Introducción

En este tutorial se muestra el proceso de aprobación, cómo configurarlo y cómo iniciar el ciclo de revisión de planificación. Aprenda a activar miembros para aprobaciones, identificar revisores y responsables, definir grupos de aprobación, gestionar jerarquías de unidades de aprobación, definir la ruta de ascenso basada en revisores y reglas de validación con límites financieros, iniciar el ciclo de revisión y aprobar su plan. Las secciones se crean unas sobre otras y se deben completar de forma secuencial.

Antecedentes

Con las aprobaciones, puede gestionar el flujo de trabajo dentro de un proceso definido y formalizar los niveles de autoridad a medida que prepara los datos presupuestarios. Puede revisar y aprobar planes enviados por centros o departamentos de costos como parte de su proceso de creación de presupuestos general.

El proceso de aprobaciones se gestiona mediante:

• Creación de unidades de aprobación basadas en su organización, regiones geográficas o líneas de productos
• Definir la ruta de ascenso designando quién revisa y aprueba los datos del plan a medida que avanza por la organización
• Inicio del ciclo de revisión de planificación mediante la selección de un escenario y una versión de jerarquía de unidades de aprobación

Puede realizar un seguimiento de presupuestos y revisar el estado, problemas del proceso y propiedad de las unidades de aprobación mediante las unidades de aprobación. El tiempo del ciclo presupuestario se reduce cuando:

• La ruta de autorización es independiente de la estructura organizativa
• Las excepciones y áreas con problemas se resaltan.
• La información de auditoría incluye anotaciones y estado del proceso
• Las revisiones incluyen anotaciones y comentarios.

En este tutorial, aprenderá sobre el proceso de aprobación, cómo configurarlo e iniciar el ciclo de revisión de planificación.

Requisitos

Los tutoriales prácticos de Cloud EPM pueden requerir que importe una instantánea en su instancia de Cloud EPM Enterprise Service. Antes de importar una instantánea de tutorial, debe solicitar otra instancia de Cloud EPM Enterprise Service o eliminar la aplicación y el proceso de negocio actuales. La instantánea del tutorial no se importará a través de su aplicación o proceso de negocio existente, ni reemplazará o restaurará automáticamente la aplicación o el proceso de negocio con el que está trabajando actualmente.

Antes de comenzar este tutorial, debe:

• Tener acceso de administrador de servicio a una instancia de Cloud EPM Enterprise Service. La instancia no debe tener un proceso de negocio creado.
• Si aún no lo ha hecho, regístrese para obtener una cuenta gratuita de Oracle Cloud Customer Connect para poder acceder a los archivos necesarios.
  • Descargue la última instantánea de LCM de aplicación de ejemplo de EPBCS desde esta página de idea.
  • Cargue e importe la última instantánea de LCM de aplicación de muestra de EPBCS en la instancia de Planning.
• Cargue e importe la instantánea de ApprovalFlow a través de la aplicación de ejemplo de EPBCS en la instancia.
• A continuación, cargue e importe la instantánea de seguridad a través de la aplicación de ejemplo de EPBCS en la instancia.
• Usuarios y grupos aprovisionados como se indica en esta sección de este tutorial.
• Descargue los archivos de jerarquía de unidades de aprobación: Projects_PUH.exp y FS_PUH.exp

Note:

Si se producen errores de migración al importar la instantánea, vuelva a ejecutar la migración excluyendo el componente de HSS-Shared Services, así como los artefactos de seguridad y preferencias de usuario en el componente Core. Para obtener más información sobre la carga y la importación de instantáneas, consulte la documentación de Administración de migración para Oracle Enterprise Performance Management Cloud.

Configuración de Control de Acceso y Permisos

Asignación de roles de seguridad a usuarios y grupos

Para configurar aprobaciones con varios revisores o responsables, debe crear y aprovisionar usuarios con los siguientes roles de aplicación:

• Un (1) usuario
• Cinco (5) usuarios avanzados
• Un (1) administrador de servicio

Sugerencia:

Si ha importado la instantánea de seguridad proporcionada en la sección Requisitos de este tutorial, toda esta sección de control de acceso y permisos ya debe estar configurada. En función de cómo esté configurado el entorno, es posible que los usuarios no se importen correctamente. En ese caso, deberá crear y aprovisionar como se indica anteriormente.

En este tutorial, se hará referencia a los usuarios de la siguiente manera:

Nombre utilizado en el tutorial	Rol de aplicación
Carol Judd	Usuario
Kerry Lane	Usuario avanzado
Betty Anderson	Usuario avanzado
Alex Smith	Usuario avanzado
Anita Kennedy	Usuario avanzado
Casey Brown	Usuario avanzado
George Foster	Administrador de servicio

Note:

Para obtener más información sobre la seguridad de Planning, consulte el tutorial práctico Configuración de la seguridad en Planning y la documentación de Introducción a Oracle Enterprise Performance Management Cloud para administradores.

A continuación, se muestra un ejemplo del informe de asignación de roles para estos usuarios en Control de acceso:

Creación del Grupo de Planificadores Estratégicos

Después de crear usuarios y asignar roles, cree un grupo denominado Planificador estratégico. El grupo Planificador Estratégico se utilizará para los permisos de acceso con formularios y flujos de navegación.

Sugerencia:

Si ha importado la instantánea de seguridad proporcionada en la sección Requisitos de este tutorial, toda esta sección de control de acceso y permisos ya debe estar configurada. En función de cómo se configure el entorno, puede que el planificador estratégico no se importe correctamente. En ese caso, deberá crear y aprovisionar como se indica a continuación.

1. En Control de acceso, vaya a Gestionar grupos.
2. Verifique que el planificador estratégico aparece en Gestionar grupos.

   

   

Asignación de permisos para acceder a formularios

Sugerencia:

Si ha importado la instantánea de seguridad proporcionada en la sección Requisitos de este tutorial, toda esta sección de control de acceso y permisos ya debe estar configurada. Según la configuración de su entorno, es posible que los permisos de acceso a formularios no se importen correctamente. En ese caso, deberá crear y aprovisionar como se indica a continuación.

1. Haga clic en (Navegador), a continuación, en Crear y gestionar, haga clic en Formularios.

   

2. En el panel izquierdo de Gestión de formularios y cuadrículas ad hoc, en Carpetas, asegúrese de que Biblioteca está seleccionado y haga clic en (Asignar acceso).

   

3. En Asignar acceso a la biblioteca, haga clic en Grupos.

   

4. En la lista de grupos, verifique que Strategic Planner aparezca con derechos de acceso de Write.

   

5. Haga clic en Cerrar.
6. Vuelva a la página inicial. En la parte superior derecha, haga clic en (Inicio).

Asignación de acceso al flujo de navegación de aprobaciones

Sugerencia:

Si ha importado la instantánea de seguridad proporcionada en la sección Requisitos de este tutorial, toda esta sección de control de acceso y permisos ya debe estar configurada. Según la configuración del entorno, es posible que el acceso al flujo de navegación de aprobaciones no se haya importado correctamente. En ese caso, deberá crear y aprovisionar como se indica a continuación.

1. En la página de Inicio, haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic en Flujos de desplazamiento.

   

2. En Flujo de navegación, verifique que las aprobaciones estén definidas en Activo y muestre Planificador estratégico en Rol/Grupo.

   

3. Vuelva a la página inicial. En la parte superior derecha, haga clic en (Inicio).
4. En la parte superior izquierda, haga clic en (Navegador) y, en la lista desplegable, seleccione el flujo de navegación Aprobaciones.

   

   Sugerencia:

   Si el flujo de navegación no está disponible, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Administrator (Administrador) y haga clic en Reload Navigation Flow (Volver a cargar flujo de navegación).
5. En la página inicial, verifique que el flujo de navegación se muestra como:

   

   Sugerencia:

   Si el flujo de navegación no cambia, puede volver a cargarlo desde el menú de acciones del administrador. En la parte superior derecha, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Administrator (Administrador) y haga clic en Reload Navigation Flow (Volver a cargar flujo de navegación).

   

Descripción general del proceso de aprobación

En esta sección, aprenderá sobre el proceso de aprobación.

