Noções Básicas de Documentos

Anexos

Qualquer tipo de arquivo eletrônico, como Word, PowerPoint, JPEG etc., pode ser carregado no sistema como um anexo. Para ver mais informações sobre anexos de arquivos, consulte Visão Geral do Anexo.

Um anexo também pode fazer referência a um URL para um documento armazenado externamente. Ao utilizar este tipo de anexo, o conteúdo do documento não é carregado no sistema. Em vez disso, somente o link para o documento é capturado no registro do anexo.

Anexos, tanto em Proprietários quanto em Referenciados, são consolidados em uma só área. Um usuário pode clicar no hiperlink do anexo para navegar diretamente até o registro do anexo ou clicar no botão Exibir para iniciar o arquivo ou o URL associado ao anexo.

Anexos podem ser associados à maioria dos documentos, como requisições de compra, ordens de compra e contratos com preço fixo. No entanto, somente para ordens de compra, quando uma ordem de compra inclui um anexo e o registro é revisado, o anexo é copiado de revisão para revisão.

Anexos de Referência

Quando um anexo é relacionado a ou descreve uma entidade específica, ele é enviado por upload no sistema como pertencente a essa entidade. Por exemplo, uma imagem de um ativo é enviada por upload para o sistema como propriedade do registro de ativo específico. Esses anexos geralmente são carregados e mantidos no portal da entidade responsável.

Um anexo pertencente a uma entidade pode ser listado para referência em outra entidade. Por exemplo, você pode fazer referência ao anexo de propriedade de um ativo em uma atividade de trabalho planejada para o ativo. Esses anexos são chamados de anexos de referência. Observe que a referência não é uma cópia do anexo original, mas sim um link para ele. Ao fazer uma alteração no conteúdo do anexo referenciado, as alterações são refletidas em todos os lugares em que são referenciadas.

Embora muitas entidades ofereçam suporte à capacidade de capturar seus próprios anexos, apenas as entidades selecionadas suportam a capacidade de fazer referência a anexos de outras entidades.

Um Registro de Documento Representa uma Pasta de Anexos

A entidade Documento pode ser usada para organizar vários anexos relacionados em pastas, quando aplicável. Cada registro de documento representa uma pasta para a qual você pode fazer upload de vários anexos de arquivo e adicionar anexos de URL. Esses anexos pertencem ao registro de documento e podem ser referenciados em outros lugares, conforme necessário.

Notas Padrão

Notas padrão permitem que você crie textos padronizados, observações, que podem ser anexadas a registros sempre que uma nota for necessária para fornecer informações adicionais. Quando um registro inclui uma nota e o registro é revisado ou um novo registro é criado, a observação é copiada de revisão para revisão e entre documentos.

As notas são exibidas na área Notas Padrão das entidades selecionadas, tais como itens do estoque, contratos com preço fixo, ordens de compra e requisições.