Personalbudgetierung

Mit der Personalbudgetierung können Sie die Budgetwerte erfassen und beim Erstellen oder Aktualisieren von Budgets für Stellen durchsetzen. Sie können jetzt eine Budgetperiode definieren und Ihre Aktivität anhand dieser Werte messen.

Sie können das Personalbudget für Vollzeitäquivalent (FTE), Headcount und Budgetbetrag auf folgenden Ebenen in einem Unternehmen definieren:

• Geschäftseinheit
• Abteilung
• Standort
• Als Kombination aus zwei oder allen drei der oben genannten Ebenen

Es wird eine Tabelle mit Personalbudgets, Budgetkonfigurationsoptionen und einem Mechanismus zum Laden und Speichern von Personalbudgets mit HDL bereitgestellt. Anhand dieser Budgetdaten können Sie Benutzer warnen, wenn sie das Personalbudget überschreiten. Sie können Budgetdefinitionen mit der Datei PositionBudget.dat in HDL laden. Nachdem die Budgetdaten in die Anwendung geladen wurden, werden die Validierungen für FTE, Headcount und Budgetbetrag wirksam, sobald eine Stelle erstellt oder aktualisiert wird.

Die Budgetwerte, die Sie in die Budgettabelle laden, gelten für ein bestimmtes Set von Budgetzuteilungskriterien. Diese Budgetwerte sind kumulativ und enthalten die Gesamtbudgetwerte für alle Stellen, die den auf Unternehmensebene definierten Budgetzuteilungskriterien entsprechen. Dieses Gesamtbudget kann von einer oder mehreren Stellen verwendet werden. Die Budgetzuteilungskriterien können Geschäftseinheit, Abteilung, Standort oder eine Kombination dieser drei Kriterien sein.

Vorbereitung

1. Setzen Sie die Profiloption ORA_PER_POSITION_BUDGETING_ENABLED auf Y (J), um die Personalbudgetierung zu aktivieren.

2. Fügen Sie den Kontext des erweiterbaren Flexfelds Personalbudgetierungskonfiguration dem Abschnitt Verknüpfte Kontexte und Seiten wie folgt hinzu:
   1. Navigieren Sie zum Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung".
   2. Suchen Sie die Aufgabe Erweiterbare Flexfelder verwalten, und klicken Sie darauf.
   3. Suchen Sie das Flexfeld Erweiterbares Flexfeld für Organisationsinformationen, und bearbeiten Sie es.
   4. Blenden Sie auf der Seite "Erweiterbares Flexfeld bearbeiten: Erweiterbares Flexfeld für Organisationsinformationen" im Abschnitt "Kategorie" die Option Organisation ein.
   5. Wählen Sie Unternehmen, und blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Unternehmensdetails".
   6. Klicken Sie auf der Registerkarte "Verknüpfte Kontexte" auf Auswählen und hinzufügen.
   7. Suchen Sie im Dialogfeld Auswählen und hinzufügen: Kontexte nach Personalbudgetierungskonfiguration, und wählen Sie diese aus.
   8. Klicken Sie auf Anwenden.
   9. Klicken Sie auf der Registerkarte "Seiten" im Abschnitt "Unternehmensdetails: Verknüpfte Kontexte - Details" auf Auswählen und hinzufügen.
   10. Suchen Sie im Dialogfeld Auswählen und hinzufügen: Kontexte nach Personalbudgetierungskonfiguration, und wählen Sie diese aus.
   11. Klicken Sie auf Anwenden.
   12. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
   13. Stellen Sie das Flexfeld erneut bereit.

Personalbudgetierung konfigurieren

Bevor Sie mit der Definition von Personalbudgets beginnen, müssen Sie auf der Seite "Unternehmensinformationen verwalten" die folgenden Einstellungen für die Personalbudgetierung konfigurieren.

