Berechtigungsprofile mit Beurteilungsdokumenten verwenden
Mit Berechtigungsprofilen können Sie die Verfügbarkeit von Beurteilungsdokumenten auf Basis der eingerichteten Kriterien auf eine bestimmte Gruppe beschränken.
Wenn Sie einem Beurteilungsdokument keine Berechtigungsprofile zuordnen, kann das Dokument für alle Personen in der Organisation erstellt werden.
Diese Abbildung veranschaulicht die erforderlichen Schritte für die Einrichtung und Verwendung von Berechtigungsprofilen für Beurteilungsdokumente.
Berechtigungsprofile erstellen
Durch das Erstellen von Berechtigungsprofilen können Sie Ihren Geschäftsprozess für Leistungsbeurteilungen an den Geschäftsanforderungen ausrichten. Beispiel: Sie erstellen Berechtigungsprofile für die Beurteilung von Mitarbeitern in einer bestimmten Abteilung, Tätigkeit, einem Standort oder nach einem anderen Kriterium. Sie können auch mehrere Kriterien miteinander kombinieren. Beispiel: Sie erstellen ein Beurteilungsdokument für jede Person in der Vertriebsabteilung auf Managerebene 3 in Hamburg. Sie können entweder ein Berechtigungsprofil mit diesen drei Kriterien oder drei separate Profile mit jeweils einem Kriterium erstellen. Sie erstellen Berechtigungsprofile mit der Aufgabe "Berechtigungsprofile" im Arbeitsbereich "Setupverwaltung".
Beim Erstellen eines Berechtigungsprofils für Beurteilungsdokumente können Sie eine beliebige Profilverwendung auswählen. Weil jedoch bei Beurteilungsdokumenten die Berechtigung von der Arbeitsstelle abhängt, müssen Sie als zu verwendende Arbeitsstelle die Option Bestimmte Arbeitsstelle angeben. Wenn Sie zuerst die Profilverwendung Leistung angeben, wird die Option Bestimmte Arbeitsstelle automatisch ausgewählt. Sobald der Berechtigungsprozess gestartet wird, werden alle Arbeitsstellen eines Mitarbeiters untersucht, und der Prozess ermittelt, welche Beurteilungsdokumente - wenn überhaupt - der Mitarbeiter für jede Arbeitsstelle verwenden darf.
Berechtigungsprofile zu Beurteilungsvorlagen zuordnen
Wählen Sie Berechtigungsprofile aus, um sie zu Beurteilungsvorlagen auf Vorlagenebene und für Beurteilungsdokumentperioden zuzuordnen. Wenn Sie Berechtigungsprofile ausgewählt haben, sind die aus der Vorlage erstellten Beurteilungsdokumente nur für die Mitarbeiter verfügbar, die die Kriterien erfüllen.
Einer Beurteilungsvorlage können Berechtigungsprofile für jede Profilverwendung zugeordnet werden. Es können jedoch nur diejenigen Profile zugeordnet werden, bei denen als Arbeitsstelle Bestimmte Arbeitsstelle angegeben wurde.
Berechtigungsprofile können erforderlich oder nicht erforderlich sein und in Kombinationen verwendet werden, sodass die Mitarbeiter einige oder alle Kriterien erfüllen müssen.
Berechtigungsprozess ausführen
Sie müssen den Berechtigungsprozess ausführen, um für Beurteilungsdokumente, die Berechtigungsprofile verwenden, die berechtigten Mitarbeiter zu ermitteln. Sie können einen Batchprozess ausführen, um durch die Analyse einer großen Mitarbeitergruppe zu ermitteln, wer auf Basis der eingegebenen Parameter für Beurteilungsdokumente berechtigt ist. Sie starten den Batchprozess im Arbeitsbereich "Setupverwaltung" über die Aufgabe "Berechtigungsbatchprozess".
Auf Beurteilungsdokumente zugreifen
Personalsachbearbeiter sind für die Erstellung von Standardbeurteilungsdokumenten für Mitarbeiter verantwortlich.
Mitarbeiter können unter Ich > Karriere und Leistung > Leistung auf erstellte Beurteilungsdokumente zugreifen. Manager können die von ihnen verwalteten Beurteilungsdokumente in Mein Team > Leistung bewerten anzeigen und verarbeiten. Auf der Seite "Ziel- und Leistungsüberblick" wird auch eine Übersicht der Beurteilungsdokumente für ihre direkt oder indirekt unterstellten Mitarbeiter angezeigt. Dazu zählen auch Beurteilungsdokumente, die von einer anderen Person verwaltet werden, z.B. einem Matrixmanager.
Mitarbeiter, Manager und Personalsachbearbeiter können zeitunabhängige Dokumente auf der Leistungsseite des Mitarbeiters erstellen. Manager können diese Dokumente auch auf der Seite Ziel- und Leistungsüberblick erstellen. Personalsachbearbeiter können sie außerdem auf der Administrationsseite "Beurteilungsdokumente" erstellen.
Wenn ein Beurteilungsdokument für einen Mitarbeiter erstellt und der Berechtigungsprozess erneut ausgeführt wird, der Mitarbeiter jedoch nicht berechtigt ist, wird das erstellte Beurteilungsdokument nicht gelöscht und kann weiterhin verwendet werden.
Wenn jedoch kein Beurteilungsdokument erstellt wurde und der Mitarbeiter nach der erneuten Ausführung des Berechtigungsprozesses nicht mehr für das Dokument berechtigt ist, kann dieses Dokument nicht für den Mitarbeiter erstellt werden. Dies gilt sowohl für Standarddokumente als auch zeitunabhängige Dokumente.