Puede realizar las siguientes tareas de planificación con aprobaciones:

• Revisar y aprobar datos de la planificación
• Realizar un seguimiento del progreso del presupuesto
• Identificar problemas en el proceso de revisión
• Ver las observaciones de los revisores en las anotaciones
• Ver la ruta jerárquica de los datos de la planificación
• Garantizar que los datos del plan cumplen las reglas de validación de datos

Se realiza un seguimiento de la planificación y se administra mediante unidades de aprobación. La unidad de aprobación es la unidad básica para la preparación, anotación, revisión y aprobación de datos del plan.

Las unidades de aprobación son combinaciones de escenario, versión y entidad o parte de una entidad.

Note:

Puede tener una combinación de escenario/versión por unidad de aprobación.

Los escenarios y las versiones son la base del ciclo de revisión. Las unidades de aprobación envían datos de planificación para un escenario y versión. Por ejemplo, una unidad de aprobación puede constar de una versión (Mejor caso), un escenario (Previsión) y una entidad (Nueva York).

Las unidades de aprobación también pueden incluir dimensiones secundarias en cualquier entidad, para delimitar la granularidad de una unidad de aprobación.

Un administrador inicia el proceso de planificación trimestral o anual "iniciando" unidades de aprobación. Antes de que la unidad de aprobación se inicie oficialmente, puede introducir datos en ella, pero los datos no forman parte del ciclo de planificación oficial.

Una vez que el administrador ha iniciado las unidades de aprobación, puede introducir datos en el escenario, la versión y las entidades que las componen. Puede anotar, analizar y revisar una unidad de aprobación hasta que la promocione o la envíe. Después, ya no puede cambiar los datos hasta que vuelva a ser el propietario actual.

Flujo de proceso para casos de negocio de muestra

Con Planning, puede aprovechar estas funciones al gestionar las aprobaciones:

• Paneles de control y análisis para la presentación de informes de datos, incluida la presentación de informes de variación entre los datos reales y los datos presupuestarios.
• Capacidad para agregar justificación y anexar documentos relacionados con el plan.
• Las aprobaciones basadas en umbrales se basan en la matriz de nivel de autoridad (LOA).
• Visibilidad y trazabilidad que ayudan en la toma de decisiones, incluida una pista de auditoría completa de todas las aprobaciones.
• Colaboración en línea y notificaciones por correo electrónico en toda la organización.
• Flujo de trabajo de aprobación sin papel.
• Integración perfecta con Oracle ERP Cloud.
• El envío por fases mediante grupos de aprobaciones le permitirá enviar una parte de los datos para revisión primero, mientras los otros datos se pueden revisar más tarde. 

Aquí hay tres (3) casos de negocio de muestra:

Projects

Su organización planea proyectos internos, de capital y/o de contrato que requieren diferentes niveles de aprobaciones en función del importe necesario para cada proyecto. Puede crear reglas de validación basadas en umbrales que afecten a la ruta de ascenso de sus aprobaciones en función de la matriz de LOA de su organización.

En Enterprise Planning, mediante Projects, puede incluir beneficios y justificaciones financieros y no financieros al agregar y planificar proyectos. Revise los KPI del proyecto para ayudar a analizar y planificar proyectos futuros, a medida que pasa por el proceso de aprobación.

Proyectos de capital

Su organización planea tener grandes gastos de capital, incluidos proyectos internos orientados a la expansión empresarial, el crecimiento orgánico, la sustitución de activos, etc.

Cuando se aprueba el presupuesto anual para gastos de capital (capex), cada departamento puede iniciar compras relacionadas con el capex mediante la obtención de solicitudes y la aprobación de la dirección. En Planificación empresarial, el departamento iniciador crea una solicitud de gasto de capital (CER) con respecto a un presupuesto aprobado. Al enviar la solicitud de aprobación, incluiría toda la justificación necesaria y los anexos relacionados.

En función de la matriz de LOA de la organización, puede que la aprobación tenga que pasar por diferentes aprobadores en función del valor solicitado. La LOA se puede incluir mediante la creación de reglas de validación que se procesen en función de los valores de umbral.

Una vez aprobada la solicitud, pueden comenzar a procesar sus órdenes de compra utilizando su sistema de ERP transaccional.

Presupuestos de marketing

Su organización planea preparar anuncios de campaña y marketing para ayudar con la publicidad de la empresa y los productos.

Cuando se aprueba el presupuesto anual para marketing, el departamento adecuado puede iniciar la promoción, la publicidad y la compra de colocación de medios mediante la presentación de solicitudes y la obtención de la aprobación de la gestión. En Enterprise Planning, el departamento de inicio crea una solicitud de gasto para un presupuesto aprobado. Al enviar la solicitud de aprobación, incluiría toda la justificación necesaria y los anexos relacionados.

Puede crear reglas de validación basadas en umbrales que afecten a la ruta de ascenso de sus aprobaciones en función de la LOA de marketing de su organización. Esto permite reducir las revisiones y los procesos manuales redundantes.

Visión general de configuración de aprobación

En esta sección, conocerá las tareas que debe realizar antes de iniciar el proceso de aprobación.

Tareas de configuración de aprobación:

• Active los miembros Scenario, Version y Entity para las aprobaciones.
• Determinar los usuarios y grupos que se asignarán como revisores y propietarios.
• Definición de grupos de aprobaciones

  Los grupos de aprobación le permiten enviar una parte de los datos para revisión primero, mientras los otros datos se pueden revisar más tarde. Durante el proceso de revisión, puede promocionar cada fase de la unidad del proceso de aprobación en vez de toda la unidad del mismo.

• Creación de la jerarquía de unidades de aprobación
  • Defina el nombre, el ámbito y la plantilla de la jerarquía de aprobación.
  • Seleccione un flujo de aprobación ampliado para la jerarquía de unidades de aprobación:
    • Ninguno: el flujo de trabajo solo utilizará la dimensión Entidad y no utilizará ninguna dimensión o grupos de aprobación secundarios.
    • Secundario: el flujo de trabajo de aprobación utilizará una dimensión secundaria. 
    • Grupo de aprobaciones: le permite asignar grupos de aprobaciones al flujo del trabajo de aprobaciones. 

    Si ha seleccionado Grupos Secundarios o de Aprobación, puede seleccionar si desea aplicarlo a todos los niveles de entidad y activar la dependencia por fases.

    Los separadores Jerarquía de unidades de aprobación cambian según las selecciones.

• Seleccione Miembros de la jerarquía de unidades de aprobación.

  Visualización de opciones por entidades (todas las unidades de aprobación potenciales) o por unidades de aprobación activadas. Si selecciona Secundario para flujo de aprobación ampliado, agregue una dimensión secundaria a la unidad de aprobación incluida en el proceso de aprobación para proporcionar una mayor granularidad.

• Asigne propietarios de unidades de aprobación y revisores. Agregue usuarios para las notificaciones.
• Gestionar la ruta de ascenso. Puede modificar la ruta promocional:
  • Asignando responsables y revisores directamente en la jerarquía de unidades de aprobación, o
  • Crear reglas de validación de datos que determinen si es necesario un cambio en la ruta de ascenso de una unidad de aprobación. También puede especificar importes de umbral que guíen la ruta de ascenso de la unidad de aprobación.
• Defina los miembros de definición de valor para definir intersecciones de datos.

  Al seleccionar miembros para el resto de las dimensiones (dimensiones de unidad sin aprobación), se especifica el segmento de datos exacto o la intersección de datos donde se recogerán los datos del plan.

  Note:

  • Para dimensiones de unidad que no son de aprobada: para ver valores de las unidades de aprobación agregada, en Selección de miembros, debe seleccionar un miembro para cada dimensión de unidad que no es de aprobación en el cubo seleccionado en el separador Dimensión de aprobaciones. Si no selecciona miembros para las dimensiones de unidades que no son de aprobación, el valor de la unidad de aprobación agregada está en blanco.

  • Para dimensiones de unidades de aprobación: los miembros de la definición de valor especificados para un miembro padre en la jerarquía de unidades de aprobación son heredados por los descendientes de dicho miembro. Si se seleccionan los miembros de la definición de valor para los miembros padre e hijo de una dimensión de unidades de aprobación, la selección del hijo tiene prioridad. Por ejemplo, selecciona un miembro de definición de valor tanto para el valor padre EE.UU. como para su hijo, Región occidental; el miembro de definición de valor para Región occidental tiene prioridad. En tiempo de ejecución, se seleccionan los miembros de las dimensiones Entidad, Escenario y Versión y secundaria especificados en la jerarquía de unidades de aprobación.

