總括合約
總括合約是組織與廠商簽訂的採購協議，用於預先計畫材料或服務的採購。這些合約通常包含一段期間內的多個交貨日期，並經由協商以利用預定定價。
當經常需要消耗性商品或組織從一個廠商大量購買時，也常會使用總括合約。根據採購要求或採購單，可以在履行合約之前視需要建立發票項目。
只要總括合約處於現用狀態，新的採購文件即可參考它來訂購材料或服務。合約可以設為暫停狀態，使其暫時無法用於新的採購。如果您正在為特定料件或服務，或為其他業務需求調查新廠商，則在與廠商重新協商條款時可以使用此方法。
下列各節進一步描述與總括合約管理相關的概念。
總括合約存取列表
「總括合約存取列表」會識別一個使用者列表，這些使用者可在其個人限額範圍內自動獲得核准，以依據總括合約建立和簽發採購單。
當套用總括合約來建立採購單時，評估採購單的總括合約以進行核准 (W1-EVPOBCAPR) 演算法會根據此列表驗證使用者是否有效，且未超過該人員的採購限額。
系統可以設定有權根據總括合約簽發採購文件的使用者列表。總括合約上的設定會決定合約是否僅限於特定存取列表，哪些使用者列表可以存取，或者在未指出存取列表時，決定合約的預設美元價值限額。使用存取列表時，可以為每個個別使用者設定限額。
下載廠商投標
在總括合約失效之前，可以透過下載廠商投標來要求對廠商材料和服務進行新的投標。
使用者可以按一下資料總管區域功能表 
圖示，然後選取匯出，以擷取列出目前材料或服務投標資訊的 CSV 檔案。使用者必須設定此檔案的格式，然後將其送出，以便讓廠商在「報價」資料欄中植入新的投標資訊。傳回投標後，必須手動評估投標，並選取其他處理區段中的「從檔案上傳明細行」超連結，將得標報價上傳至新的「總括合約標頭」以建立明細行項目。選取從檔案上傳明細行超連結會觸發 W1-BSLUP 批次自動處理該要求。
如果沒有任何已定義的目前投標，則您可以使用下載廠商投標來建立不含資料但含必要資料欄標頭的檔案。在此情況下，如果您未植入資源 ID，則必須植入資源類別和資源代碼。後兩者的組合是用來尋找資源 ID 。您應該在資源類別中植入材料、工種、設備或雜項資源。
設定下載廠商投標 CSV 檔案的格式
檔案的格式設定應如下：
- 將 C 資料欄 (資源 ID) 資料的格式設為數字 (非「指數」表單)。不過，如果有前置零，您就必須將其格式設為文字，而非數字。
- 如果有前置零，則將 E 資料欄 (資源代碼) 資料的格式設為文字。
- 移除 F 資料欄 (資源描述) 或G 資料欄 (詳細描述) 中的任何逗號與雙引號。 逗號會視為分欄符號。
- 先確保已植入報價單價、報價單前置天數及採購單位資料欄，再上傳至新的總括合約。
- 如果採購單位已變更，請確定您的採購簽發比正確。
執行匯出之後，請確定您使用另存新檔，將檔案具體地儲存為檔案類型是 .csv 的 CSV 逗號分隔檔案。
備註：每當您重新開啟檔案並儲存時，請確認資源 ID 和資源代碼資料欄格式設定並未變更。