Beurteilungsdokumente übertragen

Personalsachbearbeiter und Manager können Beurteilungsdokumente für Mitarbeiter von einem Manager an einen anderen übertragen. Beispiel: Sie können das Beurteilungsdokument übertragen, wenn ein Mitarbeiter einem neuen Manager zugewiesen wird oder der aktuelle Manager die Organisation verlässt.

Hat ein Mitarbeiter mehrere Dokumente, können Personalsachbearbeiter und Manager die Dokumente an denselben Manager oder an andere Manager übertragen.

Übertragung durch Personalsachbearbeiter

Personalsachbearbeiter können Beurteilungsdokumente mit beliebigem Status von einem Manager an einen anderen übertragen. Sie benötigen dazu Sicherheitszugriff auf die Mitarbeiter, für die sie die Dokumente übertragen. Personalsachbearbeiter können keine eigenen Dokumente an einen anderen Manager übertragen.

1. Gehen Sie zu Meine Personengruppen > Leistung > Beurteilungsdokumente.

2. Suchen Sie die Beurteilungsdokumente, die Sie übertragen möchten.

3. Wählen Sie die Beurteilungsdokumente aus, und klicken Sie auf Aktionen > Übertragen.

4. Wählen Sie einen Grund für die Übertragung des Dokuments aus.

   Hinweis: Organisationen können mit der Profiloption ORA_HRA_MASS_UPD_TASK_REASON über die Aufgabe Leistungs-Lookups im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" eigene Gründe zur Standardliste hinzufügen.

5. Geben Sie den Namen des neuen Managers ein, oder wählen Sie ihn aus der Liste.

6. Klicken Sie auf Weiterleiten.

Übertragung durch Manager

Manager können Beurteilungsdokumente an einen anderen Manager übertragen. Sie können ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig übertragen. Abgeschlossene oder stornierte Beurteilungsdokumente können nicht übertragen werden.

1. Navigieren Sie zu Mein Team > Leistung.

2. Suchen Sie den oder die Mitarbeiter für das Beurteilungsdokument, das Sie übertragen möchten.

3. Wählen Sie im Menü Aktionen die Option Übertragen.

4. Geben Sie den Namen des neuen Managers ein, oder wählen Sie ihn aus der Liste.

5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Übertragung mit HCM Data Loader (HDL)

Als Personalsachbearbeiter können Sie eine Massenübertragung von Beurteilungsdokumenten an neue Manager ausführen. Sie können das Beurteilungsdokumentobjekt sowohl in HCM Data Loader für Kalkulationstabellen (HSDL) als auch in HCM Data Loader (HDL) verwenden. Ändern Sie einfach die Arbeitsstellennummer des Managers in diejenige des neuen Managers, und geben Sie für das Attribut "Vorgang" den Wert Manager für Beurteilungsdokument aktualisieren ein. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsstellennummer des neuen Managers keine Arbeitsstellennummer für den Mitarbeiter ist, der bewertet wird. Wenn die Arbeitsstellennummer des neuen Managers zu einem Teilnehmer mit einer in Bearbeitung befindlichen oder nicht gestarteten Feedbackanfrage gehört, wird der Teilnehmer für diese Anfrage gesperrt.

Automatisch übertragen

Sie können die Übertragung von Beurteilungsdokumenten vom vorherigen Manager eines Mitarbeiters zum neuen Manager aktivieren. Dazu konfigurieren Sie die Profiloption und wählen den Managertyp für die Übertragung aus.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die automatische Übertragung zu aktivieren:

1. Setzen Sie den Wert der Profiloption "Auto Transfer Performance Documents to New Manager" (Beurteilungsdokumente automatisch an neuen Manager übertragen) auf Ja. Wenn diese Profiloption aktiviert ist, können Sie "Keine Übertragung", "Bei jeder Managertypänderung übertragen", "Linienmanager" oder einen benutzerdefinierten Managertyp auswählen.
2. Wenn sich der Manager eines Mitarbeiters mit einem ausgewählten Typ ändert, werden alle offenen Beurteilungsdokumente, für die der Manager der Beurteiler war, an den neuen Manager des Mitarbeiters übertragen. Bei einer Manageränderung geschieht Folgendes:
   • Wenn mehrere Manageränderungen am selben Tag vorliegen, wird geprüft, wer der Manager zum Zeitpunkt der Verarbeitung ist. Es werden nicht alle vorherigen Managerdatensätze am selben Tag verarbeitet.
   • Ob für den Mitarbeiter nicht gestartete oder in Bearbeitung befindliche Beurteilungsdokumente vorhanden sind. Die Beurteilungsdokumente werden nicht verarbeitet, wenn der Status "Abgeschlossen" oder "Storniert" lautet.
   • Ob der vorherige Manager der Manager für das Beurteilungsdokument war.
3. Setzen Sie die Profiloption HRC_Disable_HCM_Events_Processing auf N. Ein Ereignis wird nur dann ausgelöst, wenn Sie den Manager ändern. Es wird nicht ausgelöst, wenn Sie den Manager löschen und einen neuen hinzufügen.

4. Planen Sie den Prozess "Beurteilungsdokumente mit Manageränderung übertragen". Wenn der Prozess täglich ausgeführt wird, ermittelt er, ob noch nicht verarbeitete Manageränderungen mit dem heutigen oder einem früheren Gültigkeitsdatum vorhanden sind. Anschließend überträgt er die Beurteilungsdokumente für diese Manageränderungen entsprechend dem konfigurierten Managertyp vom vorherigen an den neuen Manager. Für jedes an den neuen Manager übertragene Beurteilungsdokument wird eine Benachrichtigung gesendet, sofern aktiviert.

Teilnehmer als neuen Manager auswählen

Personalsachbearbeiter und Manager können Beurteilungsdokumente an einen Teilnehmer übertragen, der vorher Feedback abgegeben hat. Außerdem können sie einen aktuellen Teilnehmer als neuen Manager für Beurteilungsdokumente festlegen. Anschließend können sie an diesen Manager keine weiteren Teilnehmerfeedbackanfragen für dasselbe Beurteilungsdokument senden. Der vorherige Manager kann jedoch zu einem Teilnehmer für neue Teilnehmerfeedbackanfragen werden.

Wird ein Teilnehmer zum neuen Manager für Beurteilungsdokumente, ist sein vorher abgegebenes Feedback noch im Beurteilungsdokument verfügbar. Sind für das Beurteilungsdokument noch Teilnehmerfeedbackanfragen offen, werden diese Anfragen gesperrt und können von ihm nicht abgeschlossen werden.

Auswirkung der Übertragung von Beurteilungsdokumenten

Nach Übertragung eines Beurteilungsdokuments:

• Der vorherige Manager des Beurteilungsdokuments kann das Beurteilungsdokument nur anzeigen, wenn er weiterhin Zugriff auf den Mitarbeiter hat. Ist dies der Fall, wird eine schreibgeschützte Version des Dokuments angezeigt.

• Der neue Manager kann das Beurteilungsdokument und alle darin enthaltenen Daten anzeigen.

• Leistungsbewertungen und Kommentare des vorherigen Managers sowie Teilnehmerfeedback bleiben im Beurteilungsdokument erhalten.

• Der neue Manager kann das Beurteilungsdokument bearbeiten, einschließlich der vom vorherigen Manager angegebenen Kommentare und Bewertungen.

• Der Mitarbeiter, der neue Manager und Feedbackteilnehmer können die Beurteilung fortsetzen, indem sie die nächste Aufgabe im Ablauf ausführen.

Falls Benachrichtigungen aktiviert sind, werden der vorherige und der neue Manager sowie der Mitarbeiter benachrichtigt, sobald ein HR-Spezialist das Dokument überträgt.