Activación de miembros de dimensión para aprobaciones

Debe activar las aprobaciones para los escenarios y las versiones que desea utilizar con la unidad de aprobación.

1. En la página de Inicio, haga clic en Aplicación y, a continuación, en Descripción general.

   

2. En Aplicación: visión general, haga clic en Dimensiones.

   

3. En la lista desplegable Cubo, seleccione OEP_PFP.

   

4. En la lista de dimensiones, haga clic en Escenario.

   

   
   

   Editar propiedades de miembro: se muestra el escenario.

   

5. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna Nombre de miembro para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar columnas.
6. A la izquierda, en Seleccionar columnas, amplíe Escenario y, a continuación, seleccione Activado para aprobaciones.

   

7. Haga clic en Aceptar.
8. En la cuadrícula, amplíe Escenario, Escenarios OEP y, a continuación, Escenarios OEP_Planned.

   

9. En OEP_Plan, en Escenarios OEP_Planned, verifique que Activado para aprobaciones esté definido en Sí.

   

   Sugerencia:

   Puede que tenga que desplazarse a la derecha para mostrar Activado para aprobaciones.
10. Cambiar vistas de dimensión. Haga clic en la flecha desplegable situada junto a Editar propiedades de miembro: escenario y seleccione Versión.

    

11. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho en la cabecera de columna Nombre de miembro para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar columnas.
12. A la izquierda, en Seleccionar columnas, amplíe Versiones y, a continuación, seleccione Activado para aprobaciones.

    

13. Haga clic en Aceptar.
14. En la cuadrícula, amplíe Versión y, a continuación, OEP_Versions.

    

15. En OEP_Working, en OEP_Versions, verifique que Activado para aprobaciones esté definido en Sí.

    

16. En Editar propiedades de miembro: Versión, haga clic en Guardar.
17. Haga clic en Cancelar.
18. Vuelva a la página inicial. En la parte superior derecha, haga clic en (Inicio).

Definición de grupos de aprobación

Puede crear grupos en los que dividir las unidades en subconjuntos de datos más granulares que se pueden enviar a continuación para su aprobación en fases.

1. En esta página de origen, haga clic en Aplicación y, a continuación, en Grupos de aprobación.

   

2. En Grupos de aprobación, haga clic en Crear.

   

3. Asigne al grupo de aprobación el nombre Gastos de marketing.
4. Seleccione Cuenta como dimensión de anclaje.

   

5. Haga clic en Agregar regla.
6. Junto a Cuenta, haga clic en la lista desplegable y seleccione Editar.

   

7. En Seleccionar miembros, junto a Selecciones, haga clic en (Configuración) y seleccione Eliminar todo.

   

8. En el cuadro Buscar, introduzca Marketing y pulse Intro.
9. Pase el mouse sobre Marketing total y haga clic en (Selector de funciones).
10. Seleccione Descendientes incluidos.

    

    Note:

    Haga clic en el símbolo I junto a Descendants.
11. Haga clic en Aceptar.
12. Verifique las selecciones realizadas y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.

    

    
    

    El grupo de aprobación Marketing Expenses se crea y se muestra en la página.

    

Gestión de jerarquías de unidades de aprobación

Acerca de las jerarquías de unidades de aprobación

Una jerarquía de unidades de aprobaciones contiene unidades de aprobación y entidades que son parte del procesos de revisión.

Las relaciones padre/hijo entre los miembros de la jerarquía de unidades de aprobación afectan al proceso de revisión:

• Cuando se ascienda o rechaza un padre, sus hijos se ascienden o rechazan a menos que estén aprobados El propietario del padre se convierte en el propietario de los hijos.

• Cuando aprueba un padre, se aprueban sus hijos.

• Después de que todos los hijos se ascienden al mismo propietario, el padre se asciende al propietario.

• Cuando el estado de todos los hijos cambia a un estado, por ejemplo Autorizado, el estado del padre cambia al mismo estado.

Note:

No puede cambiar el estado de un padre si sus hijos tienen distintos propietarios. Si distintos usuarios promocionan, envían o autorizan los hijos, el padre no tiene ningún propietario y solo los administradores del servicio pueden cambiar su estado.

Las jerarquías de unidades de aprobación se utilizan para adaptar el proceso de presupuesto a todos los tipos de requisitos de la organización.

• Defina unidades de aprobación en función de una combinación de entidad y otras dimensiones. Por ejemplo, si una aplicación incluye todos los productos de una compañía, la jerarquía de unidades de aprobación para Norteamérica puede incluir dimensiones y miembros adecuados para los productos vendidos en Norteamérica. De forma similar, la jerarquía de las unidades de aprobación para la división europea puede incluir dimensiones y miembros para el producto vendido en Europa. En la misma jerarquía de aprobación, las entidades se pueden mejorar con la dimensión Cuenta, creando unidades para aprobación como Entidades por RR. HH., Entidades por gastos en capital y Entidades por ingresos.

• Seleccione plantillas de aprobación predefinidas para crear jerarquías ascendente, distribuidas o de formato libre.

  • Presupuestos ascendentes: los datos se introducen en el nivel del miembro inferior y son consolidados acumulando datos en la jerarquía organizativa. Al iniciar el presupuesto, los datos se rellenan para cada escenario y usuario de forma independiente. La propiedad sigue la jerarquía de aprobación en modo ascendente. Los usuarios pueden ver o editar los datos según los permisos de acceso definidos en la unidad de aprobación. El propietario del grupo de presupuestos superior consolida los presupuestos aprobados de forma individual en un presupuesto consolidado final.
  • Presupuestos distribuidos: los datos se introducen a nivel de hoja de la organización y la propiedad empieza en el nivel superior de la organización. A continuación, la propiedad se distribuye hacia abajo en la jerarquía de organización. Cuando se alcanzan los niveles inferiores, los presupuestos se devuelven al nivel superior mediante el proceso de aprobación. El propietario del grupo de presupuestos superior revisa, aprueba y carga los presupuestos para el control presupuestario, control de transacciones e informes.
  • Presupuestación de formato libre: con los presupuestos en formato libre, los datos se introducen en el nivel de miembro seleccionado y los usuarios seleccionan el siguiente propietario de una lista desplegable.

• Incluya vínculos dinámicos a las dimensiones según los números de generación para la dimensión de entidad y la dimensión secundaria utilizada. Por ejemplo, agregue de forma automática generaciones de 0 a 3 en la dimensión de entidad o segmento a la jerarquía de unidades de aprobación. Si se produce un cambio en la dimensión, se puede actualizar la jerarquía de unidades de aprobación con facilidad.

• Importe y exporte jerarquías de unidades de aprobación.

• Cree jerarquías de unidades de aprobación que difieran en escenario y versión. Por ejemplo, el escenario de presupuesto puede tener una gran jerarquía de Unidades de Aprobación que conste de departamentos, cuentas y productos, mientras que el escenario de previsión tiene una organización de proceso más sencilla con menos niveles de aprobación.

Creación de jerarquías de unidades de aprobación

La aplicación de ejemplo de EPBCS incluye dos (2) jerarquías de unidades de planificación. Modificará las jerarquías de unidades de planificación en función de los casos de negocio de ejemplo que se han tratado al principio de este tutorial.

Jerarquía de unidad de planificación de finanzas

En esta sección, se crea una jerarquía de unidades de aprobación para el cubo de Finanzas que amplía el flujo de aprobación mediante el envío por fases con grupos de aprobación. Esta unidad de aprobación se basa en el caso de negocio de ejemplo de presupuestos de marketing.

1. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, en Unidad de Aprobación.

   

2. En Unidad de aprobación, seleccione FS PUH y haga clic en (Editar).

   

3. En Editar jerarquía de unidades de aprobación, verifique el nombre de jerarquía: FS_PUH.
4. Para Habilitar aprobaciones, acepte la selección predeterminada: Ninguno.

   Cuando seleccione miembros de jerarquía, agregará unidades de aprobación.

5. Para la plantilla de aprobaciones, verifique que la opción Ascendente esté seleccionada.
6. Para el cubo, verifique que OEP_FS esté seleccionado.
7. En Flujo de Aprobación Ampliado, seleccione Grupo de Aprobación.
8. SeleccioneFase Dependency (Dependencia de fase).
9. Verifique las selecciones y haga clic en Guardar.

