Integre los ERP con Oracle Cloud Infrastructure Generative AI
AstuteAP es una solución avanzada de automatización de cuentas por pagar basada en inteligencia artificial diseñada para simplificar el procesamiento de facturas de proveedores en múltiples plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP).
La arquitectura aprovecha los servicios de Oracle Cloud Infrastructure (OCI) y la inteligencia artificial (IA) para eliminar la entrada manual de datos, reducir los errores y acelerar el flujo de trabajo de cuentas a pagar. AstuteAP se integra con los sistemas de ERP de los clientes para proporcionar un procesamiento de facturas inteligente y automatizado.
La solución ofrece las siguientes ventajas:
- Eficiencia operativa: reduce los costos de procesamiento de facturas y acelera los tiempos de ciclo.
- Precisión: Minimiza los errores a través de la extracción y validación de datos basados en IA.
- Escalabilidad: escala para gestionar los distintos volúmenes de facturas.
- Visibilidad: proporciona seguimiento e informes en tiempo real sobre el estado de la factura.
- Conformidad: mantiene registros auditables de todas las actividades de procesamiento de facturas.
- Reducción de costos: reduce los costos de procesamiento mediante la automatización y el aumento de la eficiencia.
AstuteAP aprovecha la inteligencia artificial a lo largo del ciclo de vida del procesamiento de facturas:
- Procesamiento de documentos: OCI Generative AI reconoce e interpreta varios formatos e idiomas de facturas.
- Extracción de datos: los algoritmos de aprendizaje automático identifican y extraen información clave con alta precisión.
- Validación: AI compara los datos extraídos con los patrones conocidos para marcar discrepancias y posibles errores.
- Procesamiento: enrutamiento inteligente del flujo de trabajo basado en atributos de factura y reglas de negocio.
- Aprendizaje continuo: los sistemas mejoran con el tiempo mediante el aprendizaje automático a partir de facturas procesadas.
AstuteAP ofrece una integración perfecta con los sistemas empresariales existentes:
- Conectores predefinidos: integración lista con las principales plataformas de ERP, como PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne y Ellucian Banner.
- Diseño de API como elemento principal: OCI API Gateway facilita las conexiones con otros sistemas de negocio.
- Marco extensible: la arquitectura admite integraciones personalizadas para requisitos especializados.
Caso de uso: automatización de cuentas a pagar con AstuteAP
AstuteAP proporciona una plataforma de automatización inteligente de cuentas por pagar (AP) que se integra a la perfección con los sistemas ERP, los portales de proveedores y las interfaces bancarias.
AstuteAP aprovecha la automatización del flujo de trabajo, la conectividad segura y los controles de cumplimiento para agilizar las operaciones de AP.
Las facturas se capturan, interpretan y confrontan automáticamente con órdenes de compra (OC), con excepciones enrutadas de manera inteligente a través de un flujo de trabajo seguro y nativo en la nube.
Esto reduce el esfuerzo manual hasta en un 80 %, reduce el tiempo del ciclo de facturas de días a horas, mejora la precisión y acelera el cierre de fin de mes, todo lo cual ofrece ahorros de costos inmediatos, un control financiero más fuerte y un proceso de cuentas a pagar totalmente auditable.
La solución utiliza el siguiente proceso de alto nivel:
- Captura de factura:
- Las facturas recibidas por correo electrónico o mediante el portal se ingieren automáticamente.
- La inteligencia artificial generativa (GenAI) extrae datos clave de facturas como proveedor, número de orden de compra, fecha, importe, impuestos y fecha de vencimiento.
- Validación y cumplimiento:
- El sistema comprueba si hay duplicados, conformidad fiscal y datos maestros de proveedores.
- Las excepciones se envían al personal de AP para su resolución.
- Integración de ERP: las facturas aprobadas se contabilizan directamente en el sistema ERP, como PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne y Ellucian Banner.
- Informes y Analíticas:
- Los paneles de control proporcionan visibilidad de las responsabilidades, los tiempos de ciclo y el rendimiento del proveedor.
- Las pistas de auditoría garantizan el cumplimiento de Sarbanes-Oxley (SOX)/Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Debido a que la arquitectura permite el procesamiento de facturas sin contacto, las empresas se dan cuenta de las siguientes ventajas:
- Reducir el tiempo de ciclo de AP de 8 días a 1 día
- Más del 85% de facturas procesadas sin contacto humano
- 80% de reducción en la entrada manual de datos
- Un 70% menos de excepciones debido a la validación basada en IA
- Cierre de fin de mes más rápido de 2 a 4 días
- Menor costo de procesamiento por factura (de aproximadamente $10 a menos de $2)
- Los pagos más rápidos y fiables mejoran la confianza y las relaciones con los proveedores
Esto afecta directamente a:
- Visibilidad del flujo de caja
- Satisfacción del proveedor
- Preparación para el cumplimiento y la auditoría
- Eficiencia operativa en los equipos financieros
Arquitectura
La arquitectura proporciona un acceso conversacional seguro y escalable a los datos de ERP.
El siguiente diagrama ilustra la arquitectura:
oci-genai-erp-architecture-oracle.zip
Las arquitecturas comprenden los siguientes componentes principales:
- Zona de ERP del cliente
- Sistema ERP: se conecta con plataformas compatibles, como PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne y Ellucian Banner.
- Capa de integración: facilita la comunicación perfecta entre los sistemas del cliente y AstuteAP.
