瞭解文件

附件

所有電子檔案類型 (例如 Word、PowerPoint、JPEG 等) 都可作為附件上傳到系統中。如需有關檔案附件的詳細資訊，請參考附件概要。

附件也可以參考外部儲存文件的 URL。使用這類型的附件時，文件的內容不會上傳到系統中。取而代之的是，附件記錄上只會擷取文件的連結。

擁有的和參考的附件會合併至單一區域。使用者可以按一下附件超連結來直接導覽至附件記錄，或按一下檢視按鈕以啟動與附件相關的檔案或 URL。

參考附件

當附件與特定實體相關或描述特定實體時，它會作為該實體所擁有的附件上傳到系統中。例如，資產的照片會作為特定資產記錄所擁有的照片上傳到系統中。這些附件通常是在所屬實體的入口上進行上傳和維護。

系統可以列出一個實體所擁有的附件以供在另一個實體上參考。例如，您可以在為資產規劃的工作活動上參考該資產所擁有的附件。這些附件稱為參考附件。請注意，這類參考不是原始附件的副本，而是其連結。對所參考附件的內容進行變更時，所有參考到變更的地方皆會反映該變更。

雖然許多實體都支援擷取自己的附件，但只有選取的實體支援參考其他實體的附件。

文件記錄代表附件的資料夾

文件實體可用來將多個相關附件組織到資料夾中 (如果適用)。每個文件記錄都代表一個可供您上傳多個檔案附件和新增 URL 附件的資料夾。這些附件由文件記錄所擁有，並可視需要在其他地方參考。

標準備註

標準備註可讓您建立模版文字 (備註)，可在需要備註來提供其他資訊時附加至記錄。

備註會顯示在所選實體 (例如庫存料件、空白合約、採購單及請購單) 的「標準備註」區域中。