ERPs in Oracle Cloud Infrastructure Generative AI integrieren

AstuteAP ist eine fortschrittliche, auf künstlicher Intelligenz basierende Lösung zur Automatisierung von Verbindlichkeiten, die entwickelt wurde, um die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen über mehrere ERP-Plattformen hinweg zu optimieren.

Die Architektur nutzt Oracle Cloud Infrastructure-(OCI-)Services und künstliche Intelligenz (KI), um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden, Fehler zu reduzieren und den Kreditorenworkflow zu beschleunigen. AstuteAP lässt sich in ERP-Systeme von Kunden integrieren, um eine intelligente, automatisierte Rechnungsverarbeitung bereitzustellen.

Die Lösung bietet folgende Vorteile:

  • Betriebseffizienz: Reduziert die Kosten für die Rechnungsverarbeitung und beschleunigt die Zykluszeiten.
  • Genauigkeit: Minimiert Fehler durch KI-gestützte Datenextraktion und -validierung.
  • Skalierbarkeit: Skaliert für unterschiedliche Rechnungsvolumina.
  • Sichtbarkeit: Bietet Echtzeitverfolgung und Berichterstellung zum Rechnungsstatus.
  • Compliance: Verwaltet auditierbare Datensätze aller Rechnungsverarbeitungsaktivitäten.
  • Kostensenkung: Senkt die Verarbeitungskosten durch Automatisierung und Effizienzsteigerungen.

AstuteAP nutzt künstliche Intelligenz während des gesamten Lebenszyklus der Rechnungsverarbeitung:

  • Dokumentverarbeitung: OCI Generative AI erkennt und interpretiert verschiedene Rechnungsformate und -sprachen.
  • Datenextraktion: Algorithmen des maschinellen Lernens identifizieren und extrahieren wichtige Informationen mit hoher Genauigkeit.
  • Validierung: AI vergleicht extrahierte Daten mit bekannten Mustern, um Abweichungen und potenzielle Fehler zu kennzeichnen.
  • Verarbeitung: Intelligente Workflowweiterleitung basierend auf Rechnungsattributen und Geschäftsregeln.
  • Kontinuierliches Lernen: Systeme verbessern sich im Laufe der Zeit durch maschinelles Lernen aus verarbeiteten Rechnungen.

AstuteAP bietet eine nahtlose Integration in bestehende Unternehmenssysteme:

  • Vorgefertigte Connectors: Ready-Integration mit wichtigen ERP-Plattformen, einschließlich PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne und Ellucian Banner.
  • API-First-Design: OCI API Gateway vereinfacht Verbindungen zu anderen Geschäftssystemen.
  • Erweiterbares Framework: Die Architektur unterstützt benutzerdefinierte Integrationen für spezielle Anforderungen.

Anwendungsfall: Automatisierung von Verbindlichkeiten mit AstuteAP

AstuteAP bietet eine intelligente Kreditorenautomatisierungsplattform (AP), die sich nahtlos in ERP-Systeme, Anbieterportale und Bankschnittstellen integrieren lässt.

AstuteAP nutzt Workflowautomatisierung, sichere Konnektivität und Compliancekontrollen, um AP-Vorgänge zu optimieren.

Ausgangsrechnungen werden automatisch erfasst, interpretiert und mit Bestellungen (Bestellungen) abgeglichen. Ausnahmen werden intelligent über einen sicheren, Cloud-nativen Workflow weitergeleitet.

Dadurch wird der manuelle Aufwand um bis zu 80% reduziert, die Rechnungszykluszeit von Tagen auf Stunden verkürzt, die Genauigkeit verbessert und der Monatsabschluss beschleunigt, die alle sofortige Kosteneinsparungen, eine stärkere Finanzkontrolle und einen vollständig überprüfbaren KR-Prozess ermöglichen.

Die Lösung verwendet den folgenden allgemeinen Prozess:

  1. Rechnungserfassung:
    • Rechnungen, die per E-Mail oder über das Portal eingehen, werden automatisch aufgenommen.
    • Generative künstliche Intelligenz (GenAI) extrahiert Schlüsseldaten aus Ausgangsrechnungen wie Lieferant, Bestellnummer, Datum, Betrag, Steuer und Fälligkeitsdatum.
  2. Validierung und Compliance:
    • Das System prüft auf Duplikate, Steuercompliance und Lieferantenstammdaten.
    • Ausnahmen werden zur Lösung an KR-Mitarbeiter weitergeleitet.
  3. ERP-Integration: Genehmigte Rechnungen werden direkt in das ERP-System gebucht, wie PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne und Ellucian Banner.
  4. Berichte und Analysen:
    • Dashboards bieten einen Einblick in Verbindlichkeiten, Zykluszeiten und Lieferantenleistung.
    • Audit Trails stellen die Einhaltung der Sarbanes-Oxley (SOX)/Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher.