Attribut	Was ist zu tun?	Was geschieht bei der Konfiguration dieses Attributs?	Beispielverhalten
Zuteilen nach	Wählen Sie als Budgetebene "Geschäftseinheit", "Abteilung", "Standort" oder eine Kombination dieser Attribute aus. Beispiel: Geschäftseinheit und Abteilung Geschäftseinheit, Abteilung und Standort	Wenn Sie Personalbudgets definieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Definition den auf der Unternehmensebene angegebenen Werten für "Zuteilen nach" entspricht.	Beispiel: "Für Zuteilen nach" wurde auf der Unternehmensebene "Geschäftseinheit" und "Abteilung" ausgewählt. In der Budgettabelle werden die Daten jedoch nur mit der Geschäftseinheit geladen. Während des HDL-Ladevorgangs wird geprüft, ob eine Unstimmigkeit zwischen der Auswahl auf Unternehmensebene und den geladenen Daten in HDL besteht.
Währung des Budgetbetrags	Wählen Sie die Währung für die betragsbasierte Budgetierung aus.	Für die Währung im Budgetabschnitt einer Stelle wird standardmäßig die auf Unternehmensebene ausgewählte Währung verwendet.	USD ist als Währung des Budgetbetrags auf Unternehmensebene definiert. Als Währung in der Stellen-UI wird ebenfalls USD vorgegeben, und das Attribut ist schreibgeschützt.
Erster Tag der Budgetperiode	Tag des Monats, an dem die Budgetperiode beginnt.	Dieser Tag wird verwendet, um Startdatum und Enddatum der Budgetperiode beim Laden der Daten zu ermitteln.	Wenn die Budgetperiode am 1. April beginnt, ist der erste Tag der Budgetperiode "1", und der Startmonat der Budgetperiode ist "April". Somit ist das Enddatum der Periode der 31. März.
Erster Monat der Budgetperiode	Monat des Jahres, in dem die Budgetperiode beginnt.	Dieser erste Monat wird verwendet, um Startdatum und Enddatum der Budgetperiode beim Laden der Daten zu ermitteln.	Wenn die Budgetperiode am 1. April beginnt, ist der erste Tag der Budgetperiode "1", und der Startmonat der Budgetperiode ist "April". Somit ist das Enddatum der Periode der 31. März.
FTE-Überschreitung melden als	Konfigurieren Sie, ob zur Validierung "Warnung" oder "Fehler" verwendet werden soll.	Wenn Sie hier "Fehler" auswählen, kann der Benutzer nicht fortfahren, wenn das Budget überschritten wird. Wenn Sie hier "Warnung" auswählen, kann der Benutzer auch bei einer Budgetüberschreitung fortfahren, indem er auf "Zulassen" klickt.	Je nach Konfiguration auf Unternehmensebene wird dem Benutzer ein Fehler oder eine Warnung angezeigt.
Headcount-Überschreitung angeben als	Konfigurieren Sie, ob zur Validierung "Warnung" oder "Fehler" verwendet werden soll.	Wenn Sie hier "Fehler" auswählen, kann der Benutzer nicht fortfahren, wenn das Budget überschritten wird. Wenn Sie hier "Warnung" auswählen, kann der Benutzer auch bei einer Budgetüberschreitung fortfahren, indem er auf "Zulassen" klickt.	Je nach Konfiguration auf Unternehmensebene wird dem Benutzer ein Fehler oder eine Warnung angezeigt.
Betragsüberschreitung angeben als	Konfigurieren Sie, ob zur Validierung "Warnung" oder "Fehler" verwendet werden soll.	Wenn Sie hier "Fehler" auswählen, kann der Benutzer nicht fortfahren, wenn das Budget überschritten wird. Wenn Sie hier "Warnung" auswählen, kann der Benutzer auch bei einer Budgetüberschreitung fortfahren, indem er auf "Zulassen" klickt.	Je nach Konfiguration auf Unternehmensebene wird dem Benutzer ein Fehler oder eine Warnung angezeigt.

