Matrixmanagement für Beurteilungsdokumente konfigurieren

Voraussetzungen

Erstellen Sie mit der Aufgabe "Beurteilungsvorlagenabschnitte" mindestens einen der folgenden Abschnitte. Diese sind erforderlich, wenn die Aufgabe Teilnehmerfeedback verwalten in der Aufgabe Prozessablauf für Leistungsmanagement enthalten ist, die später in diesem Thema beschrieben wird:

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Leistungsziele
Entwicklungsziele
Fragebogen
Gesamtübersicht

Teilnehmerrolle für Matrixmanager erstellen

Ein Matrixmanager muss eine Teilnehmerrolle haben, um die Beurteilungsdokumente eines Mitarbeiters bewerten zu können.

So erstellen Sie eine Teilnehmerrolle:

Wählen Sie im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" die Aufgabe Beurteilungsrollen.
Klicken Sie auf der Seite "Beurteilungsrollen verwalten" im Abschnitt "Suchergebnisse" auf Erstellen. Die Seite "Beurteilungsrollen erstellen" wird angezeigt.
Wählen Sie den Rollentyp Teilnehmer, und geben Sie den Rollennamen ein. Diese Rolle kann zusätzlichen Managern entsprechen, die Mitarbeiter prüfen sollen, oder ein beliebiger anderer Name sein. Sie können diese Rolle in die Beurteilungsvorlage aufnehmen.
Geben Sie eine Beschreibung ein. Die Beschreibungen werden auf den Seiten zur Verwaltung von Teilnehmerfeedback angezeigt, um den Benutzern die Entscheidung zu erleichtern, welche Rolle jedem Teilnehmer zugewiesen werden soll.
Geben Sie Werte für Von Datum und Bis Datum ein. Diese Werte müssen mindestens dem Zeitraum der Beurteilungsvorlagen entsprechen, in denen sie verwendet werden.
Setzen Sie den Status auf Inaktiv, solange die Rolle nicht bereit ist.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rolle kann Mitarbeiter- und Managerbeurteilungen anzeigen, damit die Teilnehmerrolle für Matrixmanager Beurteilungen des Mitarbeiters und anderer Manager anzeigen kann.
Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Prozessablauf für Leistungsmanagement erstellen

Fügen Sie dem Prozessablauf für Leistungsmanagement die Aufgabe "Teilnehmerfeedback verwalten" hinzu, damit Manager die folgenden Aufgaben ausführen können:

Bewertungen und Kommentare hinzufügen.
Bewertungen und Kommentare anzeigen, die vom Mitarbeiter und Linienmanager weitergeleitet wurden.

Verwenden Sie im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" die Aufgabe Leistungsmanagement-Prozessabläufe.

Suchen Sie im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" die Aufgabe Leistungsmanagement-Prozessabläufe, und wählen Sie sie aus.
Klicken Sie auf der Seite "Leistungsmanagement-Prozessabläufe verwalten" im Abschnitt "Suchergebnisse" auf Erstellen. Die Seite "Prozessablauf erstellen" wird angezeigt.
Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
Geben Sie Werte für Von Datum und Bis Datum ein. Diese Werte müssen mindestens dem Zeitraum der Beurteilungsvorlagen entsprechen, in denen sie verwendet werden.
Setzen Sie den Status auf Inaktiv, solange der Prozessablauf nicht bereit ist.
Aktivieren Sie im Abschnitt "Mitarbeiterselbstbeurteilung und Beurteilung als Manager" die folgenden Kontrollkästchen:
- Mit Aufgabe "Selbstbeurteilung des Mitarbeiters": Damit können sich Mitarbeiter selbst beurteilen.
- Mit Aufgabe "Managerbeurteilung des Mitarbeiters": Damit können Linienmanager ihre direkt unterstellten Mitarbeiter beurteilen.
Aktivieren Sie im Abschnitt "Teilnehmerfeedback" die folgenden Kontrollkästchen:
- Mit Aufgabe "Teilnehmerfeedback verwalten": Damit können Teilnehmer auf das Beurteilungsdokument zugreifen.
- Manager kann Teilnehmer auswählen: Damit können Manager Reviewteilnehmer auswählen.
- Mitarbeiter kann Teilnehmer auswählen: Damit können Mitarbeiter Reviewteilnehmer auswählen.
- Manager kann Teilnehmer verfolgen: Damit können Manager den Status der an den Teilnehmer gesendeten Feedbackanfrage anzeigen.
Wählen Sie weitere Optionen, die für Ihren Geschäftsprozess erforderlich sind.
Wählen Sie im Abschnitt "Genehmigung, Prüfung und Besprechungen" die für Ihren Geschäftsprozess erforderlichen Optionen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgabennamen.
Geben Sie die Folgenummern und Namen der Aufgaben ein.
Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Registerkarte "Allgemein" der Beurteilungsvorlage konfigurieren