   

10. En el cuadro de diálogo de información, haga clic en Aceptar.

    

11. En la parte inferior derecha de la página, haga clic en Aceptar.
12. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Jerarquía de unidad de planificación de proyectos

En esta sección, se crea una jerarquía de unidades de aprobación en la que se asignan responsables y revisores de unidades de aprobación y, posteriormente, se modifica la ruta de ascenso mediante reglas de validación. Esta unidad de aprobación se basa en el caso de negocio de ejemplo de proyectos.

1. En Unidad de aprobación, seleccione Proyectos PUH y, a continuación, haga clic en (Editar).

   

2. En Editar jerarquía de unidades de aprobación, verifique el nombre de jerarquía: Projects_PUH.
3. Para Habilitar aprobaciones, acepte la selección predeterminada: Ninguno.

   Cuando seleccione miembros de jerarquía, agregará unidades de aprobación.

4. Para la plantilla de aprobaciones, verifique que la opción Ascendente esté seleccionada.
5. Para el cubo, verifique que OEP_PFP esté seleccionado.
6. Para el flujo de aprobación ampliado, seleccione Secundario.
7. Verifique las selecciones y, a continuación, haga clic en Guardar.

   

8. En el cuadro de diálogo de información, haga clic en Aceptar.

   

9. En la parte inferior derecha de la página, haga clic en Aceptar.
10. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Asignación de una combinación de escenario y versión a una jerarquía de unidades de aprobación

1. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, haga clic en Asignación De Unidades de Aprobación.

   

2. En Asignación de unidad de aprobación, amplíe FS_PUH.
3. Revise las combinaciones de escenario y versión para FS_PUH.

   

   
   

4. Expanda Projects_PUH y revise las combinaciones de escenario y versión.

   

   Note:

   Realizará cambios en las asignaciones PUH de proyectos más adelante.

(Opcional) Modificación de archivos de jerarquía de unidades de aprobación

Sugerencia:

Consulte la sección Configuración del control de acceso y los permisos de este tutorial.

1. Mediante un editor de texto, como el Bloc de notas++, edite el archivo FS_PUH.exp que ha descargado de la sección Requisitos de este tutorial.

   

2. Sustituya los usuarios de la jerarquía de unidades de aprobación de planificación por los usuarios definidos en el sistema. De manera opcional, puede eliminar los nombres en lugar de sustituirlos. No elimine las comas. Puede agregar usuarios cuando asigne responsables en la jerarquía de unidades de aprobación más adelante. Asegúrese de guardar los cambios.
3. Mediante un editor de texto, como el Bloc de notas++, edite el archivo Projects_PUH.exp que ha descargado de la sección Requisitos de este tutorial.

   

4. Sustituya los usuarios de la jerarquía de unidades de aprobación de planificación por los usuarios definidos en el sistema. De manera opcional, puede eliminar los nombres en lugar de sustituirlos. No elimine las comas. Puede agregar usuarios cuando asigne responsables en la jerarquía de unidades de aprobación más adelante. Asegúrese de guardar los cambios.

Importación de jerarquías de unidades de aprobación

1. Volver a Planificación. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, en Importar y exportar.

   

2. En Importación/Exportación Basada en Archivos, asegúrese de que la opción Importar Jerarquía de Unidades de Aprobación está seleccionada.

   

3. En la lista desplegable Nombre de jerarquía de unidades de aprobación existentes, seleccione FS_PUH.
4. Junto a Jerarquía de unidades de aprobación con propiedad, haga clic en Seleccionar archivo.

   Note:

   Según el explorador, la etiqueta del botón puede mostrar Choose File (Seleccionar archivo) o Browse (Examinar).
5. Navegue hasta el lugar donde ha guardado FS_PUH.exp y, a continuación, selecciónelo y ábralo.
6. En la parte inferior derecha de la página, haga clic en Importar.
7. En el mensaje de información, haga clic en Aceptar.

   

8. En la lista desplegable Nombre de jerarquía de unidad de aprobación existente, seleccione Projects_PUH.

   

9. Junto a Jerarquía de unidades de aprobación con propiedad, haga clic en Actualizar.
10. En Actualizar archivo, haga clic en Seleccionar archivo.

    

    Note:

    Según el explorador, la etiqueta del botón puede mostrar Choose File (Seleccionar archivo) o Browse (Examinar).
11. Navegue hasta donde haya guardado Projects_PUH.exp y, a continuación, selecciónelo y ábralo.
12. En Actualizar archivo, haga clic en Aceptar.
13. Verifique las selecciones para Projects_PUH y, a continuación, haga clic en Importar.
14. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
15. Haga clic en Listo.

Asignación de grupos de aprobación

1. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, haga clic en Unidad de Aprobación.
2. En Unidad de aprobación, seleccione la fila FS_PUH y haga clic en (Editar).

   

3. En Editar jerarquía de unidades de aprobación: FS_PUH, haga clic en Asignar grupos de aprobación.

   

4. En Asignar grupos de aprobación, haga clic en (Agregar).

   

5. En el cuadro de diálogo, seleccione Gastos de marketing.

   

6. Haga clic fuera del cuadro de diálogo para cerrarlo.
7. Verifique que Marketing Expenses aparece en la página y, a continuación, en la parte inferior de la página, haga clic en Guardar.

   

8. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
9. En la parte inferior de la página, haga clic en Aceptar.
10. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Selección de miembros de unidad de aprobación y definición de valor

1. En Unidad de aprobación, seleccione la fila Projects_PUH y haga clic en (Editar).

   

2. En Editar jerarquía de unidades de aprobación: Projects_PUH, verifique que el flujo de aprobación ampliado esté definido en Secundario.

   

   
   

   Con Secundario seleccionado para Flujo de aprobación ampliado, puede agregar una dimensión secundaria a la unidad de aprobación incluida en el proceso de aprobación para proporcionar mayor granularidad. De esta forma, se define la definición de valor para que los miembros definan intersecciones de datos específicas en la unidad de aprobación.

3. Haga clic en el separador Selección de jerarquía primaria y subjerarquía.
4. En Selección principal y de subjerarquía, para Mostrar, seleccione Unidades de aprobación.

   

5. En la cuadrícula, amplíe Entidad, NA y, a continuación, EE. UU.. Asegúrese de que se muestra Manufacturing US.

   

   Sugerencia:

   Ignore si las operaciones del centro de datos no están disponibles.
6. Para Manufacturing US, verifique las siguientes selecciones:

   

   • Dimensión: Proyecto

     En este ejemplo, Project se selecciona como la dimensión secundaria.

   • Miembro principal: Proyecto total

     Total Project es el miembro principal seleccionado.

   • Generación relativa: 4

     La generación relativa especifica las generaciones padre-miembro que se van a incluir. Al agregar una generación, se agregan todos los miembros de esa generación al proceso de aprobación. En este ejemplo, la generación relativa a Total Project es 4. Esto apunta a cuatro generaciones por debajo de Total Project, que son miembros de Level0. Los nombres de miembros se muestran en Miembros seleccionados.

   • Miembros seleccionados: FM IT,Project Diablo,Future Engineering 2020,EMS Re-Engineering,UID Project,Finance 101,CTI,New Digital Web Mobile,PM Tool,Test Digital,Digital New,Upgrade Network - Manchester,Upgrade Network - Dubai,Campaña de marketing digital,T6,Nueva instalación de TI

     Puede limitar aún más la subjerarquía eliminando los miembros seleccionados.

     Sugerencia:

     Puede ver los miembros seleccionados en relación con la jerarquía de dimensiones de proyecto al editar las propiedades de los miembros en el editor de dimensiones.

     

Asignación de responsables y revisores

Consulte la sección Asignación de Roles de Seguridad a Usuarios y Grupos para obtener una lista de los usuarios a los que se hace referencia en este tutorial.

1. Haga clic en el separador Asignar propietarios.
2. En Asignar propietarios, en la cuadrícula, amplíe todos los niveles.

   

   
   

   Note:

   Si sustituyó a los usuarios en los archivos de la unidad de aprobación de Planning que importó, debería verlos en la columna Propietario.
3. Si eliminó los usuarios en los archivos de unidad de aprobación de Planning que importó, agregue un usuario en la columna Propietario de NA y todas las filas de Fabricación de EE. UU..

   Sugerencia:

   Consulte la sección Asignación de Roles de Seguridad a Usuarios y Grupos para obtener una lista de los usuarios a los que se hace referencia en este tutorial.
4. Asigne un revisor a todas las filas de proyecto de Manufacturing US. En este ejemplo, se selecciona un usuario avanzado de primer nivel.

