Teilnehmerfeedback

Über die Aufgabe Teilnehmerfeedback verwalten können andere Personen als der Linienmanager und der Mitarbeiter direktes Feedback in das Beurteilungsdokument des Mitarbeiters eingeben. Das können gleichgestellte Mitarbeiter sein, Mentoren, Kunden oder andere Manager, z.B. Matrixmanager.

Diese Rollen zum Eingeben von Feedback werden als Teilnehmer bezeichnet. Teilnehmer können Mitarbeiter zu Inhaltselementen beurteilen, indem sie Bewertungen und/oder Kommentare angeben, und für eine 360°-Beurteilung einen Fragebogen beantworten. Das Teilnehmerfeedback wird im Rahmen der offiziellen Leistungsbeurteilung erfasst. Durch die Aufnahme verschiedener Teilnehmer, die mit dem Mitarbeiter zusammengearbeitet haben, erhält der Manager einen besseren Überblick über die Leistung des Mitarbeiters. Dies erleichtert ihm die Beurteilung.

Mit dem Prozess zum Einholen von Teilnehmerfeedback können Sie:

Personen festlegen, die Teilnehmerfeedback anfragen und verfolgen können
Feedback mehrerer Teilnehmer nach Rolle abgeben
Fragebögen zum Einholen von Feedback verwenden
Teilnehmernamen, Rollen und Feedback anzeigen
Feedback weiterleiten und Teilnehmerfeedbackprozess abschließen
Feedback drucken

Die folgende Abbildung veranschaulicht die Schritte zum Einholen von Teilnehmerfeedback.

Diese Abbildung ist ein Ablaufdiagramm mit den erforderlichen Schritten für den Implementierer oder HR-Administrator, den Linienmanager, Mitarbeiter und die Teilnehmer, um Feedback in Beurteilungsdokumenten zu erfassen. Der Implementierer oder HR-Administrator erstellt den Prozessablauf und bei Bedarf einen Fragebogen. Außerdem erstellt er eine Beurteilungsvorlage, die einen Fragebogenabschnitt enthält und für die Verwendung von Fragebögen konfiguriert wird. Der Personalsachbearbeiter, Linienmanager oder Mitarbeiter erstellt das Beurteilungsdokument. Je nach Konfiguration können der Linienmanager und der Mitarbeiter Teilnehmer auswählen, Feedbackanfragen senden und den Teilnehmerfeedbackstatus verfolgen. Der Linienmanager, Mitarbeiter und die ausgewählten Teilnehmer geben Feedback und schließen dieses ab.

Teilnehmer zu einem Beurteilungsdokument hinzufügen

Um Teilnehmer zu einem Beurteilungsdokument hinzuzufügen, muss der Personalsachbearbeiter über die entsprechende Sicherheitsberechtigung und Datenrolle verfügen.

In diesem Beispiel fügt der Personalsachbearbeiter dem Beurteilungsdokument von Marlene Schmidt einen Teilnehmer hinzu.

Klicken Sie auf Verzeichnis.
Suchen Sie die Person, deren Beurteilungsdokument Sie einem Teilnehmer hinzufügen möchten, z.B. Marlene Schmidt.
Klicken Sie auf den Namen der Person.
Klicken Sie auf Mehr anzeigen.
Klicken Sie auf Leistung.
Wählen Sie den Beurteilungszeitraum aus. Die Beurteilungsdokumente für Marlene Schmidt werden angezeigt.
Suchen Sie das Beurteilungsdokument, dem Sie den Teilnehmer hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf den Link "Teilnehmerstatus" für dieses Beurteilungsdokument. Falls noch keine Teilnehmer vorhanden sind, zeigt der Link Keine Teilnehmer an. Wählen Sie alternativ die Option "Aktionen" auf Zeilenebene (als drei Punkte dargestellt) und dann Teilnehmerfeedback verwalten.
Klicken Sie im Bereich "Teilnehmer" auf Hinzufügen.
Wählen Sie die Person aus, die Sie dem Beurteilungsdokument von Marlene Schmidt als Teilnehmer hinzufügen möchten.
Wählen Sie die Rolle für den Teilnehmer aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Personen festlegen, die Teilnehmerfeedback anfragen und verfolgen können

Der Personalsachbearbeiter konfiguriert den Ablauf und legt fest, ob Manager und/oder Mitarbeiter Teilnehmer auswählen können, die Feedback abgeben, Fragen zum Fragebogen hinzufügen und Feedbackanfragen sowie den Status verfolgen können. Manager und Mitarbeiter führen die Aufgaben für Teilnehmerfeedback über ihre jeweilige Version der Seite "Teilnehmerfeedback verwalten" aus.

Wenn der Manager oder Mitarbeiter Feedback anfragt, erhalten die Teilnehmer Workflowbenachrichtigungen der Anfrage. Teilnehmer greifen auf der Seite Meine Feedbackanfragen für andere Personen oder über Links in ihrer Arbeitsliste auf das Beurteilungsdokument zu.