Beispiel für eine Personalbudgetdefinition

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel für eine Budgetdefinition. Nehmen wir Folgendes an:

• Das Budget wird nur für 1 Stelle verwendet.
• In der Unternehmenskonfiguration für das Feld "Headcount-Überschreitung angeben als" wurde "Fehler" ausgewählt.
• In der Unternehmenskonfiguration für die Felder "FTE-Überschreitung melden als" und "Betragsüberschreitung angeben als" wurde "Warnung" ausgewählt.

Budgetdefinition

Geschäftseinheit	Abteilung	Standort	Zugeteiltes FTE: Zugeteiltes FTE für die Budgetperiode. Die FTE-Summe aller gültigen Stellen darf diesen Wert nicht überschreiten.	Zugeteilter Headcount: Zugeteilter Headcount für die Budgetperiode. Die Headcount-Summe aller gültigen Stellen darf diesen Wert nicht überschreiten.	Zugeteilter Betrag: Zugeteilter Betrag für die Budgetperiode. Die Summe der Beträge aller gültigen Stellen darf diesen Wert nicht überschreiten.
Vision Corporation Enterprise	Kardiologie	Vision University	700	200	200.000
Vision Corporation Enterprise	Kardiologie	Redwood Shores	200	100	100.000
Vision Corporation Enterprise	Chirurgie	Redwood Shores	50	50	300.000

Beispiele für die Budgetdefinition für eine Stelle

In den beiden folgenden Beispielen wird davon ausgegangen, dass das Budget nur für 1 Stelle und mit der in Zeile 1 der Budgetdefinitionstabelle angegebenen Kombination verwendet wird: Die Geschäftseinheit ist "Vision Corporation Enterprise", die Abteilung ist "Kardiologie" und der Standort ist "Vision University". Wenn der Benutzer FTE, Headcount und Budgetbetrag für die von ihm erstellte Stelle eingibt, wird die verbleibende Zuteilung für FTE, Headcount und Budgetbetrag wie folgt berechnet:

Verbleibende Zuteilung = zugeteilter Wert - vom Benutzer eingegebener Wert

Hinweis: Der Betrag, um den ein Budget überschritten wird, wird im entsprechenden Feld Verbleibende Zuteilung als negativer Wert angezeigt.

Beispiel 1

Die folgende Tabelle enthält die Budgetdefinition und die Benutzereingabe für das erste Beispiel.

Beispiel 1 für Budgetdefinition und Benutzereingabe für eine Stelle

Parameter	FTE	Headcount	Budgetbetrag
Zugeteilter Wert	700	200	200.000
Vom Benutzer eingegebener Wert	690	220	250.000
Verbleibende Zuteilung	10	-20	-50.000

In einer Fehlermeldung wird angezeigt, dass der Headcount das Budget überschritten hat. Dies liegt daran, dass für das Feld "Headcount-Überschreitung angeben als" in der Unternehmenskonfiguration "Fehler" ausgewählt wurde.

In einer Warnmeldung wird angezeigt, dass der Budgetbetrag das Budget überschritten hat. Dies liegt daran, dass für das Feld "Betragsüberschreitung angeben als" in der Unternehmenskonfiguration "Warnung" ausgewählt wurde.

Da die verbleibende Zuteilung für das FTE einen positiven Wert hat, wurde das Budget nicht überschritten.

Beispiel 2

Die folgende Tabelle enthält die Budgetdefinition und die Benutzereingabe für das zweite Beispiel.

Beispiel 2 für Budgetdefinition und Benutzereingabe für eine Stelle

Parameter	FTE	Headcount	Budgetbetrag
Zugeteilter Wert	700	200	200.000
Vom Benutzer eingegebener Wert	730	200	190.000
Verbleibende Zuteilung	-30	0	10.000

In einer Warnmeldung wird angezeigt, dass das FTE das Budget überschritten hat. Dies liegt daran, dass für das Feld "FTE-Überschreitung melden als" in der Unternehmenskonfiguration "Warnung" ausgewählt wurde.