Sie müssen alle Rollen, einschließlich der erstellten Teilnehmerrollen für Matrixmanager, im Abschnitt "Teilnahme" der Registerkarte "Allgemein" zur Beurteilungsvorlage hinzufügen. Gleiches gilt für die Abschnitte, in denen Mitarbeiter bewertet werden, damit diese Bewertungen und Kommentare anzeigen und eingeben können. Verwenden Sie die Aufgabe Beurteilungsvorlagen im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" oder auf der Leistungsseite des Administrators.

Wählen Sie im Arbeitsbereich "Setup und Verwaltung" die Aufgabe Beurteilungsvorlagen.
Klicken Sie auf der Seite "Beurteilungsvorlagen" im Abschnitt "Suchergebnisse" auf Erstellen. Die Seite "Beurteilungsvorlage erstellen" wird angezeigt.
Geben Sie auf der Registerkarte "Allgemein" einen Namen und optional Kommentare ein.
Geben Sie Werte für Von Datum und Bis Datum ein. Das Von Datum darf nicht vor und das Bis Datum nicht nach dem Start- bzw. Enddatum des Zeitraums von Beurteilungsdokumenttyp, Prozessablauf, Rollen und Abschnitten liegen, die in der Vorlage verwendet werden.
Setzen Sie den Status auf Inaktiv, solange die Rolle nicht bereit ist.
Wählen Sie einen Dokumenttyp.
Fügen Sie im Abschnitt "Berechtigungsprofil" Berechtigungsprofile hinzu, um die Beurteilungsdokumente auf berechtigte Mitarbeiter zu beschränken, sofern das für Ihren Geschäftsprozess erforderlich ist.
Führen Sie optional im Abschnitt "Teilnahme" die folgenden Aktionen aus, um Manager und Mitarbeiter zu warnen, wenn sie zu wenig Teilnehmer ausgewählt haben:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mindestanzahl für jede Teilnehmerrolle einrichten.
- Geben Sie im Feld Gesamte Mindestanzahl erforderlicher Teilnehmer im Dokument die Mindestanzahl der Teilnehmer für das gesamte Beurteilungsdokument ein.
Klicken Sie im Abschnitt "Teilnahme" auf das Symbol Hinzufügen.
Wählen Sie in der Spalte Rolle die Rolle Manager.
Wiederholen Sie die Schritte 9 und 10 für die Rolle Mitarbeiter, für die für Matrixmanager erstellten Teilnehmerrollen sowie für alle weiteren Teilnehmer, die Beurteilungsdokumente verwenden, die mit dieser Vorlage erstellt werden.
Geben Sie für jede Teilnehmerrolle die Mindestanzahl Teilnehmer pro Rolle an, wenn Sie ein erforderliches Feedback der Teilnehmer angegeben haben.
Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf die Registerkarte Prozess.

Registerkarte "Prozess" der Beurteilungsvorlage konfigurieren

Fügen Sie auf der Registerkarte "Prozess" den Prozessablauf hinzu, und konfigurieren Sie die Teilnahmeoptionen für das Matrixmanagement.

Sie konfigurieren Teilnahmeoptionen aus folgenden Gründen:

Um eine falsche Zuweisung von Teilnehmern zu einer Matrixmanagerrolle durch Mitarbeiter und Manager zu verhindern.
Zur Kontrolle, welche Teilnehmer Zugriff auf die Bewertungen und Kommentare von Mitarbeitern und Managern haben und welche Teilnehmer nur Feedback geben können.
Zum automatischen Eintragen bestimmter Matrixmanager eines bestimmten Managertyps.
Um zu verhindern, dass nicht erforderliche Matrixmanager in die Leistungsbeurteilung eines Mitarbeiters eingeschlossen werden.

