnitt "Zuweisungskriterien" können Sie Kriterien und Werte hinzufügen, die angeben, wer die Zuständigkeit mit den Basisinformationen und dem Umfang erhalten muss, die Sie in den vorherigen Abschnitten auf dieser Seite definiert haben. Sie können die Option "Vorschau umgehen" direkt auf Vorlagenebene aktivieren oder deaktivieren. Nach gründlichen Tests müssen Sie nicht mehr bei jeder Ausführung des automatischen Provisionings jede Vorlage in der Vorschau anzeigen und die Ergebnisse anwenden.

Dieser Prozess verwendet den AND-Operanden, wenn Sie mehrere Kriterien angeben, und den OR-Operanden, wenn Sie mehrere Werte derselben Kriterien verwenden. Beispiel: Anhand der im obigen Screenshot definierten Kriterien sucht der Prozess nach Arbeitsstellen, bei denen die folgenden Bedingungen erfüllt sind.

• Arbeitgeber = ARS US-Mandant AND
• Tätigkeit = HRM - Personalmanager OR HRM - Personalsachbearbeiter 1

Schritt 2: Automatisches Provisioning planen.

Sie können Zuständigkeiten mit einer der beiden folgenden Optionen automatisch bereitstellen:

• Aktionen für Zuständigkeitsvorlagen auf Zeilenebene
• Geplanter Prozess "Zuständigkeiten automatisch bereitstellen" im Arbeitsbereich "Geplante Prozesse"

Diese Aktion ist nützlich, wenn Sie die erwarteten Ergebnisse Ihrer Zuständigkeitsvorlage testen, und hilft sicherzustellen, dass der Prozess "Zuständigkeiten automatisch bereitstellen" nur diese spezifische Vorlage verarbeitet. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, dass der Job mit der zurückgegebenen Job-ID weitergeleitet wurde. Sie können den Fortschritt im Arbeitsbereich "Geplante Prozesse" prüfen oder die Seite aktualisieren. Der Prozess ist abgeschlossen, wenn die Option "Automatisches Provisioning" aktiv ist.

Schritt 3: Automatisches Provisioning anwenden.

Mit der Aktion "Automatisches Provisioning" können Sie die Ergebnisse im Kontext dieser individuellen Zuständigkeitsvorlage anzeigen.

Hinweis: Die Anzahl der deaktivierten Zuständigkeiten wird basierend auf Mitarbeiterarbeitsstellen berechnet, die nicht mehr den Kriterien für die Vorlage entsprechen, wie Beförderung, lokale oder globale Versetzung oder Austritt. Wenn Sie diese Zuständigkeiten deaktivieren, geschehen zwei Dinge:

• Der Status wird in "Inaktiv" geändert.
• Das Enddatum wird in das Systemdatum des Prozesses "Zuständigkeiten automatisch bereitstellen" aktualisiert.

Schritt 4: Automatisches Provisioning wiederherstellen.

Falls Sie die Datenänderungen rückgängig machen möchten, können Sie die Zuständigkeiten nach Anwendung des Prozesses "Zuständigkeiten automatisch bereitstellen" auf ihren letzten Status zurücksetzen.

Schritt 5: Vorschau und Anwendung umgehen.

Nachdem Sie die Ergebnisse und das Verhalten Ihrer Zuständigkeitsvorlage getestet haben, können Sie Vorschau und Anwendung des Prozesses "Zuständigkeiten automatisch bereitstellen" umgehen.

Nachdem Sie die Option "Vorschau umgehen" in der Zuständigkeitsvorlage aktiviert haben, werden neue Zuständigkeiten und Aktualisierungen vorhandener Zuständigkeiten direkt für die Personen angezeigt, die den Kriterien entsprechen. Beim Anwenden des automatischen Provisionings wird keine Liste der betroffenen Personen mehr angezeigt. Dasselbe gilt, wenn ein Ansprechpartner die Kriterien nicht mehr erfüllt. Das bedeutet, dass der jeweilige Zuständigkeitsbereich automatisch mit einem Enddatum versehen und deaktiviert wird, und die Person wird nicht unter "Zuständigkeiten automatisch bereitstellen" aufgeführt.

Sie können Änderungen direkt im Zuständigkeitsbereich des Ansprechpartners anzeigen und bestätigen.

Weitere Informationen finden Sie im Dokument 24B What's New Autoprovision Areas of Responsibilities.

Dynamischer Umfang für Ansprechpartner

Mit dem dynamischen Umfang für Ansprechpartner können Sie die Gesamtanzahl der Zuständigkeitsvorlagen reduzieren. Dies eignet sich insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten, Geschäftseinheiten oder Abteilungen.

Mit den Einstellungen für den dynamischen Umfang für Ansprechpartner können Sie automatisch die folgenden Attribute zuweisen:

• Standort
• Geschäftseinheit
• Geltungsbereich für Abteilung
• Arbeitgeber
• Abteilungshierarchie

Diese Funktion kann z.B. in Situationen eingesetzt werden, in denen Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten ihres Arbeitsbereichs benötigen:

• Der Linienmanager oder Filialenadministrator ist für seine Abteilung verantwortlich.
• Der Einzelhandels- oder Hotelmanager ist für seinen Standort verantwortlich.
• Der Fachbereichsleiter der Universität ist für seine Geschäftseinheit verantwortlich.

Weitere Informationen finden Sie im Dokument 24B What's New Autoprovision Areas of Responsibilities im Abschnitt "Dynamic Representative Scope".