Manager und Mitarbeiter können das Teilnehmerfeedback verfolgen, um zu ermitteln, ob der Status "Gestartet", "In Bearbeitung" oder "Abgeschlossen" ist. Ja nach Konfiguration können Mitarbeiter außerdem das Feedback und die Namen der Teilnehmer anzeigen, die bereits Feedback gegeben haben.

Manager und Mitarbeiter können einen Teilnehmer aus einer Leistungsbeurteilung entfernen oder die Rolle ändern (z.B. einen Mentor in einen gleichgestellten Mitarbeiter ändern), sofern der Teilnehmer noch kein Feedback abgegeben hat.

Feedback mehrerer Teilnehmer nach Rolle abgeben

Personalsachbearbeiter erstellen Rollen für die Teilnehmer, die die Kompetenzen, Ziele und Gesamtleistung des Mitarbeiters bewerten und Fragebögen beantworten. Sie können eine Rolle konfigurieren, mit der Teilnehmer auch die Bewertungen, Kommentare und Fragebögen des Mitarbeiters und anderer Manager oder Teilnehmer anzeigen können. Der Personalsachbearbeiter wählt in der Beurteilungsvorlage in den Abschnitten "Profilinhalt (Kompetenzen)", Leistungsziele, Entwicklungsziele und "Gesamtübersicht" die Rollen aus, die Feedback abgeben können. Der Personalsachbearbeiter kann jeder Rolle separate Fragebogenvorlagen mit unterschiedlichen Fragen zuordnen.

Manager und Mitarbeiter können, sofern sie berechtigt sind, Teilnehmer verschiedener Rollen auswählen, damit sie Feedback abgeben. Die ausgewählten Teilnehmer werden benachrichtigt, wenn ihr Feedback erforderlich ist. Derselbe Teilnehmer kann mehrmals zu einem Beurteilungsdokument hinzugefügt werden. Dabei kann dieselbe oder eine verschiedene Rolle ausgewählt werden. Der Teilnehmer beantwortet die den jeweiligen Rollen zugeordneten Fragebögen, selbst wenn mehrere Fragebögen identisch sind.

Im Gegensatz zu Managern und Mitarbeitern können Teilnehmer keine Inhalte hinzufügen oder bearbeiten, z.B. Kompetenzen oder Ziele im Beurteilungsdokument.

Fragebögen zum Einholen von Feedback verwenden

Teilnehmer, Manager und Mitarbeiter geben Feedback ab, indem sie Fragen über den Mitarbeiter in einem Fragebogen beantworten, den der Personalsachbearbeiter in der Beurteilungsvorlage zum Beurteilungsdokument hinzufügt. Der Fragebogen ist genauso wie andere Abschnitte, z.B. "Leistungsziele", "Entwicklungsziele" oder "Gesamtübersicht", ein Abschnitt der Beurteilungsvorlage und wird im Beurteilungsdokument als Registerkarte angezeigt.

Der Manager und Mitarbeiter kann, sofern er berechtigt ist, Fragen zu dem Fragebogen hinzufügen, der für das Beurteilungsdokument angegeben ist. Dies ist jedoch nur bei Fragebögen möglich, die den ausgewählten Teilnehmerrollen zugeordnet sind. Außerdem muss der Fragebogen entsprechend konfiguriert sein, damit weitere Fragen hinzugefügt werden können.

Der Personalsachbearbeiter erstellt Fragebögen mit den Aufgaben Fragebogenvorlagen und Fragebögen im Bereich Setupverwaltung unter Meine Personengruppen > Leistung.

Teilnehmernamen, Rollen und Feedback anzeigen

Linienmanager, Matrixmanager und Mitarbeiter können, sofern zulässig, die Namen und Rollen der angefragten Teilnehmer sowie die eingegebenen Bewertungen, Kommentare und sonstiges Feedback anzeigen. Die Beurteilungsvorlage kann so konfiguriert werden, dass Teilnehmer allgemeine Kommentare über den Mitarbeiter abgeben können, statt die Fragen im Fragebogen zu beantworten. Teilnehmer können keine Bewertungen, Kommentare oder Fragebogenantworten anzeigen, die der Mitarbeiter, Manager oder ein anderer Teilnehmer abgegeben hat.

Feedback weiterleiten und Teilnehmerfeedbackprozess abschließen

Linienmanager, Matrixmanager und Mitarbeiter können, falls zulässig, Bewertungen, Kommentare und sonstiges Feedback anzeigen, wenn der Teilnehmer das Beurteilungsdokument und den Fragebogen weiterleitet. Teilnehmer können weiterhin Feedback eingeben, bis der Manager den Feedbackprozess sperrt oder die Aufgabe "Managerbeurteilung von Mitarbeitern" abschließt und das Beurteilungsdokument weiterleitet, um den Leistungsbeurteilungsprozess fortzusetzen.

Feedback drucken

Manager und Mitarbeiter können das Teilnehmerfeedback genauso wie andere Beurteilungsdokumentinhalte drucken. Sie können jedoch nur den Inhalt drucken, für den ihre Rolle konfiguriert ist. Beispiel: Wenn der Leistungsprozessablauf so konfiguriert ist, dass der Mitarbeiter das Teilnehmerfeedback nicht anzeigen kann, kann dieser es auch nicht drucken.