التعرف على المستندات

المرفقات

يمكن تحميل أي نوع ملف إلكتروني، مثل Word وPowerPoint وJPEG وما إلى ذلك إلى النظام كمرفق. لمزيد من المعلومات حول مرفقات الملفات، ارجع إلى نظرة عامة على المرفقات.

قد يشير المرفق أيضًا إلى عنوان URL لمستند تم تخزينه خارجيًا. عند استخدام هذا النوع من المرفقات، لا يتم تحميل محتوى المستند إلى النظام. وبدلاً من ذلك، يتم تسجيل الرابط إلى المستند فقط في سجل المرفق.

يتم دمج المرفقات، المملوكة والمشار إليها، في منطقة واحدة. يمكن للمستخدم النقر فوق الرابط التشعبي للمرفق للتنقل مباشرة إلى سجل المرفق أو النقر فوق الزر عرض لبدء تشغيل الملف أو عنوان URL المرتبط بالمرفق.

يمكن ربط المرفقات بمعظم المستندات، مثل طلبات الشراء وأوامر الشراء والعقود الشاملة. ومع ذلك، بالنسبة لأوامر الشراء فقط، عندما يتضمن أمر الشراء مرفقًا وتتم مراجعة السجل، يتم نسخ المرفق من المراجعة إلى المراجعة.

مرفقات المرجع

عندما يرتبط مرفق بكيان معين أو يصفه، يتم تحميله إلى النظام كمرفق مملوك لهذا الكيان. على سبيل المثال، يتم تحميل صورة أصل إلى النظام كصورة مملوكة لسجل الأصل المحدد. وعادة ما يتم تحميل هذه المرفقات وصيانتها في بوابة الكيان المالك.

يمكن عرض مرفق مملوك بواسطة كيان واحد للرجوع إليه في كيان آخر. على سبيل المثال، يمكنك الرجوع إلى مرفق مملوك لأصل في نشاط عمل مخطط لهذا الأصل. يشار إلى هذه المرفقات بمرفقات المرجع. لاحظ أن هذا المرجع ليس نسخة من المرفق الأصلي بل رابطًا له. عند إجراء تغيير على محتوى المرفق المشار إليه، تنعكس التغييرات في كل مكان تتم الإشارة إليه فيه.

على الرغم من أن العديد من الكيانات تدعم القدرة على تسجيل المرفقات الخاصة بها، إلا أن الكيانات المحددة فقط تدعم القدرة على الإشارة إلى مرفقات الكيانات الأخرى.

يمثل سجل المستند مجلد مرفقات

يمكن استخدام كيان المستند لتنظيم مرفقات مرتبطة متعددة في مجلدات عند الاقتضاء. يمثل كل سجل مستند مجلدًا يمكنك فيه تحميل مرفقات ملفات متعددة وإضافة مرفقات عنوان URL. هذه المرفقات مملوكة لسجل المستند ويمكن الإشارة إليها في مكان آخر حسب الحاجة.

الإخطارات القياسية

تتيح لك الإخطارات القياسية إنشاء نص قالب وإخطار واللذين يمكن إرفاقهما بالسجلات أينما تكون هناك حاجة لإخطار بهدف توفير معلومات إضافية. عندما يتضمن سجل إخطارًا وتتم مراجعة السجل أو يتم إنشاء سجل جديد، يتم نسخ الإخطار من المراجعة إلى المراجعة وبين المستندات.

يتم عرض الإخطارات في منطقة الإخطارات القياسية للكيانات المحددة، مثل الأصناف المخزنية والعقود الشاملة وأوامر الشراء وطلبات الشراء.