Leistungsgenehmigungen konfigurieren

Sie können Genehmigungen für Beurteilungsdokumente einrichten, die mehrere Genehmigungsaufgaben und eine Genehmigerhierarchie enthalten.

Wenn der Manager oder Mitarbeiter das Dokument zur Genehmigung weiterleitet, erhalten die Genehmiger die Benachrichtigung, dass das Dokument zur Genehmigung bereit ist. Sie können das Dokument auf verschiedenen Wegen genehmigen oder ablehnen.

Genehmigungsaufgaben im Prozessablauf konfigurieren

Um Genehmigungen zu verwenden, müssen Sie den Prozessablauf mit einer Genehmigungsaufgabe konfigurieren. Sie richten Prozessabläufe im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" mit der Aufgabe "Leistungsmanagement-Prozessabläufe" ein. Sie können Prozessabläufe einrichten, die ein oder zwei Genehmigungsaufgaben bzw. keine Genehmigungsaufgabe erfordern. Wenn Sie Genehmigungsaufgaben einschließen, können Sie sie entsprechend Ihrem Geschäftsprozess in beliebiger Reihenfolge anordnen. Beispiel: Sie möchten einen Prozessablauf erstellen, bei dem nach der Aufgabe "Manager führt Mitarbeiterbeurteilung aus" die Aufgabe "Erste Genehmigung" und nach der Aufgabe "Abschließendes Feedback" die Aufgabe "Zweite Genehmigung" ausgeführt wird.

Sobald als nächster Schritt eine Genehmigungsaufgabe ansteht, muss der Manager das Beurteilungsdokument zur Genehmigung weiterleiten, selbst wenn der Mitarbeiter die Aufgabe vor der Genehmigungsaufgabe ausführt. Das Dokument durchläuft den gesamten Genehmigungsprozess, sodass alle erforderlichen Genehmiger das Dokument genehmigen müssen, bevor die Beurteilung fortgesetzt wird.

Sie können Leistungsmanagement-Prozessabläufe so konfigurieren, dass die Aktion zum Weiterleiten von Beurteilungsdokumenten zur Genehmigung übersprungen wird. Wenn Sie die automatische Weiterleitung für Genehmigungsaufgaben aktivieren, wird die Genehmigungsaufgabe bei Abschluss der vorherigen Aufgabe automatisch weitergeleitet. Sie können die automatische Weiterleitung auf der Seite Leistungsmanagement-Prozessabläufe im Abschnitt "Genehmigung, Prüfung und Besprechungen" aktivieren. Diese Einstellung gilt für die beiden Aufgaben "Erste Genehmigung" und "Zweite Genehmigung".

Genehmigungshierarchie und Benachrichtigungen konfigurieren

Zur vordefinierten Genehmigungshierarchie gehört der Manager des Managers des zu beurteilenden Mitarbeiters. Sie können jedoch weitere Ebenen mit Genehmigern und sonstigen Rollen hinzufügen, z.B. den Personalsachbearbeiter. Sonstige Rollen müssen über die festgelegten Berechtigungen für Genehmigungen und ein Datensicherheitsprofil mit Zugriff auf den Mitarbeiter verfügen, dessen Beurteilungsdokument sie genehmigen sollen. Genehmigungen und die zugehörigen Benachrichtigungen richten Sie mit der Aufgabe "Genehmigungsverwaltung für Human Capital Management definieren" ein. Um einen Personalsachbearbeiter als Genehmiger hinzuzufügen, müssen Sie außerdem mit der Aufgabe "Zuständigkeitsbereiche" in "Meine Personengruppen > Schnellaktionen > Mehr anzeigen > Zuständigkeitsbereiche" einen Zuständigkeitsbereich für den Personalsachbearbeiter hinzufügen.

Genehmigungsregeln konfigurieren

Personalsachbearbeiter können eine Genehmigungsregel für Beurteilungsdokumente konfigurieren, um die aktuelle Arbeitsstellenhierarchie anstelle der primären Arbeitsstelle in einer Hierarchie zu verwenden. Wenn sie dann ein Beurteilungsdokument für die nicht primäre Arbeitsstelle eines Mitarbeiters zur Genehmigung weiterleiten, wird dabei die nicht primäre Arbeitsstellenhierarchie verwendet.

Mit den aktuellen oder primären Arbeitsstellen des Managers können Sie Genehmigungen für Beurteilungsdokumente auf mehreren Ebenen einrichten. Wenn ein Beurteilungsdokument mehrere Genehmigungsebenen hat und die Genehmiger mehrere Arbeitsstellen haben, können Sie Genehmigungen über die Arbeitsstellenhierarchie des Mitarbeiters oder über die primären Arbeitsstellen des Managers weiterleiten.

Sind mehrere Genehmigungsregeln vorhanden, können Personalsachbearbeiter parallele Genehmigungen in einer Genehmigungsregel verwenden, um Genehmigungsanforderungen gleichzeitig an mehrere Teilnehmer zu senden. Nur die erste antwortende Person muss die Genehmigung verarbeiten.

Benachrichtigungen

Wenn Sie Benachrichtigungen aktivieren, erhält jeder Genehmiger eine Arbeitsliste und eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Dokument zur Genehmigung weitergeleitet wurde. Die Benachrichtigung enthält einen Link auf das Beurteilungsdokument, mit dem der Genehmiger dieses anzeigen kann. Sobald alle Genehmiger das Dokument genehmigt oder abgelehnt haben, erhält der Manager des Mitarbeiters die Benachrichtigung, dass das Dokument genehmigt bzw. abgelehnt wurde. Der Genehmigungsprozess wird wiederholt, wenn ein Manager ein Dokument nach einer Ablehnung erneut weiterleitet oder eine zweite Genehmigungsaufgabe im Prozessablauf konfiguriert wurde. Nach der Genehmigung des Beurteilungsdokuments wird die nächste Aufgabe im Prozessablauf verfügbar. Falls die Genehmigung die letzte Aufgabe ist, wird das Beurteilungsdokument abgeschlossen. Wenn die Genehmigung abgelehnt wird, wird die vorherige Aufgabe im Prozessablauf zur aktuellen Aufgabe, sodass alle angeforderten Änderungen vor der erneuten Weiterleitung der Genehmigungsaufgabe vorgenommen werden können.