Intégrez les logiciels de planification des ressources d'entreprise à Oracle Cloud Infrastructure Generative AI
AstuteAP est une solution avancée d'automatisation des comptes fournisseurs basée sur l'intelligence artificielle conçue pour simplifier le traitement des factures de fournisseur sur plusieurs plateformes de planification des ressources d'entreprise (ERP).
L'architecture tire parti des services Oracle Cloud Infrastructure (OCI) et de l'intelligence artificielle (IA) pour éliminer la saisie manuelle des données, réduire les erreurs et accélérer le flux de travail des comptes fournisseurs. AstuteAP s'intègre aux systèmes ERP des clients pour fournir un traitement intelligent et automatisé des factures.
La solution offre les avantages suivants :
- Efficacité opérationnelle : Réduit les coûts de traitement des factures et accélère les temps de cycle.
- Exactitude : Réduit les erreurs grâce à l'extraction et à la validation des données basées sur l'IA.
- Évolutivité : Permet de gérer différents volumes de factures.
- Visibilité : Fournit un suivi en temps réel et des rapports sur le statut des factures.
- Conformité : Permet de tenir à jour les enregistrements vérifiables de toutes les activités de traitement des factures.
- Réduction des coûts : réduit les coûts de traitement grâce à l'automatisation et aux gains d'efficacité.
AstuteAP tire parti de l'intelligence artificielle tout au long du cycle de vie du traitement des factures :
- Traitement des documents : L'IA générative pour OCI reconnaît et interprète divers formats et langues de facture.
- Extraction de données : Les algorithmes d'apprentissage automatique identifient et extraient des informations clés avec une grande précision.
- Validation : L'intelligence artificielle compare les données extraites aux modèles connus pour signaler les écarts et les erreurs potentielles.
- Traitement : Acheminement intelligent du flux de travail en fonction des attributs de facture et des règles d'affaires.
- Apprentissage continu : Les systèmes s'améliorent au fil du temps en utilisant l'apprentissage automatique à partir des factures traitées.
AstuteAP offre une intégration transparente avec les systèmes d'entreprise existants :
- Connecteurs prédéfinis : Intégration prête avec les principales plateformes ERP, notamment PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne et Ellucian Banner.
- Conception privilégiant les API : La passerelle d'API OCI facilite les connexions avec d'autres systèmes d'affaires.
- Cadre extensible : L'architecture prend en charge les intégrations personnalisées pour les besoins spécialisés.
Cas d'utilisation : Automatisation des comptes fournisseurs avec AstuteAP
AstuteAP fournit une plateforme d'automatisation intelligente des comptes fournisseurs qui s'intègre de façon transparente aux systèmes ERP, aux portails des fournisseurs et aux interfaces bancaires.
AstuteAP tire parti de l'automatisation du flux de travail, de la connectivité sécurisée et des contrôles de conformité afin de simplifier les opérations des comptes fournisseurs.
Les factures sont saisies, interprétées et rapprochées aux bons de commande automatiquement, les exceptions étant acheminées intelligemment au moyen d'un flux de travail sécurisé et natif en nuage.
Cela réduit les efforts manuels jusqu'à 80 %, réduit le temps de cycle des factures de plusieurs jours à quelques heures, améliore la précision et accélère la clôture de fin de mois, ce qui permet de réaliser des économies immédiates, un contrôle financier renforcé et un processus de comptes fournisseurs entièrement vérifiable.
La solution utilise le traitement de haut niveau suivant :
- Saisie de facture :
- Les factures reçues par e-mail ou en utilisant le portail sont automatiquement ingérées.
- L'intelligence artificielle générative (GenAI) extrait les données clés des factures telles que le fournisseur, le numéro de bon de commande, la date, le montant, la taxe et la date d'échéance.
- Validation et conformité :
- Le système recherche les données en double, les données fiscales et les données principales sur les fournisseurs.