"Verbleibende Zuteilung für Headcount" hat den Wert 0, und "Verbleibende Zuteilung für Budgetbetrag" einen positiven Wert. Das Budget wurde also nicht überschritten.

Beispiele für eine Budgetdefinition für mehrere Stellen

Angenommen, für die in Zeile 1 der Budgetdefinitionstabelle angegebene Kombination aus Geschäftseinheit, Abteilung und Standort sind mehrere Stellen vorhanden. Wenn ein Benutzer FTE, Headcount und Budgetbetrag für die von ihm erstellte Stelle eingibt, wird die verbleibende Zuteilung unter Berücksichtigung der kumulativen Verwendung des Budgets berechnet, die in der Budgetdefinitionstabelle angegeben ist.

In diesen Fällen wird die verbleibende Zuteilung für FTE, Headcount und Budgetbetrag wie folgt berechnet:

Resultierender kumulativer Wert = aktueller kumulativer verwendeter Wert + vom Benutzer eingegebener Wert

Verbleibende Zuteilung = zugeteilter Wert - resultierender kumulativer Wert

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel.

Beispiel für eine Budgetdefinition für mehrere Stellen

Parameter	FTE	Headcount	Budgetbetrag
Zugeteilter Wert	700	200	200.000
Aktueller kumulativer verwendeter Wert	600	195	160.000
Vom Benutzer eingegebener Wert	110	10	40.000
Resultierender kumulativer Wert	600 +110 = 710	195 + 10 = 205	160.000 + 40.000 = 200.000
Verbleibende Zuteilung	700 – 710 = -10	200 – 205 = -5	200.000 - 200.000 = 0

In einer Fehlermeldung wird angezeigt, dass der Headcount das Budget überschritten hat. Dies liegt daran, dass für das Feld Headcount-Überschreitung angeben als in der Unternehmenskonfiguration "Fehler" ausgewählt wurde.

In einer Warnmeldung wird angezeigt, dass das FTE das Budget überschritten hat. Dies liegt daran, dass für das Feld FTE-Überschreitung melden als in der Unternehmenskonfiguration "Warnung" ausgewählt wurde.

Da der Wert für "Verbleibende Zuteilung für Budgetbetrag" 0 beträgt, wurde das Budget nicht überschritten.

Genehmigungsregel für Personalbudgetierung

Sie können eine Genehmigungsregel erstellen, um die Transaktion zur Genehmigung weiterzuleiten, wenn einer der Werte das Budget überschreitet. Mit folgenden Attributen können Sie Genehmigungsregeln erstellen:

• Budgetüberschreitung in Prozent für FTE
• Budgetüberschreitung in Prozent für Headcount
• Budgetüberschreitung in Prozent für Betrag

Beispiel: Sie erstellen eine Genehmigungsregel, mit der die Genehmigungsbenachrichtigung an den regulären Genehmiger weitergeleitet wird, wenn der Prozentsatz innerhalb eines bestimmten Limits liegt. Andernfalls wird sie an andere Genehmiger weitergeleitet.

Die Genehmigungsbenachrichtigung zeigt auch die Details des verbleibenden Personalbudgets an, die die Genehmiger vor der Genehmigung prüfen müssen.

Wichtige Punkte zur Personalbudgetierung

Hier einige wichtige Punkte im Zusammenhang mit der Personalbudgetierung:

• Falls bereits Budgetdefinitionen vorhanden sind, kann das Attribut Zuteilen nach auf Unternehmensebene nicht geändert werden.

• Wenn die Profiloption ORA_PER_POSITION_BUDGETING_ENABLED auf Nein gesetzt ist, können Sie keine Budgetdaten mit HDL laden.

• Wenn die Profiloption ORA_PER_POSITION_BUDGETING_ENABLED auf Ja gesetzt ist, können Sie die Budgetdaten nur dann mit HDL laden, wenn noch keine Daten für die angegebene Budgetperiode vorhanden sind.
• Eine Budgetperiode bezieht sich derzeit auf ein Kalenderjahr.