   

5. Opcional: para Manufacturing US: FM IT, agregue usuarios a las alertas en la columna Notify These Users.

   

   
   

   Puede agregar revisores, propietarios o cualquier otro usuario adicional que necesite ser informado cuando se promocione una unidad de aprobación. Por ejemplo, añada un miembro del equipo que esté a cargo del procesamiento de pagos o un miembro del equipo del departamento de tesorería. Asegúrese de que los usuarios que agregue tienen activadas las notificaciones. Puede activar las notificaciones para estos usuarios cuando, posteriormente, complete las tareas de esta sección: Configuración del correo electrónico para notificaciones de aprobación.

   

6. En la parte inferior, haga clic en Guardar.
7. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Gestión de la Ruta de Acceso Promocional

Revisión y Modificación de la Ruta de Acceso Promocional

1. Para Manufacturing US: FM IT, haga clic en (Promotional Path).

   

   
   

   Se muestra la ruta de ascenso para la unidad de aprobación seleccionada.

   

2. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Ruta de acceso promocional.
3. Elimine el propietario asignado a Manufacturing US.

   

4. Para Manufacturing US: FM IT, haga clic en (Promotional Path).
   

   Observe que la ruta de ascenso de la unidad de aprobación ya no muestra un propietario de Manufacturing US.

   

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Ruta de acceso promocional.
6. En la parte inferior, haga clic en Guardar.
7. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
8. En la parte inferior, haga clic en OK (Aceptar).
9. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Adición de reglas de validación de datos para aprobaciones basadas en umbrales

Si selecciona un propietario y revisor para una unidad y sus padres, debe establecer la ruta jerárquica de la unidad. Sin embargo, cuando cambian los resultados del cálculo de presupuestos, la organización necesita revisores y aprobadores adicionales en función de los valores calculados. Por ejemplo, si los salarios de un grupo de ventas son 10% más altos respecto al presupuesto del año anterior, puede que sea necesaria la aprobación de alguien distinto del siguiente revisor.

Para automatizar la redirección del presupuesto en estos casos, puede agregar condiciones y acciones a las reglas de validación de datos que comprueban estas excepciones y, a continuación, modificar la ruta de ascenso cuando sea necesario. También puede utilizar reglas de validación de datos para detener una unidad de aprobación de pasar al siguiente revisor si existen errores de datos en la unidad de aprobación.

Al diseñar reglas que afecten a la ruta de ascenso de las unidades de aprobación, deberá tener en cuenta el orden en que las reglas se evalúan y aplican.

A continuación se muestra un resumen de la ruta de ascenso de esta sección, incluidas las reglas de validación de datos:

Estado/Regla	Formato de celda de proceso	Revisor
Propietario	No disponible	Carol Judd
Primer revisor	No disponible	Kerry Lane
-> $500K Total de gastos de proyecto -> 500 000 $	Verde: #3CB371	Betty Anderson
->1 millón de dólares Gastos totales del proyecto -> $1 millón	Azul: #0000FF	Alex Smith
->2 millones de dólares Gastos totales del proyecto -> 2 millones de dólares	Magenta: #D02090	Anita Kennedy
->10 millones de dólares Gastos totales del proyecto -> 10 millones de dólares	Rojo: #FF0000	Casey Brown
Revisor/propietario final	No disponible	George Foster

1. Haga clic en (Navegador), a continuación, en Crear y gestionar, haga clic en Formularios.

   

2. En el panel izquierdo de Gestión de formularios y cuadrículas ad hoc, en Carpetas, amplíe Biblioteca y haga clic en Personalizado.

   

3. En el área de contenido, seleccione Validación de gastos totales del proyecto y haga clic en (Editar).

   

4. Haga clic en el separador Diseño.

   

5. En Diseño, haga clic con el botón derecho en la celda con la etiqueta A debajo de Columnas y seleccione Agregar/Editar Formato/Reglas de Validación.

   

   
   

   Se muestra el Creador de reglas de validación de datos/formato.

6. Cree una regla de validación para gastos de proyecto por un importe superior a 500 000 $. En Propiedades de regla de validación de formato/datos, verifique, introduzca o seleccione lo siguiente:
   • Ubicación: Columna A
   • Nombre: >$500K
   • Descripción: Gastos totales del proyecto > 500 000 $
   • Activar regla de formato/validación: <Seleccionado>

   

7. Agregue condiciones. En la primera fila, compruebe, escriba o seleccione lo siguiente:
   • Condición: IF
   • Tipo de origen: Valor de celda actual
   • Operador: >
   • Tipo de objetivo: Valor
   • Valor Objetivo: 500000
   • Proceso: AND

   

8. En la columna Acciones, haga clic en (Agregar condición).
9. En la nueva fila de condición, compruebe, escriba o seleccione lo siguiente:
   • Condición: <En blanco>
   • Tipo de origen: nombre de miembro
   • Valor de origen: Years

     Note:

     "Todo el año" es el nombre del miembro. Su alias está definido en "All Years".
   • Operador: Equals (Igual que)
   • Tipo de objetivo: Valor
   • Valor Objetivo: "Todos los Años"
   • Proceso: AND
10. En la columna Acciones, haga clic en (Agregar condición).
11. En la nueva fila de condición, compruebe, escriba o seleccione lo siguiente:
    • Condición: <En blanco>
    • Tipo de origen: nombre de miembro
    • Valor de origen: Cuenta
    • Operador: Equals (Igual que)
    • Tipo de objetivo: Valor
    • Valor Objetivo: "OPF_Total Gastos"
    • Proceso: <En blanco>
12. En la columna Acciones, haga clic en (Agregar condición).
13. En la nueva fila de condición, compruebe, escriba o seleccione lo siguiente:
    • Condición: THEN
    • Tipo de origen: Celda de proceso
14. En la columna Acciones, en la última fila, haga clic en (Célula de proceso).

    

    
    

    Se muestra el cuadro de diálogo Formatear celda para el generador de reglas de validación de datos/formato.

15. En Formato de celda, para Color de fondo, introduzca 3CB371.

    Sugerencia:

    Puede seleccionar Otro Color y, a continuación, especificar el código de color.
16. Para el mensaje de validación, introduzca Los gastos totales del proyecto superan los 500 000 $ y necesitarán un nivel adicional de aprobación.
17. Asegúrese de que Mostrar en el panel Mensajes de formato/validación está seleccionado.
18. Para las aprobaciones, seleccione Actualizar ruta promocional.
19. Agregar condiciones de ruta de ascenso. Haga clic en (Agregar regla).
20. En la nueva fila, compruebe, escriba o seleccione lo siguiente:
    • Unidad de aprobación: Projects PUH
    • Unidades de aprobación: Children("Manufacturing US")
    • Posición: Antes
    • Unidades de aprobación: Manufacturing US
    • Rol: Revisor
    • Tipo: Nombre de usuario
    • Usuarios: Betty Anderson

      Sugerencia:

      Consulte la sección Asignación de Roles de Seguridad a Usuarios y Grupos de este tutorial.
21. Verifique las selecciones. A continuación, haga clic en OK (Aceptar).

    

22. En el generador de reglas de validación de formato/datos, haga clic en Validar.

    

23. En el mensaje de información, haga clic en Aceptar.

    

24. En el generador de reglas de validación de formato/datos, haga clic en Aceptar.

    En la sección de cuadrícula de Diseño, la intersección de celda de columna y fila se muestra en verde para indicar que el formulario contiene reglas de validación de datos.

    

25. Haga clic en Guardar.
26. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
27. En Diseño, haga clic con el botón derecho en la celda con la etiqueta A debajo de Columnas y seleccione Agregar/Editar Formato/Reglas de Validación.

    

28. En el generador de reglas de validación de formato/datos, en la parte superior derecha, haga clic en (Agregar regla).

    Sugerencia:

    Haga clic en (Duplicar) para crear una regla similar a una existente y, a continuación, modifique la regla duplicada para que cumpla los requisitos.

    

29. Cree las siguientes reglas, según los pasos del 6 al 23:
    • Regla: >1 millón de dólares
      

      Propiedades de Reglas

      

      
      

      Formatear/Procesar celda

      

      Sugerencia:

      Color de fondo de celda utilizado 0000FF.
      
      
    • Regla: >$2 millones
      

      Propiedades de Reglas

      

      
      

      Formatear/Procesar celda

      

      Sugerencia:

      Color de fondo de celda utilizado D02090.
      