- Les exceptions sont acheminées au personnel des comptes fournisseurs aux fins de résolution.
- Intégration ERP : Les factures approuvées sont reportées directement dans le système ERP comme PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne et Ellucian Banner.
- Rapports et analyses :
- Les tableaux de bord offrent une visibilité sur le passif, les temps de cycle et le rendement des fournisseurs.
- Les pistes d'audit garantissent la conformité avec Sarbanes-Oxley (SOX) / Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Comme l'architecture permet le traitement sans contact des factures, les entreprises réalisent les avantages suivants :
- Réduire la durée du cycle des comptes fournisseurs de 8 jours à 1 jour
- Plus de 85 % des factures traitées sans contact humain
- Réduction de 80 % de la saisie manuelle des données
- 70 % moins d'exceptions en raison de la validation basée sur l'IA
- Fermeture de fin de mois plus rapide de 2 à 4 jours
- Coût de traitement inférieur par facture (d'environ 10 $ à moins de 2 $)
- Des paiements plus rapides et plus fiables améliorent la confiance et les relations avec les fournisseurs
Cela a un impact direct :
- Visibilité des flux de trésorerie
- Satisfaction des fournisseurs
- Conformité et préparation à la vérification
- Efficacité opérationnelle au sein des équipes financières
Architecture
L'architecture fournit un accès conversationnel sécurisé et évolutif aux données ERP.
Le diagramme suivant illustre l'architecture :
oci-genai-erp-architecture-oracle.zip
Les architectures comprennent les composants principaux suivants :
- Zone ERP du client
- Système ERP : Se connecte aux plates-formes prises en charge, notamment PeopleSoft, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne et Ellucian Banner.
- Couche d'intégration : Facilite la communication transparente entre les systèmes du client et AstuteAP.
- Région Oracle Cloud Infrastructure (OCI)
- Passerelle Internet : Fournit un accès externe sécurisé au système
- RPV site à site OCI : Active des connexions réseau privées sécurisées à OCI.
- Chiffrement : Assure la sécurité des données lors de la transmission.
- Passerelle de service Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway : Fournit une connectivité sécurisée aux services Oracle.
- Réseau en nuage virtuel (VCN) : Environnement de réseau isolé contenant un sous-réseau public et un sous-réseau privé.
Le sous-réseau public comprend les éléments suivants :
- Oracle APEX Application Development : Interface utilisateur Web pour la gestion et la production de rapports sur les factures.
- Passerelle d'API Oracle Cloud Infrastructure API Gateway : Gère le trafic d'API entre les services et les systèmes externes.
Le sous-réseau privé comprend les éléments suivants :
- Oracle Cloud Infrastructure Load Balancer : Distribue le trafic pour la haute disponibilité et la résilience.
- Serveur REST (Representational State Transfer) du moteur d'automatisation : Moteur de traitement de base orchestrant le flux de travail d'automatisation des factures.
- Oracle Autonomous AI Database : Plate-forme de base de données intelligente pour le stockage et l'analyse des données de facture.
- Astute AI Prompt Library : Référentiel de modèles d'interaction IA pour le traitement des factures.
- Couche réseau et intelligence artificielle d'Oracle Service
- Oracle Cloud Infrastructure Generative AI : Fournit des services optimisés par l'IA pour le traitement intelligent des documents à l'aide d'un certain nombre de grands modèles de langage (LLM) pris en charge.
- Oracle Cloud Infrastructure Identity and Access Management : Contrôle l'authentification et l'autorisation.
- Oracle Cloud Infrastructure Object Storage : Stocke les documents de facture et les fichiers connexes.
- Service de transmission de messages pour OCI : Traite les services d'avis pour les événements de flux de travail.
- Architecture de sécurité
- Sécurité du réseau : connectivité VPN et cryptage pour une transmission de données sécurisée.
- Contrôle d'accès : Gestion des identités et des accès OCI pour une gestion granulaire des autorisations.