• Das Budgetjahr ist ein Eintrag in der HDL-Datei und wird zusammen mit den Segmenten "Erster Tag der Budgetperiode" und "Erster Monat der Budgetperiode" auf Unternehmensebene verwendet, um das Startdatum der Budgetperiode zu ermitteln und aufzufüllen.

• Das Enddatum der Budgetperiode liegt immer ein Kalenderjahr nach dem Startdatum der Budgetperiode.

• Wenn Sie die Budgetdefinition während der Budgetperiode aktualisieren, können nur die Zuteilungen geändert werden.
• Die Budgetdefinition der aktuellen Budgetperiode wird nicht automatisch auf das nächste Kalenderjahr übertragen.

• Die Tabelle kann jeweils immer nur für maximal 2 Budgetperioden Budgetdefinitionsdaten enthalten - "Vergangen und Aktuell", "Aktuell und Zukünftig" oder nur "Aktuell".

• Wenn die Budgettabelle zu einem bestimmten Zeitpunkt Daten für 2 Budgetperioden enthält, müssen Sie die Budgetdaten für eine Periode löschen, um die Budgetdefinitionen der dritten Periode zu laden.

• Die Währung des Budgetbetrags für die Stelle wird aus dem entsprechenden Wert auf Unternehmensebene vorgegeben und kann nicht bearbeitet werden.

• Wenn das Kennzeichen Budgetierte Stelle auf Stellenebene aktiviert ist und Zuteilen nach auf "Standort" gesetzt wurde, ist Standort ein Pflichtfeld für die Stelle.

• Zur Berechnung der Restbudgetwerte werden nur die aktiven und budgetierten Stellen berücksichtigt, die am Enddatum der Budgetperiode den Einstellungsstatus "Genehmigt" oder "Gesperrt" mit mindestens einem Stelleninhaber aufweisen. Bei der Berechnung des verbleibenden Saldos wird der Stellentyp nicht berücksichtigt, unabhängig davon, ob es sich um eine Einzelstelle, eine gemeinsame Stelle oder um eine Stelle eines Stellenpools handelt.

• Alle Redwood- und responsiven Seiten für Stellen werden validiert.

• Validierungen und Berechnungen verbleibender Zuteilungen erfolgen nur, wenn für das Kalenderjahr, in dem das aktuelle Datum liegt, eine Budgetdefinition vorhanden ist.

• Die Attribute für Restbudget, Verbleibendes FTE und Verbleibender Headcount sind nur im Abschnitt für Stellendetails der Redwood-Benutzeroberflächen verfügbar.

• Wenn die Zuteilung für die nächste Budgetperiode geringer ist als die bereits in der aktuellen Budgetperiode verwendete, werden zu Beginn der nächsten Budgetperiode entsprechende Warnungen oder Fehler beim Erstellen oder Bearbeiten der Stellen angezeigt. Beispiel: In GJ 2022-23 beträgt die Zuteilung für das FTE 200, und Sie haben 150 verwendet. Wenn die neue FTE-Zuteilung im nächsten GJ 2023-24 120 beträgt, überschreitet das FTE das Budget um 30. Daher werden beim Erstellen oder Bearbeiten von Stellen Warnungen oder Fehler angezeigt.
• Genehmigungsbenachrichtigungen zeigen immer den Restsaldo in Prozent für die vorgeschlagenen Änderungen von FTE, Headcount oder Budgetbetrag an.
• Die Unternehmenskonfiguration für die Budgetierung wird ebenfalls migriert, wenn Sie die Unternehmenskonfiguration mit der Export- und -Importfunktion in Functional Setup Managers (FSM) migrieren.

• Personalbudgetdaten werden mit der Export- und Importfunktion in Functional Setup Manager (FSM) nicht migriert.

• Datenbankelemente (DBI) und Benutzerentitäten (UE) sind für Personalbudgetdaten noch nicht verfügbar.