      
    • Regla: >10 millones de dólares
      

      Propiedades de Reglas

      

      
      

      Formatear/Procesar celda

      

      Sugerencia:

      Color de fondo de celda utilizado FF0000.

    Note:

    Asegúrese de validar las cuatro reglas.
30. Si el generador de reglas de validación de datos/formato aún está abierto, haga clic en Aceptar para cerrarlo.
31. En Diseño, haga clic en Terminar.

Visualización de uso de jerarquía de unidades de aprobación

Las jerarquías de unidades de aprobación pueden tener dependencias como asignaciones de unidades de aprobación o reglas de validación de datos definidas en los formularios. Si existen dependencias para una jerarquía de unidades de aprobación, no se puede suprimir la jerarquía hasta que se eliminen las dependencias.

1. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, haga clic en Unidad de Aprobación.
2. En Unidad de aprobación, seleccione la fila Projects_PUH y haga clic en (Editar).

   

3. Haga clic en el separador Uso.

   

   
   

   La pestaña Uso permite ver las dependencias de la jerarquía de unidades de aprobación y vincularlo a los formularios o a las combinaciones y versiones de escenarios para que pueda eliminar las dependencias, si es necesario.

   

   
   

   Se muestran las reglas de validación de datos que actualizan la ruta de ascenso definida en la pantalla Validación de gastos totales del proyecto.

4. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Asignación de unidad de aprobación).
5. En Asignación de unidad de aprobación, revise las combinaciones de escenario y versión asignadas a la unidad de aprobación Projects_PUH.

   

Visualización de la ruta de acceso promocional actualizada

1. Haga clic en el separador Asignar propietarios.
2. En Asignar propietarios, en la cuadrícula, amplíe todos los niveles.
3. Para Manufacturing US: FM IT, haga clic en (Promotional Path).

   

   
   

   Se muestra la ruta de ascenso actualizada para la unidad de aprobación seleccionada. Observe que las reglas de validación que ha definido anteriormente se incluyen en la ruta de ascenso actualizada.

   

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Ruta de ascenso.
5. En la parte inferior derecha, haga clic en OK (Aceptar).
6. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Inicio del ciclo de revisión de planificación

1. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, en Gestionar aprobaciones.

   

2. En Gestionar aprobaciones, seleccione lo siguiente y haga clic en Ir:
   • Escenario: OEP_Plan
   • Versión: Aprobación de proyecto

   

3. En Estado de proceso, a la derecha, haga clic en Ver y seleccione Vista de árbol.

   

4. En Vista de árbol, expanda todas las unidades de aprobación (operaciones NA y de centro de datos).

   Sugerencia:

   Ignore si las operaciones del centro de datos no están disponibles.

   

   
   

   Observe que la columna Plan Cycle permite dos opciones: Start y Exclude. En este ejemplo, se inició el ciclo de revisión de planificación para todas las unidades de aprobación de la jerarquía de unidades de planificación. En los siguientes pasos, detendrá el ciclo de planificación, revisará las asignaciones de escenario y versión y, a continuación, iniciará las unidades de aprobación adecuadas.

5. Cambie los ciclos de planificación para varias unidades. Para NA y Operaciones del centro de datos, seleccione Excluir.
6. En el cuadro de diálogo Excluir, haga clic en Sí.
7. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
8. Verifique que el ciclo de revisión de planificación se haya detenido para todas las unidades de aprobación (operaciones NA y de centro de datos).

   

9. A continuación, detenga el ciclo de revisión de planificación para la jerarquía de unidades de planificación de PUH de FS. En Gestionar aprobaciones, seleccione lo siguiente y haga clic en Ir:
   • Escenario: OEP_Plan
   • Versión: OEP_Working

   

10. En Vista de árbol, expanda FS PUH, NA y, a continuación, US.

    

11. Para NA, seleccione Exclude.
12. En el cuadro de diálogo Excluir, haga clic en Sí.
13. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
14. Verifique que el ciclo de revisión de planificación se haya detenido para todas las unidades de aprobación (operaciones NA y de centro de datos).

    

15. A continuación, revise las asignaciones de escenario y versión. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, haga clic en Asignación De Unidades de Aprobación.

    

16. En Asignación de unidad de aprobación, expanda FS PUH y Projects_PUH.

    

17. En FS PUH, para OEP_Plan y OEP_Working, haga clic en (Suprimir).
18. En Proyectos PUH, para OEP_Plan, haga clic en la flecha hacia abajo junto a Aprobación de proyecto.
19. En Seleccionar versión, borre la selección para Aprobación de proyecto y, a continuación, seleccione OEP_Working.
20. Verifique las selecciones y haga clic en Aceptar.

    

21. Verifique que los cambios se han aplicado a la PUH de Projects y, a continuación, haga clic en Guardar.

    

22. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
23. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Flujo de trabajo, en Gestionar aprobaciones.

    

24. En Gestionar aprobaciones, seleccione lo siguiente y haga clic en Ir:
    • Escenario: OEP_Plan
    • Versión: OEP_Working

    

25. En Estado de proceso, a la derecha, haga clic en Ver y seleccione Vista de árbol.
26. En Tree View, amplíe todas las unidades de aprobación.

    

    
    
27. Para Manufacturing US: FM IT, seleccione Start (Iniciar).
28. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
29. Compruebe que el estado de aprobación ahora se muestra como En revisión y que un responsable actual está asignado a unidades de aprobación hasta Manufacturing US: FM IT.

    

Definición de Preferencias de Aplicación y Usuario

Activación de Notificaciones y Definición de Propietarios de Aplicaciones

1. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Aplicación, haga clic en Configuración.

   

2. En Configuración de la aplicación, en Valores por defecto actuales de la aplicación, busque Notificaciones y seleccione Aprobaciones.

   

   Sugerencia:

   Puede que tenga que desplazarse hacia abajo para localizar Notifications.
3. En Configuración del sistema, busque Activar el uso de la aplicación para y seleccione Todos los usuarios.

   

4. Para Asignar propietario de aplicación, seleccione un usuario asignado con el rol de aplicación de administrador de servicio. En este ejemplo, se selecciona George Foster.

   

5. Desplácese hacia arriba y haga clic en Guardar.
6. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Definición de preferencias de usuario

Debe activar las notificaciones de aprobación para cada usuario que desee que reciba un aviso por correo electrónico cuando haya un cambio en el estado de aprobación o la propiedad.

Las variables de usuario actúan como filtros en el formulario que permiten a los planificadores centrarse sólo en determinados miembros. Cada usuario debe definir valores para las variables de usuario.

Note:

Asegúrese de realizar las tareas de esta sección para cada usuario que ha creado para este tutorial.

Configuración de correo electrónico para notificaciones de aprobación

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como el usuario que desea configurar las preferencias.
2. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Herramientas, en Preferencias de usuario.

   Note:

   Las opciones de menú pueden variar según el rol de aplicación asignado al usuario.

   

3. En la parte izquierda, haga clic en Notificaciones.

   

4. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario y asegúrese de que la opción Aprobaciones está seleccionada.

   

5. Haga clic en Guardar.
6. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Asignación de valores a variables de usuario

Note:

Las opciones de menú pueden variar según el rol de aplicación asignado al usuario.

1. A la izquierda, en Preferencias, haga clic en Variables de usuario.

   

2. Para cada variable, haga clic en su (Selector de miembros) para seleccionar un miembro como valor de la variable.

   A continuación se incluye un ejemplo:

   

3. Haga clic en Guardar.
4. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).

Adición del menú personalizado Aprobaciones a formularios

1. Asegúrese de haber iniciado sesión como administrador de servicio en Planning.
2. Haga clic en (Navegador) y, a continuación, en Crear y gestionar, haga clic en Menú de acción.

   

3. Desplácese hacia abajo y seleccione Enviar para aprobación y, a continuación, haga clic en (menú Editar).

   Sugerencia:

   Puede ordenar la lista por nombre de menú.

   

4. En el menú Editar, con Enviar para aprobación seleccionado, haga clic en Acciones y, a continuación, seleccione Editar opción de menú.

   

5. Revise el juego de acciones de este menú. En este ejemplo, el menú se define para pasar a Gestionar aprobaciones con un escenario y una versión predefinidos. Para la versión, verifíquela o defínala en OEP_Working.