Da die Architektur eine berührungslose Rechnungsverarbeitung ermöglicht, profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:

  • Verkürzung der AP-Zykluszeit von 8 Tagen auf 1 Tag
  • 85%+ Rechnungen ohne menschliche Berührung verarbeitet
  • 80% weniger manuelle Dateneingabe
  • 70% weniger Ausnahmen aufgrund von KI-gesteuerter Validierung
  • Schnellerer Monatsabschluss um 2 bis 4 Tage
  • Geringere Verarbeitungskosten pro Rechnung (von etwa $10 bis unter $2)
  • Schnellere, zuverlässigere Zahlungen verbessern das Vertrauen und verbessern die Lieferantenbeziehungen

Das wirkt sich direkt aus:

  • Cashflow-Sichtbarkeit
  • Lieferantenzufriedenheit
  • Compliance- und Auditbereitschaft
  • Betriebliche Effizienz über alle Finanzteams hinweg

Architektur

Die Architektur bietet sicheren, skalierbaren Konversationszugriff auf ERP-Daten.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die Architektur:


Beschreibung von oci-genai-erp-architecture.png folgt
Beschreibung der Abbildung oci-genai-erp-architecture.png

OCI-genai-erp-Architektur-oracle.zip

Die Architekturen umfassen die folgenden Hauptkomponenten:

  • ERP-Kundenzone
    • ERP-System: Verbindet sich mit unterstützten Plattformen, einschließlich PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne und Ellucian Banner.
    • Integrationsschicht: Ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Kundensystemen und AstuteAP.
  • Region Oracle Cloud Infrastructure (OCI)
    • Internet Gateway: Bietet sicheren externen Zugriff auf das System
    • OCI Site-to-Site-VPN: Ermöglicht sichere private Netzwerkverbindungen zu OCI.
    • Verschlüsselung: Stellt die Datensicherheit während der Übertragung sicher.
    • Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: Bietet sichere Konnektivität zu Oracle-Services.
    • Virtuelles Cloud-Netzwerk (VCN): Isolierte Netzwerkumgebung mit einem öffentlichen Subnetz und einem privaten Subnetz.

      Das öffentliche Subnetz umfasst:

      • Oracle APEX Application Development: Webbasierte Benutzeroberfläche für Rechnungsverwaltung und -reporting.
      • Oracle Cloud Infrastructure API Gateway: Verwaltet API-Traffic zwischen Services und externen Systemen.

      Das private Subnetz umfasst:

      • Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer: Verteilt Traffic für High Availability und Resilienz.
      • Automation Engine Representational State Transfer (REST) Server: Core-Verarbeitungs-Engine zur Orchestrierung des Workflows für die Rechnungsautomatisierung.
      • Oracle Autonomous AI Database: Intelligente Datenbankplattform zum Speichern und Analysieren von Rechnungsdaten.
      • Astute AI Prompt Library: Repository von KI-Interaktionsvorlagen für die Rechnungsverarbeitung.
  • Oracle Service Network- und AI-Schicht
    • Oracle Cloud Infrastructure Generative AI: Bietet KI-gestützte Services für die intelligente Dokumentenverarbeitung mit einem von mehreren unterstützten Large Language Models (LLM).
    • Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management: Steuert die Authentifizierung und Autorisierung.
    • Oracle Cloud Infrastructure Object Storage: Speichert Rechnungsdokumente und zugehörige Dateien.
    • OCI Email Delivery: Verarbeitet Benachrichtigungsservices für Workflowereignisse.
  • Sicherheitsarchitektur
    • Netzwerksicherheit: VPN-Konnektivität und Verschlüsselung für eine sichere Datenübertragung.
    • Zugriffskontrolle: OCI Identity and Access Management für eine granulare Berechtigungsverwaltung.
    • Datenschutz: Sichere Dokumentenspeicherung mit entsprechenden Zugriffskontrollen.
    • Isolierung: Trennung zwischen öffentlichem und privatem Subnetz für eine verbesserte Sicherheitslage.
    • Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: Bietet sichere Konnektivität zu Oracle-Services.
    • Zone für maximale Sicherheit: Alle OCI-Ressourcen werden innerhalb einer Zone für maximale Sicherheit bereitgestellt, um von Oracle erzwungene Sicherheits-Guards durchzusetzen. Dadurch werden standardmäßige Sicherheitskontrollen wie obligatorische Verschlüsselung, eingeschränkter öffentlicher Zugriff, kontrollierte Netzwerkkonfigurationen und kontinuierliche Einhaltung der OCI-Sicherheitsrichtlinien gewährleistet.
    • Netzwerksicherheitsgruppen (NSGs): Netzwerksicherheitsgruppen werden verwendet, um fein granulierte Ingress- und Egress-Regeln auf Workload-Ebene zu definieren. NSGs ermöglichen eine präzise Traffickontrolle zwischen PeopleSoft-Tiers, AstuteAP-Services und OCI Generative AI-Komponenten, unterstützen ein Zero-Trust-Netzwerkmodell und minimieren die Angriffsfläche.

