Anhänge zum Vorausfüllen der Attribute von Personaldokumenten scannen

Sie können die Attribute von Personaldokumenten vorausfüllen, einschließlich der Flexfeld-Attribute, ohne sie auf der Seite "Dokumentdetails" manuell eingeben zu müssen. Sie können folgende Attribute eines Anhangs scannen und vorausfüllen:

• Nummer
• Von Datum
• Bis Datum
• Ausstellendes Land
• Ausstellungsort
• Ausstellungsdatum
• Ausstellende Behörde

Sie können Flexfeld-Attribute mit Wertesets des Validierungstyps FORMAT ONLY, TABLE, INDEPENDENT und SUBSET scannen und vorausfüllen.

Sie können die manuelle Eingabe von Attributwerten steuern, indem Sie die Felder als schreibgeschützt festlegen. Dies gewährleistet, dass Benutzer nur die Scanfunktion verwenden, um die Attributwerte vorauszufüllen.

Das folgende Beispiel erläutert, wie Sie einen Anhang für den Dokumenttyp "Reisepass" scannen und die Attribute (Nummer, Von Datum, Bis Datum, Ausstellungsort) auf der Seite "Dokumentdetails" vorausfüllen.

1. Klicken Sie auf der Homepage auf die Registerkarte Meine Personengruppen.
2. Klicken Sie im Bereich "Beschäftigung" auf die Schnellaktion Personaldokumente.
3. Suchen Sie auf der Seite "Personaldokumente" die Person, für die Sie die Attribute des Personaldokuments vorausfüllen möchten, und wählen Sie sie aus.
4. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Hinzufügen, und wählen Sie Aus Anhang hinzufügen.
5. Wählen Sie den Dokumenttyp Reisepass aus, für den Sie die Attribute des Personaldokuments vorausauffüllen möchten.
6. Klicken Sie im Abschnitt "Anhänge" auf den Link zum Hinzufügen des Anhangs für den Reisepass.
7. Nachdem der Anhang erfolgreich hochgeladen wurde, klicken Sie auf Daten exportieren.
8. Wählen Sie in der Liste Feld auswählen die folgenden Attribute aus, und scannen Sie die entsprechenden Werte aus dem Anhang:
   • Nummer: Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem die Reisepassnummer angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
   • Von Datum (entsprechendes Datumsformat auswählen): Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem das Ausstellungsdatum angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
   • Bis Datum (entsprechendes Datumsformat auswählen): Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem das Ablaufdatum angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
   • Ausstellungsort: Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem der Ausstellungsort angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
9. Klicken Sie auf Fertig. Die Attribute des Personaldokuments werden auf der Seite "Dokumentdetails" vorausgefüllt.

In diesem Beispiel wird erläutert, wie Sie einen Anhang für den Dokumenttyp "Führerschein" scannen und auf der Seite "Dokumentdetails" Flexfeld-Attribute (Name, Führerscheintyp, Referenznummer und Ländercode) vorausfüllen können.

1. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 im vorherigen Beispiel.
2. Wählen Sie den Dokumenttyp Führerschein aus, für den Sie die Flexfeld-Attribute des Personaldokuments vorausfüllen möchten.
3. Klicken Sie im Abschnitt "Anhänge" auf den Link, um den Anhang für den Führerschein hinzuzufügen.
4. Nachdem der Anhang erfolgreich hochgeladen wurde, klicken Sie auf Daten exportieren.
5. Wählen Sie in der Liste Feld auswählen die folgenden Flexfeld-Attribute aus, und scannen Sie die entsprechenden Werte aus dem Anhang:
   1. Name: Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem der Name der Person angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
   2. Führerscheintyp: Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem der Führerscheintyp angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
   3. Referenznummer: Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem die Referenznummer angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
   4. Ländercode: Wählen Sie den Bereich im Anhang aus, in dem der Ländercode angezeigt wird, und klicken Sie auf OK.
6. Klicken Sie auf Fertig. Die Flexfeld-Attribute des Personaldokuments werden auf der Seite "Dokumentdetails" vorausgefüllt.

Wichtige Hinweise

• Scannen und Vorausfüllen sind nicht möglich, während Sie ein Personaldokument bearbeiten.
• Sie können Anhänge zum Scannen hochladen. Zum Scannen von Attributen werden folgende Dateiformate unterstützt: PDF, PPT oder PPTX, DOC oder DOCX, TXT sowie XLS oder XLSX.
  Hinweis: Bilddateiformate wie PNG, JPG, TIF und GIF werden zum Scannen von Attributen nicht unterstützt. Dies umfasst Bilder, die in PDF konvertiert oder Textverarbeitungsdokumenten wie DOC oder DOCX hinzugefügt wurden.
• Wenn Sie mehrere Anhänge zum Scannen hinzufügen, berücksichtigt der Prozess "Daten exportieren" nur den letzten Anhang.
• Kennwortgeschützte Dokumente können nicht hochgeladen oder geparst werden.
• Ein schreibgeschütztes Attribut kann gescannt und auf der Seite "Dokumentdetails" vorausgefüllt werden.
• Die Liste Feld auswählen enthält Attribute, die für den Dokumenttyp konfiguriert wurden, wie "Name", "Nummer" und "Ausstellendes Land". Darüber hinaus enthält die Liste folgende Segmente:
  • Globale Segmente des Info-Flexfelds für Personaldokumente.
  • Kontextspezifische Segmente des Dokumenttyps. In diesen Segmenten wird der Kontext auf Basis des Systemdokumenttyps für das Info-Flexfeld für Personaldokumente und das Entwickler-Info-Flexfeld vorgegeben.
    Hinweis: Wenn Dokumenttyp und Kontextcode nicht übereinstimmen, wird der Kontext nicht standardmäßig vorgegeben und das Kontextsegment wird nicht in der Liste angezeigt.
• Wenn Sie beim Scannen das Attribut Ausstellendes Land aus der Liste Feld auswählen wählen, müssen Sie den entsprechenden Ländernamen (z.B. Deutschland) und nicht den Ländercode (z.B. DE) aus dem Anhang auswählen.