   

6. Haga clic en Guardar.
7. En el mensaje de información, haga clic en OK (Aceptar).
8. Haga clic en Cancelar.
9. Haga clic en (Navegador), a continuación, en Crear y gestionar, haga clic en Formularios.

   

10. En el panel izquierdo de Gestión de formularios y cuadrículas ad hoc, en Carpetas, amplíe Biblioteca y haga clic en Personalizado.

    

11. En el área de contenido, seleccione Validación de gastos totales del proyecto y haga clic en (Editar).

    

12. Haga clic en el separador Otras opciones.

    

13. En la lista Menús disponibles, seleccione Enviar para aprobación y haga clic en (Mover).

    

    
    

    Enviar para aprobación se agrega a la lista Menús seleccionados.

    

14. Haga clic en Terminar.
15. Vuelva a la página inicial. En la parte superior derecha, haga clic en (Inicio).

Aprobación de planes

Acerca de la aprobación de planes

Cada unidad de aprobación tiene un estado, dependiendo de dónde se encuentre en el proceso de revisión.

• No iniciado: estado inicial de todas las unidades. Un administrador empieza el proceso de revisión con la acción Iniciar, que cambia su estado a Primera pasada (en FreeForm); En revisión y primero en la ruta promocional (en Ascendente); o En revisión y último en la ruta promocional (en Distribuir).
• 1ª aprobación: estado inicial de las unidades de aprobación seleccionadas para el proceso de presupuestación. Las unidades de aprobación no tienen propietarios durante la Primera pasada. Las personas que tienen permiso de escritura pueden introducir datos y ascender unidades de aprobación durante el estado 1st Pass. Durante este estado, los administradores pueden excluir a miembros de las unidades de aprobación.
  Cuando la unidad de aprobación esté preparada para revisión, se selecciona una de las acciones, se cambia el estado y pasa su propiedad.
• En revisión: se produce después de una acción de ascenso o envío y significa que alguien está revisando la unidad de aprobación. Sólo el propietario actual o los administradores pueden cambiar datos en las unidades de aprobación cuyo estado es En revisión. Durante el estado En revisión, las unidades del estado de aprobación pueden someterse a iteraciones de promociones, envíos, autorizaciones y rechazos hasta que finalmente se apruebe.
• Frozen (Congelado): todos los datos relacionados en unidades de aprobación descendientes están bloqueados (solo lectura). El propietario que haya congelado las unidades de aprobación o un propietario superior, selecciona la opción Descongelar para revertir esta acción.
• Distribuido: hay varias personas que revisan el presupuesto. Los revisores se filtran según los permisos y los revisores especificados para la acción de distribuir seleccionada (Distribuir, Distribuir secundario o Distribuir propietario).
• Sin autorizar: se produce cuando el propietario o un administrador selecciona Rechazar. Solo el propietario actual o su administrador pueden cambiar datos o realizar una acción sobre la unidad de aprobación cuyo estado sea Sin autorizar.
• Aprobado: sucede cuando se selecciona Aprobar. La última persona de la ruta jerárquica (el propietario de la unidad de aprobación) se convierte en el propietario, con independencia de si es propietario o revisor. Los propietarios pueden editar los datos si tienen permiso en la combinación de miembros que define la unidad de aprobación y pueden realizar la acción Aprobar. Los revisores que son la última persona de la ruta jerárquica no podrán editar los datos de la unidad de aprobación, pero pueden realizar la acción Aprobar. Después de haber aprobado todas las unidades de aprobación, el ciclo de elaboración de presupuesto está completo.

Las acciones disponibles en una unidad de aprobación dependen del estado de la unidad de aprobación.

• Start (Iniciar): inicia la unidad aprobación.

  Nuevo estado de la unidad de aprobación: 1er pase para formato libre, bajo revisión para ascendente y distribuido.

• Excluir: detiene la unidad de aprobación y suprime todo su historial.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: Sin iniciar.

• Originate: Ascendente: mueve el valor de la unidad de aprobación al principio del recorrido promocional.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Ascender: Formato libre mueve la unidad de aprobación a cualquier persona de la lista. Ascendente mueve la unidad de aprobación a la siguiente posición en la ruta de ascenso.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Rechazar: Formato libre mueve la unidad de aprobación a cualquier persona de la lista. Ascendente y Distribuida mueven la unidad de aprobación a cualquiera anterior en la ruta de ascenso.

  Nuevo estado de la unidad de aprobación: Sin autorizar.

• Firma: mueve la unidad de aprobación al estado Autorizada.

• Delegar: delega la unidad de aprobación a un propietario recién seleccionado.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Take Ownership (Apropiarse): permite retirar la propiedad al propietario actual. En el caso de los grupos, reclama la propiedad de la unidad de aprobación al grupo.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Return (Devolver): devuelve la propiedad al grupo.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Pass (Aprobar): cuando está en un grupo, transfiere propiedad a otra persona del grupo.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Freeze (Congelar): congela la unidad de aprobación de la introducción de datos.

  Nuevo estado de las unidades de aprobación: Congelada.

• Unfreeze (Descongelar): descongela la unidad de aprobación y permite volver a introducir datos.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Distribuir: permite mover la unidad de aprobación a una posición anterior en la ruta jerárquica.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: Distribuida.

• Distribuir hijos: mueve la unidad de aprobación a una posición anterior en la ruta de ascenso. Se aplica a los hijos de la unidad de aprobación seleccionada.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: Distribuida.

• Distribuir propietario: mueve a la unidad de aprobación a la primera posición en la ruta jerárquica.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: Distribuida.

• Enviar: mueve la unidad de aprobación a la siguiente posición en la ruta jerárquica.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Enviar arriba: mueve la unidad de aprobación a la última en la ruta jerárquica.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

• Approve: aprueba la unidad de aprobación. De esta forma, se completa el proceso de aprobación, y los usuarios no podrán realizar ninguna acción adicional.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: Aprobada.

• Reopen (Reabrir): vuelve a abierto una unidad de aprobación aprobada. Volver para abrir está disponible para los usuarios y usuarios avanzados que sean los últimos en la ruta de ascenso.

  Nuevo estado de unidad de aprobación: En revisión.

Promoción y aprobación de planes

En esta sección, los planes se ascienden hasta que llegan al aprobador final.

Promoción de planes

Transfiere la unidad de aprobación a otra persona para que la revise. Esta acción asigna la propiedad de un módulo de aprobación por primera vez y, a continuación, transfiere el propietario de un módulo de aprobación de un revisor a otro. Ascender genera una autorización implícita del propietario actual y cambia el estado de la unidad de aprobación a En revisión.

Aprobación de planes

Aprueba la unidad de aprobación y cambia su estado a Aprobado. Con las plantillas Distribuir o Ascendente, solo el último propietario de la ruta jerárquica puede aprobar la unidad de aprobación. Con la plantilla Formato libre, una persona puede aprobar unidades de aprobación en cualquier estado, excepto Sin iniciar. Solo el último revisor de la ruta de ascensos puede aprobar desde un estado Sin autorizar o Primer pase.

Esta es la ruta de ascenso, incluidas las reglas de validación de datos:

Estado/Regla	Formato de celda de proceso	Revisor
Propietario	No disponible	Carol Judd
Primer revisor	No disponible	Kerry Lane
> $500K Gastos totales del proyecto > 500 000 $	Verde: #3CB371	Betty Anderson
>1 millón de dólares Gastos totales del proyecto > $1 millón	Azul: #0000FF	Alex Smith
>2 millones de dólares Gastos totales del proyecto > $2 millones	Magenta: #D02090	Anita Kennedy
->10 millones de dólares Gastos totales del proyecto > $10 millones	Rojo: #FF0000	Casey Brown
Revisor/propietario final	No disponible	George Foster

Una vez que comience el ciclo de revisión, el presupuesto pasará por la ruta promocional aplicable antes de obtener su aprobación final. Basado en el camino promocional, el presupuesto debe pasar a través de todos los revisores hasta Anita Kennedy antes de que vaya a una aprobación final con George Foster.

Sugerencia:

Si recibe un error al abrir cuadros de mandos y formularios, asegúrese de que tiene valores asignados a las variables de usuario para cada usuario que ha creado.

Carol Judd

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como propietario de la unidad de aprobación de Manufacturing US: FM IT. En este ejemplo, Carol Judd está conectado. Asegúrese de definir los valores en Variables de usuario para cada usuario que utilice para conectarse.