- Protection des données : Stockage sécurisé des documents avec des contrôles d'accès appropriés.
- Isolement : Séparation de sous-réseaux public et privé pour une meilleure sécurité.
- Passerelle de service Oracle Cloud Infrastructure Service Gateway : Fournit une connectivité sécurisée aux services Oracle.
- Zone de sécurité maximale : Toutes les ressources OCI sont provisionnées dans une zone de sécurité maximale pour appliquer des garde-corps de sécurité mandatés par Oracle. Cela assure des contrôles de sécurité par défaut, tels que le chiffrement obligatoire, l'accès public restreint, les configurations de réseau contrôlées et la conformité continue aux politiques de sécurité d'OCI.
- Groupes de sécurité de réseau : Les groupes de sécurité de réseau servent à définir des règles de trafic entrant et sortant détaillées au niveau de la charge de travail. Les groupes de sécurité de réseau permettent un contrôle précis du trafic entre les niveaux PeopleSoft, les services AstuteAP et les composants de l'IA générative pour OCI, ce qui prend en charge un modèle de réseau sans confiance et minimise la surface d'attaque.
La solution utilise le flux de traitement suivant :
- Saisie de factures : Tire parti de l'extraction automatisée des factures à partir de sources multiples et de la conversion au format numérique au moyen de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de technologies de reconnaissance intelligente.
- Le fournisseur envoie la facture par courriel, téléversement, à l'aide du portail ou par échange de données informatisé (EDI).
- AstuteAP collecte et stocke automatiquement le document dans le stockage d'objets OCI.
- Interprétation de l'IA et extraction de données : Inclut l'extraction de paires clé-valeur avec notation de confiance, validation automatisée et prétraitement des données de facture, ainsi que la détection et la correction des erreurs par l'analyse de l'IA.
- Le service Intelligence artificielle générative pour OCI à l'aide de grands modèles de langage tels que Cohere, Llama ou ChatGPT lit le document.
- Les champs clés sont extraits avec une notation de confiance.
- La bibliothèque d'invites d'IA assure un traitement cohérent des différents formats de facture.
- Validation et mise en correspondance : Effectue un acheminement intelligent au moyen de flux de travail d'approbation, une intégration transparente avec les systèmes ERP cibles pour le report et le traitement des paiements, ainsi qu'un stockage de documents à des fins de vérification, de consultation et d'archivage.
- Le moteur d'automatisation valide les données extraites par rapport aux données principales ERP.
- Effectue l'appariement 2 voies/3 voies, la validation du fournisseur, les vérifications de tolérance.
- Détecte les doubles, les anomalies et les fraudes potentielles.
- Les exceptions sont acheminées au personnel des comptes fournisseurs pour consultation rapide.
- Flux de travail d'approbation :
- Si nécessaire, les factures avec ou sans bon de commande sont acheminées pour approbation.
- Les approbateurs utilisent l'interface utilisateur AstuteAP pour approuver ou rejeter.
- Report ERP : Une fois la facture validée et approuvée :
- La facture est structurée et préparée pour le format ERP.
- La facture est reportée dans le système ERP à l'aide des API REST.
- Stockage et vérification :
- Le PDF de facture, y compris les données extraites, est stocké en toute sécurité dans OCI pour vérification et extraction.
- L'historique complet du traitement est mis à jour dans les enregistrements de vérification.
- Analyse et production de rapports : Permet de produire des rapports de tableau de bord pour la visibilité des processus et les mesures de rendement, d'obtenir des renseignements pour l'optimisation des opérations financières, ainsi que des capacités de surveillance et d'alerte de la fraude. Le service Base de données d'IA autonome fournit des tableaux de bord pour les éléments suivants :
- Statut de la facture et durée du cycle
- Exceptions et goulots d'étranglement
- Analyse des dépenses des fournisseurs
- Disponibilité de clôture de fin de mois