So konfigurieren Sie die Registerkarte "Prozess":

Wählen Sie im Feld Prozessablauf einen Prozessablauf, der die Aufgabe "Teilnehmerfeedback verwalten" enthält.
Konfigurieren Sie die Abschnitte für Alerts, Berechnungsregeln und Verarbeitungsoptionen entsprechend den Anforderungen Ihres Geschäftsprozesses.

Wählen Sie im Abschnitt "Teilnehmeroptionen" die Optionen für die gewünschten Ergebnisse, wie in der Tabelle gezeigt.

Hinweis:

Die Optionen in der Tabelle sind nur verfügbar, wenn Sie im Abschnitt "Teilnahme" der Registerkarte "Allgemein" eine Teilnehmerrolle für Matrixmanager hinzufügen.

Option	Auswirkung
Teilnehmerfeedback ist erforderlich	Manager müssen mindestens eine Feedbackanfrage an einen Teilnehmer senden.
Mitarbeiter kann die vom Manager oder von HR hinzugefügten Teilnehmer sehen	Wenn dies auf der Registerkarte "Struktur" der Vorlage konfiguriert wurde, können Mitarbeiter im Beurteilungsdokument die Teilnehmernamen sehen.
Matrixmanager des Mitarbeiters automatisch als Teilnehmer eintragen	Matrixmanager werden automatisch in der Teilnehmerliste der Aufgabe "Teilnehmerfeedback verwalten" angezeigt. Linienmanager müssen die Matrixmanager daher nicht manuell auswählen.
Standardteilnehmerrolle	Die ausgewählte Rolle wird automatisch eingetragenen Matrixmanagern zugeordnet.
Managertyp	Verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Matrixmanager des Mitarbeiters automatisch als Teilnehmer eintragen aktivieren. Sie können alle oder bestimmte Matrixmanager auswählen.
Automatischen Zugriff auf Mitarbeiterdokumente durch Matrixmanager zulassen	Matrixmanager können auf das Dokument zugreifen, sobald es im Bereich"Teilnehmerfeedback für andere Personen" der Leistungsseite erstellt wurde. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, muss der Linienmanager auf der Seite "Teilnehmerfeedback" manuell eine Benachrichtigung senden.
Mitarbeiter kann Teilnehmerrollen zuweisen, die Mitarbeiter- und Managerbeurteilungen anzeigen können	Nur verfügbar, wenn eine Teilnehmerrolle zu einer Beurteilungsvorlage hinzugefügt wird, für die die Option "Rolle kann Mitarbeiter- und Managerbeurteilungen anzeigen" konfiguriert wurde. Bei Auswahl dieser Option können Mitarbeiter einem Teilnehmer auf der Seite "Teilnehmerfeedback verwalten" eine beliebige Rolle zuweisen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Mitarbeiter auf der Seite "Teilnehmerfeedback verwalten" keine Teilnehmerrollen auswählen, die in dieser Vorlage konfiguriert sind.
Manager kann Teilnehmerrollen zuweisen, die Mitarbeiter- und Managerbeurteilungen anzeigen können	Nur verfügbar, wenn eine Teilnehmerrolle zu einer Beurteilungsvorlage hinzugefügt wird, für die die Option "Rolle kann Mitarbeiter- und Managerbeurteilungen anzeigen" konfiguriert wurde. Bei Auswahl dieser Option können Manager einem Teilnehmer auf der Seite "Teilnehmerfeedback verwalten" eine beliebige Rolle zuweisen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Manager auf der Seite "Teilnehmerfeedback verwalten" keine Teilnehmerrollen auswählen, die in dieser Vorlage konfiguriert sind.

Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf die Registerkarte Struktur.

Registerkarte "Struktur" der Beurteilungsvorlage konfigurieren

Fügen Sie auf der Registerkarte "Struktur" die erforderlichen Abschnitte für den Prozessablauf hinzu, und konfigurieren Sie sie. Im Abschnitt "Verarbeitung nach Rolle" fügen Sie Rollen hinzu und konfigurieren sie.

Fügen Sie im Abschnitt "Abschnitte" einen Profilinhaltsabschnitt hinzu. Möglicherweise haben Sie einen anderen Namen vergeben.
Konfigurieren Sie die Abschnitte "Abschnittsverarbeitung", "Elementverarbeitung" und "Abschnittsinhalt" entsprechend den Anforderungen Ihres Geschäftsprozesses.
Klicken Sie im Abschnitt "Verarbeitung nach Rolle" auf das Symbol Hinzufügen.
Wählen Sie in der Spalte Rolle die Rolle Manager, um Zugriff auf den Abschnitt zu erlauben.