- Región Oracle Cloud Infrastructure (OCI)
- Gateway de Internet: proporciona acceso externo seguro al sistema
- VPN de sitio a sitio de OCI: permite conexiones de red privadas seguras a OCI.
- Cifrado: garantiza la seguridad de los datos durante la transmisión.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: proporciona conectividad segura a los servicios de Oracle.
- Red virtual en la nube (VCN): entorno de red aislado que contiene una subred pública y una subred privada.
La subred pública incluye:
- Oracle APEX Application Development: interfaz de usuario basada en web para la gestión y la generación de informes de facturas.
- Oracle Cloud Infrastructure API Gateway: gestiona el tráfico de API entre servicios y sistemas externos.
La subred privada incluye:
- Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer: distribuye el tráfico para una alta disponibilidad y resiliencia.
- Servidor Representational State Transfer (REST) del motor de automatización: motor de procesamiento principal que orquesta el flujo de trabajo de automatización de facturas.
- Oracle Autonomous AI Database: plataforma de base de datos inteligente para almacenar y analizar datos de facturas.
- Astute AI Prompt Library: repositorio de plantillas de interacción de IA para el procesamiento de facturas.
- Capa de IA y red de Oracle Service
- Oracle Cloud Infrastructure Generative AI: ofrece servicios basados en IA para el procesamiento inteligente de documentos mediante uno de los numerosos modelos de lenguaje grandes (LLM) soportados.
- Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management: controla la autenticación y la autorización.
- Oracle Cloud Infrastructure Object Storage: almacena documentos de facturas y archivos relacionados.
- OCI Email Delivery: gestiona servicios de notificación para eventos de flujo de trabajo.
- Arquitectura de seguridad
- Seguridad de red: conectividad VPN y cifrado para la transmisión segura de datos.
- Control de acceso: OCI Identity and Access Management para la gestión de permisos granular.
- Protección de datos: almacenamiento seguro de documentos con controles de acceso adecuados.
- Aislamiento: separación de subred pública y privada para mejorar la postura de seguridad.
- Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway: proporciona conectividad segura a los servicios de Oracle.
- Zona de máxima seguridad: todos los recursos de OCI se aprovisionan dentro de una zona de máxima seguridad para aplicar las guías de seguridad requeridas por Oracle. Esto garantiza los controles de seguridad por defecto, como el cifrado obligatorio, el acceso público restringido, las configuraciones de red controladas y el cumplimiento continuo de las políticas de seguridad de OCI.
- Grupos de seguridad de red (NSG): los grupos de seguridad de red se utilizan para definir reglas de entrada y salida detalladas en el nivel de carga de trabajo. Los NSG permiten un control preciso del tráfico entre los niveles PeopleSoft, los servicios AstuteAP y los componentes de OCI Generative AI, lo que permite un modelo de red de confianza cero y minimiza la superficie de ataque.
La solución utiliza el siguiente flujo de proceso:
- Captura de facturas: aprovecha la recuperación automatizada de facturas de múltiples fuentes y la conversión habilitada para IA a formato digital utilizando tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento inteligente.
- El proveedor envía la factura por correo electrónico, carga, mediante el portal o mediante el intercambio electrónico de datos (EDI).
- AstuteAP recopila y almacena automáticamente el documento en OCI Object Storage.
- Interpretación de IA y extracción de datos: incluye extracción de pares clave-valor con puntuación de confianza, validación automatizada y preprocesamiento de datos de facturas, y detección y corrección de errores a través del análisis de IA.
- OCI Generative AI que utiliza grandes modelos de lenguaje como Cohere, Llama o ChatGPT lee el documento.
- Los campos clave se extraen con puntuación de confianza.
- La biblioteca de peticiones de datos de AI garantiza un manejo coherente de diferentes formatos de factura.
- Validación y coincidencia: presenta un enrutamiento inteligente a través de flujos de trabajo de aprobación, una integración perfecta con los sistemas ERP de destino para el procesamiento de pagos y contabilización, y almacenamiento de documentos para fines de auditoría, consulta y archivado.
- El motor de automatización valida los datos extraídos con respecto a los datos maestros de ERP.
- Realiza comprobaciones de tolerancia, validación de proveedores y confrontación en 2/3 sentidos.
- Detecta duplicados, anomalías y posibles fraudes.
- Las excepciones se envían al personal de AP para su revisión rápida.
- Flujo de trabajo de aprobación:
- Si es necesario, las facturas de excepción o no de OC se envían para su aprobación.
- Los aprobadores utilizan la interfaz de usuario AstuteAP para aprobar o rechazar.
- Contabilización de ERP: después de validar y aprobar la factura:
- La factura está estructurada y preparada para el formato ERP.
- La factura se contabiliza en ERP mediante las API de REST.
- Almacenamiento y auditoría:
- El PDF de facturas de venta, incluidos los datos extraídos, se almacena de forma segura en OCI para su auditoría y recuperación.
- El historial de procesamiento completo se mantiene en los registros de auditoría.
- Análisis e informes: presenta informes del panel de control para obtener métricas de visibilidad y rendimiento de los procesos, información para la optimización de las operaciones financieras y capacidades de supervisión y alerta de fraudes. Autonomous AI Database proporciona paneles de control para:
- Estado de la factura y tiempo de ciclo
- Excepciones y cuellos de botella
- Análisis de gastos de proveedores
- Preparación para el cierre de fin de mes