Die Lösung verwendet folgenden Prozessablauf:

  1. Rechnungserfassung: Nutzt den automatisierten Rechnungsabruf aus mehreren Quellen und die KI-fähige Konvertierung in ein digitales Format mit Optical Character Recognition (OCR) und intelligenten Erkennungstechnologien.
    1. Der Lieferant sendet Rechnungen per E-Mail, Upload, über das Portal oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI).
    2. AstuteAP erfasst und speichert das Dokument automatisch in OCI Object Storage.
  2. KI-Interpretation und Datenextraktion: Umfasst Schlüssel/Wert-Paarextraktion mit Konfidenzbewertung, automatisierte Validierung und Vorverarbeitung von Rechnungsdaten sowie Fehlererkennung und -korrektur durch KI-Analyse.
    1. OCI Generative AI mit großen Sprachmodellen wie Cohere, Llama oder ChatGPT lesen Sie das Dokument.
    2. Schlüsselfelder werden mit Konfidenzscoring extrahiert.
    3. Die KI-Prompt-Library gewährleistet eine konsistente Verarbeitung verschiedener Rechnungsformate.
  3. Validierung und Abgleich: Verfügt über intelligentes Routing durch Genehmigungsworkflows, nahtlose Integration mit Ziel-ERP-Systemen für die Buchungs- und Zahlungsverarbeitung und Dokumentenspeicherung für Audit-, Look-up- und Archivierungszwecke.
    1. Die Automatisierungs-Engine validiert extrahierte Daten anhand von ERP-Masterdaten.
    2. Führt 2-Way-/3-Way-Abgleiche, Lieferantenvalidierung und Toleranzprüfungen aus.
    3. Erkennt Duplikate, Anomalien und potenziellen Betrug.
    4. Ausnahmen werden zur schnellen Prüfung an KR-Mitarbeiter weitergeleitet.
  4. Genehmigungsworkflow:
    1. Falls erforderlich, werden Ausnahme- oder Nicht-Bestellrechnungen zur Genehmigung weitergeleitet.
    2. Genehmiger verwenden die Benutzeroberfläche AstuteAP, um Genehmigen oder Ablehnen.
  5. ERP-Buchung: Nachdem die Rechnung validiert und genehmigt wurde:
    1. Die Rechnung ist strukturiert und auf das ERP-Format vorbereitet.
    2. Die Rechnung wird über REST-APIs in ERP gebucht.
  6. Speicherung und Audit:
    1. Die PDF-Rechnung mit extrahierten Daten wird für Audits und Abrufe sicher in OCI gespeichert.
    2. Die vollständige Verarbeitungshistorie wird in Auditdatensätzen verwaltet.
  7. Analytics und Reporting: Bietet Dashboard-Reporting für Prozesstransparenz und Performancemetriken, Einblicke für die Optimierung von Finanzvorgängen sowie Funktionen zur Betrugsüberwachung und -alarmierung. Autonomous AI Database bietet Dashboards für:
    • Rechnungsstatus und Bearbeitungszeit
    • Ausnahmen und Engpässe
    • Anbieterausgabenanalysen
    • Abschlussbereitschaft am Monatsende

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Erfahren Sie mehr über die Features dieser Architektur und verwandte Architekturen.

Bestätigungen

  • Autoren: Oracle-Team: Leo James

    Astute Team: Kanchan Singh, Arvind Rajan

  • Mitwirkende: Oracle Team: Robert Lies