Geben Sie für den Manager Werte in die Felder ein, wie in der folgenden Tabelle erläutert. Bei allen anderen Verarbeitungsoptionen können Sie die Standardwerte verwenden oder bei Bedarf andere auswählen. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, um Mitarbeitern, Matrixmanagern und weiteren Teilnehmern Zugriff zu gewähren. Geben Sie Werte in die Felder ein, wie in der folgenden Tabelle erläutert.

Rolle	Bewertungen freigeben	Kommentare freigeben	Teilnehmername kann von Rolle angezeigt werden	Teilnehmerrolle kann von Rolle angezeigt werden
Manager	Ja, um Bewertungen für Mitarbeiter freizugeben	Ja, um Kommentare für Mitarbeiter freizugeben	Ja: Damit können Manager den Teilnehmernamen anzeigen. Nein: Damit werden Teilnehmer nur als Teilnehmer angezeigt.	Ja: Damit können Manager die Teilnehmerrolle anzeigen. Nein: Damit werden Teilnehmerrollen als Teilnehmer angezeigt.
Mitarbeiter	Standardmäßig ist diese Option auf Ja gesetzt. Sie können diesen Wert nicht ändern.	Standardmäßig ist diese Option auf Ja gesetzt. Sie können diesen Wert nicht ändern.	Ja: Damit können Mitarbeiter den Teilnehmernamen anzeigen. Nein: Damit werden Teilnehmer nur als Teilnehmer angezeigt.	Ja: Damit können Mitarbeiter den Teilnehmernamen anzeigen. Nein: Damit werden Teilnehmer nur als Teilnehmer angezeigt.
Matrixmanager	Ja, um Bewertungen für Mitarbeiter freizugeben	Ja, um Kommentare für Mitarbeiter freizugeben	Erbt Managereinstellung	Erbt Managereinstellung
Teilnehmer	Ja, um Bewertungen für Mitarbeiter freizugeben	Ja, um Kommentare für Mitarbeiter freizugeben	Nicht verfügbar	Nicht verfügbar

Klicken Sie auf Speichern.
Klicken Sie auf die Registerkarte Inhalt.

Registerkarten "Inhalt", "Dokumentperioden" und "Übersicht" der Beurteilungsvorlage konfigurieren

Schließen Sie die Einrichtung der Beurteilungsvorlage ab, indem Sie die Registerkarten "Inhalt", "Dokumentperioden" und "Übersicht" konfigurieren. Auf der Registerkarte "Dokumentperioden" können Sie Fragebögen hinzufügen und Rollen für den Zugriff zuweisen.

Fügen Sie Inhalte zu den Abschnitten "Profilinhalt", Leistungsziele" und "Entwicklungsziele" hinzu, je nach den Anforderungen Ihres Geschäftsprozesses.

Tipp:
Klicken Sie auf Elemente aus Abschnitt laden, um die Standardinhaltselemente des Abschnitts zur Vorlage hinzuzufügen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumentperioden.
Fügen Sie Perioden hinzu, wenn das für Ihren Geschäftsprozess erforderlich ist.

Hinweis:
Das Dokumentperiodenenddatum muss vor dem Enddatum der Beurteilungsvorlage liegen oder diesem entsprechen.
Fügen Sie gegebenenfalls im Abschnitt "Berechtigungsprofil für die Periode" Berechtigungsprofile hinzu.
Geben Sie im Abschnitt "Fälligkeitsdatumsangaben" die Fälligkeitsdaten der Aufgabe an.
Klicken Sie im Abschnitt "Fragebögen für die Periode" auf das Symbol Hinzufügen. Fragebögen sind optional und werden für Teilnehmerfeedback verwendet.
Wählen Sie im Feld Rolle eine Rolle für den Zugriff auf den Fragebogen.
Wählen Sie im Feld Fragebogen einen vorhandenen Fragebogen.

Hinweis:
Der Linienmanager des Mitarbeiters kann mit der Aufgabe Teilnehmerfeedback verwalten einen anderen Fragebogen für die Rolle auswählen.
Um weitere Rollen und Fragbögen hinzuzufügen, wiederholen Sie die Schritte 6 bis 8.
Klicken Sie auf die Registerkarte Übersicht.
Prüfen Sie Ihre Angaben, und klicken Sie auf Speichern.