   Sugerencia:

   Si ha importado la instantánea de seguridad proporcionada en la sección Requisitos de este tutorial, puede conectarse mediante los usuarios importados. Consulte Control de acceso para ver el inicio de sesión de cada usuario. Todas las contraseñas se definen en epmDem0s.
2. En la página de Inicio, haga clic en Proyectos y, a continuación, en Análisis.

   

3. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Análisis y aprobación del proyecto).

   

4. En el punto de vista de datos (PDV) de la validación de gastos totales del proyecto, defina o verifique lo siguiente:
   • Entidad: Manufacturing US
   • Proyecto: FM IT

   

5. En la cuadrícula del formulario de datos, asegúrese de que el PDV se muestra como se muestra y localice Total Expenses for All Year (última fila) y verifique que el fondo de la celda se muestra en verde.

   

   
   
6. Permite ejecutar el presupuesto para el proyecto de TI de gestión de flotas. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar para aprobación.

   

7. En Gestionar aprobaciones, haga clic en Fabricación de EE. UU.: FM IT.

   

8. En Cambiar estado: Manufacturing US: FM IT, seleccione o introduzca lo siguiente y, a continuación, haga clic en Cambiar estado:
   • Acción: Ascender
   • Anotación: Revise.

   

9. En la parte superior derecha, haga clic en Refrescar.
10. Revise el estado actualizado de la unidad de aprobación y, a continuación, haga clic en Listo.

    

    
    

    La unidad de aprobación ahora está asignada a Kerry Lane.

    

    
    

    Si tiene activadas las notificaciones por correo electrónico, compruebe el correo electrónico y revise el mensaje de notificación enviado. A continuación se incluye un ejemplo:

    

    
    

    Los correos electrónicos que contienen las siguientes notificaciones de aprobaciones:

    • URL para comprobar el estado
    • Nombre de aplicación
    • Unidad de aprobación
    • Propietario actual
    • Propietario Anterior
    • Última Acción
    • Estado actual
    • Tiempo
    • Título de la anotación
    • Texto de Anotación

Kerry Lane

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como propietario de la unidad de aprobación de Manufacturing US: FM IT. En este ejemplo, Kerry Lane está conectado.
2. En la página de Inicio, haga clic en Proyectos y, a continuación, en Análisis.
3. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Análisis y aprobación del proyecto).
4. En la cuadrícula del formulario de datos, asegúrese de que el PDV se muestra como se muestra y localice Total Expenses for All Year (última fila) y verifique que el fondo de la celda se muestra en verde.

   

   Note:

   Si tiene errores, consulte la sección Asignación de valores a variables de usuario y actualice las variables de usuario.
5. Permite ejecutar el presupuesto para el proyecto de TI de gestión de flotas. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar para aprobación.

   

6. En Gestionar aprobaciones, haga clic en Fabricación de EE. UU.: FM IT.

   

7. En Cambiar estado: Manufacturing US: FM IT, seleccione o introduzca lo siguiente y, a continuación, haga clic en Cambiar estado:
   • Acción: Ascender
   • Anotación: Revise.

   

8. En la parte superior derecha, haga clic en Refrescar.
9. Revise el estado actualizado de la unidad de aprobación y, a continuación, haga clic en Listo.

   

   
   

   La unidad de aprobación ahora está asignada a Betty Anderson.

   

Betty Anderson

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como propietario de la unidad de aprobación de Manufacturing US: FM IT. En este ejemplo, Betty Anderson está conectado.
2. En la página de Inicio, haga clic en Proyectos y, a continuación, en Análisis.
3. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Análisis y aprobación del proyecto).
4. En la cuadrícula del formulario de datos, asegúrese de que el PDV se muestra como se muestra y localice Total Expenses for All Year (última fila) y verifique que el fondo de la celda se muestra en verde.

   

5. Permite ejecutar el presupuesto para el proyecto de TI de gestión de flotas. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar para aprobación.

   

6. En Gestionar aprobaciones, haga clic en Fabricación de EE. UU.: FM IT.

   

7. En Cambiar estado: Manufacturing US: FM IT, seleccione o introduzca lo siguiente y, a continuación, haga clic en Cambiar estado:
   • Acción: Ascender
   • Anotación: presupuesto listo para el siguiente revisor.

   

8. En la parte superior derecha, haga clic en Refrescar.
9. Revise el estado actualizado de la unidad de aprobación y, a continuación, haga clic en Listo.

   

   
   

   La unidad de aprobación ahora está asignada a Alex Smith.

   

Alex Smith

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como propietario de la unidad de aprobación de Manufacturing US: FM IT. En este ejemplo, Alex Smith está conectado.
2. En la página de Inicio, haga clic en Proyectos y, a continuación, en Análisis.
3. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Análisis y aprobación del proyecto).
4. En la cuadrícula del formulario de datos, asegúrese de que el PDV se muestra como se muestra y localice Total Expenses for All Year (última fila) y verifique que el fondo de la celda se muestra en verde.

   

5. Permite ejecutar el presupuesto para el proyecto de TI de gestión de flotas. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar para aprobación.

   

6. En Gestionar aprobaciones, haga clic en Fabricación de EE. UU.: FM IT.

   

7. En Cambiar estado: Manufacturing US: FM IT, seleccione o introduzca lo siguiente y, a continuación, haga clic en Cambiar estado:
   • Acción: Ascender
   • Anotación: >2 millones de dólares

   

8. En la parte superior derecha, haga clic en Refrescar.
9. Revise el estado actualizado de la unidad de aprobación y, a continuación, haga clic en Listo.

   

   
   

   La unidad de aprobación ahora está asignada a Anita Kennedy.

   

Anita Kennedy

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como propietario de la unidad de aprobación de Manufacturing US: FM IT. En este ejemplo, Anita Kennedy está conectado.
2. En la página de Inicio, haga clic en Proyectos y, a continuación, en Análisis.
3. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Análisis y aprobación del proyecto).
4. En la cuadrícula del formulario de datos, asegúrese de que el PDV se muestra como se muestra y localice Total Expenses for All Year (última fila) y verifique que el fondo de la celda se muestra en verde.

   

5. Permite ejecutar el presupuesto para el proyecto de TI de gestión de flotas. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar para aprobación.

   

6. En Gestionar aprobaciones, haga clic en Fabricación de EE. UU.: FM IT.

   

7. En Cambiar estado: Manufacturing US: FM IT, seleccione o introduzca lo siguiente y, a continuación, haga clic en Cambiar estado:
   • Acción: Ascender
   • Anotación: Total de Gastos en 6,242,611USD aprobado y listo para su aprobación final.

   

8. En la parte superior derecha, haga clic en Refrescar.
9. Revise el estado actualizado de la unidad de aprobación y, a continuación, haga clic en Listo.

   

   
   

   La unidad de aprobación se asigna ahora a George Foster.

   

   
   

   Dado que los gastos totales del proyecto son inferiores a 10 millones de dólares, la ruta de promoción no requiere que Casey Brown revise y apruebe el presupuesto y lo ascienda directamente a George Foster.

George Foster

1. Cierre sesión en Planning e inicie sesión como propietario de la unidad de aprobación de Manufacturing US: FM IT. En este ejemplo, George Foster está conectado.
2. En la página de Inicio, haga clic en Proyectos y, a continuación, en Análisis.
3. En los separadores verticales de la izquierda, haga clic en (Análisis y aprobación del proyecto).
4. En la cuadrícula del formulario de datos, asegúrese de que el PDV se muestra como se muestra y localice Total Expenses for All Year (última fila) y verifique que el fondo de la celda se muestra en verde.

   

5. Permite ejecutar el presupuesto para el proyecto de TI de gestión de flotas. En la cuadrícula, haga clic con el botón derecho y seleccione Enviar para aprobación.

   

6. En Gestionar aprobaciones, haga clic en Fabricación de EE. UU.: FM IT.

   

7. En Cambiar estado: Manufacturing US: FM IT, seleccione o introduzca lo siguiente y, a continuación, haga clic en Cambiar estado:
   • Acción: Aprobar
   • Anotación: presupuesto aprobado.

   

8. En la parte superior derecha, haga clic en Refrescar.
9. Revise el estado actualizado de la unidad de aprobación y, a continuación, haga clic en Listo.

   

   
   

   El proceso de revisión de esta unidad de aprobación ha finalizado.

   

Enlaces relacionados

• Documentación: Administración de Planning
• Canal YouTube de tutoriales de Oracle EPM

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